服务方案

2.5.2 档案资料管理

工程审核档案是反映项目审核过程和具体情况的资料，工程审核负责人在每个项目结束后，应将有关资料按本档案管理制度的要求整理归档。为使文件资料和业务档案完整、准确、系统、有效，制定档案管理制度如下：

一、档案资料由专人负责管理。

1.文件资料由文书人员统一收发、分办、传递、用印整理、立卷后，交由部门负责人审定，定期向档案室归档。

2.业务档案由业务人员按照工作过程和内容进行整理、立卷、装订后，交由项目负责人审定，并由业务人员编制移交目录，向档案室归档。

二、档案室专职（或兼职）资料员，具体负责档案管理，做好档案接收、移交、分类整理，登记保管、复制、借阅等工作。

1.归档的文件资料和业务档案必须保持相互间的历史联系，区分保管、分类整理，并编制档案目录、卡片，保持整洁，便于查阅。

2.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。业务档案一般应在当年年终前向档案室移交，交接双方根据移交目录清点核对，并应履行签字手续。文书档案一般应在第二年上半年移交。

3.查阅档案资料，必须办理借阅登记手续，查阅完毕后应及时归还。查阅档案时，涉及商业机密的，查阅人员必须承担保密责任。业务档案一般不对外借阅，确因工作需要，须事先经公司领导批准，方可调阅。

4.档案室要做好档案的安全保密工作，不得有遗失。如借阅过程中导致遗失，要查清责任者，由责任者填写遗失单，报请公司领导作出处理。重要资料遗失应及时报案查找。

三、档案的保存和销毁。

1.上市公司的业务档案至少保存十五年；对一般的业务档案保存十年；文件资料一般是长期性保存。

2.对于保管期限届满的业务档案，档案室应编造清册，报请法人代表审批后销毁。

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服务方案

三、咨询服务工作程序和计划安排

3.1建立咨询服务工作程序

全过程跟踪审计工作的一般程序可划分为工作前期准备、审计工作开展、提交审计成果三个阶段：

3.1.1工作前期准备 （1）接受委托

审计中介机构与委托方签订协议或合同，接受委托。 （2）认真研究项目的相关资料

在合同签订之后，审计中介机构应尽快认真而详尽地研究有关资料，包括项目的背景材料、国家的相关法规、项目的有关文件、以及与项目相关的其他情况资料。

（3）编写全过程跟踪咨询工作大纲或实施方案

在对项目相关资料进行认真研究的基础上，审计中介机构按委托方的要求编写全过程跟踪审计项目工作大纲或实施方案，并征求委托方意见。

（4）建立咨询项目组

审计中介机构及时构建审计项目组，并进行团队工作职责任务分工。 3.1.2组织计划实施 (1) 进驻现场或进行现场调研

根据项目工作大纲的安排，审计中介机构应及时组织审计项目组中的有关人员到项目现场进行工作。现场工作主要有二种，一是进行现场调研，二是有些项目的工作内容就是在现场来完成。无论是那种工作，造价工程师进入现场后都必须严格执行造价咨询行业及企业现场的有关规定，并要在企业的配合下完成相关工作。

(2) 组织实施

审计项目组成员根据大纲的要求，按照各自分工，完成相关的工作任务。审计项目组要进行认真的组织与协调工作。在各相关部分工作完成的基础上，造价工程师进行必要的系统性的组合与优化工作，并对出现的差异部分进行修正，以此作为基本工作成果。

(3) 沟通与调整

为使审计成果较好地符合委托方的要求，满足委托方的需要，在审计工作开展过程中，审计项目组必须与委托方经常进行必要的沟通。在沟通中重点解决以下二方面的问题：

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(a) 原委托合同签订过程中委托方提供的情况与企业实际情况的差异，为此造价工程师采取的措施及工作安排和工作量变化，以及可能产生的时间变化等;

(b) 造价咨询工作成果与委托方期望结果之间存在的差异，差异产生的原因等； (c) 造价工程师将造价审计结论的主要依据、问题、基本意见等与委托方等相关单位进行交流，听取相关各方有无不同意见，并根据具体情况，决定是否对造价咨询意见进行必要的补充和调整。

3.1.3提交造价咨询成果 (1) 交付项目成果

在以上工作的基础上，造价审计机构按双方协议好的方式，将造价审计成果正式交予委托方，委托方对审计成果进行签收。对于全过程造价工作，造价工程师应当在造价审计工作结束时完成全面的总结报告，按规定报送有关方面。

(2) 总结性工作

造价审计成果交付委托方后，造价审计机构要进行必要的造价咨询工作总结，包括工作经验和教训等。同时对一些资料、文本等进行归档。

(3) 回访

造价审计机构在适当的时候，对委托方要进行必要的回访，一方面了解造价咨询成果的实际效果，同时也是听取委托方对造价审计工作的意见，以利于今后造价咨询工作的开展。

造价工程师的上述工作内容是相互关联的，有些内容之间是互为条件的，有些工作不是一次就能完成好的，可能要根据进展情况进行调整，多次开展。造价审计机构的一般工作程序如下图所示。

3.2各阶段咨询工作的主要程序及计划时间安排

3.2.1招标文件审核工作主要程序及计划时间安排：

（1） 工程管理部门拟定的招标文件、评标办法在招标公告前7天向审计项目组提供；

（2）审计项目组在5天内提出审计意见；

（3）工程管理部门根据审计意见，对招标文件进行完善，报当地招标投标管理办公室批准后，开展招投标工作。

3.2.2合同审核工作程序及时间安排

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1） 工程管理部门拟定施工合同后在规定时间内送审计项目组； 2） 审计项目组在3天内提出审计意见；

工程管理部门根据审计意见，对施工合同进行完善，经谈判签订正式合同。

3.2.3施工阶段咨询工作程序及时间安排 （1）隐蔽工程审核工作程序及计划时间安排 a) b) c)

隐蔽工程应该在封闭前2天书面通知审计项目组； 审计项目组查看后提出审计意见； 工程管理部门根据审计意见，落实并实施。 （2）工程洽商、变更咨询程序及计划时间安排

a) 提出洽商、变更的要求，需由主张单位或部门以书面形式提出，并且应与审计项目

组协商一致后执行；

b) 洽商、变更在变更事项7天前提交有关变更费用的书面材料，并附变更费用预算书； c) 监理公司对洽商、变更费用进行审核，在3天内提出意见；

d) 审计项目组对洽商、变更费用进行审核，在3天内提出意见，会同甲方编制和审核

工程结算，核定变更的各项费用。 e) 并建立洽商评估登记台帐；

f) 工程管理部门根据审计意见，签订正式的变更洽商，作为结算依据。 工程变更结算审核程序图

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