税收征管档案与税收征管档案管理

税收征管档案与税收征管档案管理

室归档。

(3) 随时归档：代管(监开)发票存根及附件、纳税人户籍资料、已结案的人民来信来访及其他税务违章案件卷宗和各业务股(所)随时形成的税收征管资料，应及时归档。

4.税收征管档案的归档范围

要搞好征管档案工作，首先要明确哪些属征管档案，才能有的放矢地进行收集。根据税收征管档案的形成规律和税收工作实践，可以确定税收征管资料的归档范围包括：税务登记、发票管理、纳税申报、税款征收、减免缓退、税务稽查、违法处理、税收保全、强制执行、税务行政复议、应诉等税收征管工作各方面形成的资料以及与税收征管有关的其他资料。

税收征管档案可以分为户管、报表和税务案件等三大类，其中后两类具体有以下几方面的文件材料需要收集归档。

报表包括：

(1)纳税户基本情况年度汇算表； (2)查处税务违章案件情况半年汇报表； (3)发票管理情况年度汇报表；

(4)查处暴力抗税案件情况半年汇报表； (5)征管机构人员情况年度汇报表； (6)税务部门促产效益情况半年汇报表； (7)国有、集体企业所得税汇算清交统计表； (8)奖金税、工资调节税结算汇总表； (9)出口产品退税季度、年度结算表； (10)集体企业财产清查、财务清理情况表；

(11)集体企业工效挂钩结算表，工效挂工资、税利基数分户汇总表。 税务案件包括：

(1)人民来信、上级机关或本单位领导的批示；

(2)税务案件处理签报单、各种谈话笔录、检举或旁证材料； (3)税务案件处理通知书和送达回单联； (4)补税、罚款的缴款书存根；

(5)税务行政复议申请书、答辩书、决定；

第 9 页 共 21 页

税收征管档案与税收征管档案管理

(6)税务行政诉讼申请书、答辩书、判决本。

上述归档范围是一个总体要求，就每户企业而言，材料情况略有不同。有些材料需经较长时间才能收集齐全，各征管机构的专管员可根据需要再建立副本。

2.3.2移送

下列情况，税收征管档案必须移送。移送时必须填写《纳税人税收征管档案资料移交清单》，并办理交接于续。

(1)纳税人改变主管税务机关的，由原主管税务机关向迁入税务机关移送； (2)国、地税局之间移送；

(3)基层税务机关向上级税务机关移送；

(4)各级稽查机构，向纳税人的主管税务机关移送《税务处理决定书》、《税务行政处罚决定书》等文书复印件；

(5)宣告撤销、合并单位的税收征管档案应将全部档案一并移交给具有继承权的单位；

(6)向其他环节移送的有关档案资料。

2.4税收征管档案的保管要求、保管期限划分 2.4.1税收征管档案的保管要求

税收征管档案的保管必须由税务部门各业务股及综合岗专门负责管理，基层税务所可根据实际情况由专管员分别保管、统一存放。保管人员变动的，应对其保管的税收征管档案资料办理移交于续。

税收征管资料归档后，必须妥善保管，严格执行安全和保密制度。税收征管档案要专库存放，有专用的档案柜架。档案库房要有防火、防盗、防潮、防虫等设施；库房内的温、湿度要适宜，干净整洁。

2.4.2税收征管档案的保管期限划分

税收征管档案归档保管期限可分为永久、长期、短期三种期限保管，永久为无限期

第 10 页 共 21 页

税收征管档案与税收征管档案管理

保存，长期为15年，短期为10年，具体规定如下：

(1) 永久卷宗。凡定性为偷税，逃避追缴欠税，骗取出口退税，抗税，伪造、倒卖、虚开、非法代开发票，私印、伪造发票监制章、发票防伪专用品等并进行了行政处罚的案件，其档案保管期限为永久。

(2) 长期卷宗。对一般性的税务行政处罚(税务管理方面)案件和纳税人基本档案保存期限为15年。

(3) 短期卷宗。税务管理、税款征收等其他档案保存期限为10年。 以上税收征管档案的保管期限，从档案所属年度的次年1月1日起计算。

2.5税收征管档案的借阅利用 2.5.1税收征管档案借阅利用的原则

档案室档案调阅使用原则上不能离开档案室，确需调出档案室使用的，应按密级经审批程序报批。税务部门各业务股(所)采集或形成的税收征管档案原则上只限本局、本系统内调阅和使用，未经档案保管部门的主管领导批准不得对外提供。

系统内各有关单位需调阅税收征管档案并需带走的，须经档案保管部门的主管领导批准。系统外其他单位(必须为执法部门)需调阅或利用税收征管档案的，须两人以上持本单位介绍信或证明信，经档案保管部门的主管领导批准，方可接待。

2.5.2税收征管档案借阅利用的目标

围绕税收征管工作，充分发挥税收档案的作用，是税收征管档案工作的原动力和根本出发点。在税收征管档案的服务对象上主要体现为以下3点。

(1)为领导决策服务。税收征管档案管理人员务必立足于税收征管档案实体，加强税收征管档案信息的编研工作，定期编撰税收政策、涉税典型案例汇编，提高为领导决策服务的水平和质量。

(2)为税收征管服务。税务部门要充分利用税收征管档案信息库信息，根据 纳税人纳税记录，开展重点管理和跟踪，预防和打击偷税漏税行为。

(3)为纳税人服务。税收征管档案记载的是原始的第一手有关税务信息的数据，具有税务法律方面的权威性和凭证性。纳税人在经济交往、经济合作或经济纠纷中，利用

第 11 页 共 21 页

税收征管档案与税收征管档案管理

税收档案可以维护自身的正当权益，促进纳税人的合资合作，还可为纳税人的发展壮大提供帮助。

2.5.3税收征管档案借阅利用的程序

税收征管档案的借阅利用必须经过批准和履行严格的手续，在规定的场所和利用方式下利用，不允许出现更改、损害档案的情况发生，而且利用者负有保密和维护档案安全的义务。其借阅利用的程序如下：

(1)审批。因工作需要调阅、使用征管档案的单位或个人，应填写《税收征管档案调阅使用证明单》，并经档案室经办人和负责人签名同意。调阅使用档案的期限原则上不超过1天，需延长调阅使用期限的，应经档案室负责人签名批准。

(2)办理调取手续。档案室管理人员根据手续齐全的证明单调取档案，输入要查阅档案编码，计算机提示档案的编号、位置，将档案调出核对后，交需调阅单位、人员使用。

(3)明确责任归属。档案调阅、使用应注意清洁、完整。如有损坏要及时与档案室联系，明确责任归属，并由档案室对损坏的档案进行修补。

(4)按期限归还。档案调阅使用完毕后，应按时将档案退回档案室，档案管理人员应检查核对，经核无误后，在证明单上相互签名确认。

(5)监督检查。档案室管理人员要加强对档案调阅使用的监督、核查和管理工作，对不按时归还档案的部门人员，要及时催促归还。

2.5.4税收征管档案借阅注意事项

(1)归还时限一般为5日，归还时，档案管理人员要进行查验。

(2)借阅利用税收征管档案时，不得擅自摘抄、追记、画线、涂抹等。财会档案不准抽换会计凭证和账页等。声像档案不得随意翻录。违者将视情节轻重，按照《档案法》有关条款进行严肃处理。

(3)对有关档案进行复制时，必须经档案管理人员审查后方可进行，对需要保密的档案原则上不许复制，如有特殊需要，要经有关领导批准后方可复制。

第 12 页 共 21 页