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公司文件体系管理制度

第一章 总则

第一条 为加快建立公司简捷、高效、上下统一的管理体系，实现文件管理的系统化、流程化、电子化、标准化，促进公司管理水平的提高，特制定本制度。

第二条 本制度明确了公司文件的涵盖范围、分类标准及管理原则，确保文件的适宜性和执行性，进一步夯实管理基础。

第三条 本制度的适用单位为公司各专业部室、作业部。

第二章 文件体系构成

第四条 文件体系包括文件和现行文件清单。

文 件 现行文件清单 文件体系 法 规 制 度 制度类 规程类 办 法 规 定 工艺岗位操作 技术作业规程 规程 要点 标准类 支持类 标 准 公 文 阶段性 文件

第五条 本制度所指文件包括制度类文件、规程类文件、标准类文件和支持类文件。

（一）制度类文件包括：法规、制度、办法、规定。

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法规是指与公司生产、经营、建设紧密相关的国家及地方法律法规。

制度是指管辖范围涉及公司整体，规范人、财、物、信息等主要内容及重要业务程序的行为准则。

办法是指各专业部室为了规范本部门业务而制定的专业管理要求。

规定是指各作业部为落实上述制度、办法或为了更好地管理本单位业务，结合实际而制定的具体管理细则。

（二）规程类文件包括：工艺技术规程、岗位作业规程、操作要点。

工艺技术规程是指根据产品质量要求和设备性能，对原燃材料进行加工的基本技术操作规定。

岗位作业规程是指岗位人员进行生产作业的依据，《点检标准》及《给油脂标准》属于岗位作业规程范畴。

操作要点是指为生产、研发特定产品而制定的工艺要求、操作方法。

（三）标准类文件是指对产品规格、特性、质量和检验方法所作的技术规定。

（四）支持类文件包括：公文、阶段性文件。

公文是指在管理过程中形成的具有行政效力和规范体式的文书，包括决定、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等，会议纪要原则上有效期不超过一年。

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阶段性文件是指针对某一时期的阶段性工作而制定的文件，是对现行的制度类、规程类、标准类文件的补充完善，如计划、措施（包括技术通知单等文件）、工作安排、预案、方案、总结等。“预案”作为一种针对突发情况制订的文件应长期遵守（但应不断修订完善），其它的阶段性文件原则上有效期不超过一年。

（五）另外，本制度所涉及的文件按来源又可分为内部文件和外来文件。内部文件是指公司制定的文件；外来文件是指来自国家机关、社会组织及股份公司或上级专业部门的有关文件。

按与管理体系的关系又可分为体系内文件和体系外文件。体系内文件是指与管理体系有关的文件，除此外为体系外文件。

第六条 现行文件清单是现行有效的制度类、规程类、标准类文件目录的集合；支持类文件具有时效性的特点，故不纳入现行文件清单，但该类文件的发文单位应按照名称、时间顺序对该类型文件分门别类地进行归类整理。

第三章 职责分工

第七条 技术质量部作为公司文件管理的归口部门，负责组织公司相关单位对公司的体系文件进行设计、落实、完善；负责规程类文件、标准类文件的归口管理；负责体系内现行文件清单的管理，每季度清理、发布公司级体系现行文件清单。

第八条 运营改善部具体负责制度类文件的管理；负责组

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织各单位及时对制度类文件进行策划、制定、培训、执行、修订完善；每季度清理、发布制度类的现行文件清单；负责组织收集涉及与公司生产、经营、建设密切相关的国家及地方法规，并组织发布、实施。

第九条 办公室负责支持类文件中公文的管理，对制度及支持类文件进行统一编码，负责外来文件的管理。

专业部室负责本专业外来文件的管理；指定专人管理本部门的文件。

作业部综合办公室负责阶段性文件管理，同时归口管理本单位的文件。

第十条 各作业区依据作业部的现行文件清单，确定本作业区的现行文件清单，清单中的责任人负责本单位文件的执行、检查。

第四章 文件的管理 第一节 文件的编制

第十一条 制度类文件的编制流程

（一）专业部室对制度的制定需求进行调研→起草初稿→对初稿征求意见→组织相关专业部室会审、会签→运营改善部审核→公司主管经理签批→办公室编码、盖章→专业部室发布、培训→报运营改善部备案→执行单位将该制度纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人→责任人组织落实（编码要求见附件

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