系统界面提示输入“用户名”、“标题”和内容。其中用户名和内容是必须输入的。其中，用户名可以输入多人或组。
在“用户名”中输入接受消息的人员姓名或工号，系统会根据输入内容自动进行提示，把符合要求的人员列出来。当与输入匹配的人员数较多时，只列出搜索到的前面几位，列表中以人员的姓名、工号和部门的组合显示。如果输入的没有找寻到，那么表示系统中没有这些人员，用户也不应该为这些人员发送消息。“用户名”中也可以输入用户自己的好友组，根据输入系统也会列出可供选择的好友组。好友组以组名、组的标志（用户不需要理解，不对标志进行修改就可以了）和组的描述组成。如果给一个选中的组发送消息，那么包含在该组下的所有人员（包括子组中的人员）都会收到该消息。
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点击“保存”按钮后即发送完毕。如果用户对“用户名”中的人员进行修改而导致收件人不存在，那么发送后系统会自动发送消息提醒用户某些用户无法接收新消息。如由于在收件的用户名中输入了不存在的用户“sadf-gadf”，所以系统发出了系统消息提醒用户消息无法发送给用户“sadf-gadf”。系统消息是无法回复的。
4.9.2. 收件箱管理
点击“收件箱”按钮，显示用户已收到的站内消息列表。显示内容是标题、收/发信人、日期和时间等，用户可以根据标题进行排序。未读的消息以黑体字和已读信息区别开，默认情况下，消息以发送的日期分类，用户可以把某一日的消息收缩起来或展开。
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“收件箱”中用户包括“刷新”、“写消息”、“回复”、“打开”、“删除”、“阅读窗口”和“显示摘要”按钮，同时，检索也可用。对于消息多余一页后，用户需要翻页才能看到先前的消息。
点击“刷新”按钮，可以更新站内消息，如果存在打开站内消息窗口后发送的，通过刷新就把新的消息获取过来。
点击“回复”按钮，就可以对当前选中的消息进行回复。回复窗口与发消息窗口相同，差别是回复时系统根据该信息的发信人自动填写了用户名，而且来信的内容也附在回复短信的正文内容后面。把内容填写完整，点击“保存”按钮就可以回复成功。
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