⑵ 供应链包括什么? ⑶ 供应链管理关注什么?
⑷ 供应链管理的任务是什么?
⑸ 在你看来,为什么供应链管理很重要? ⑹ 供应链管理的目标是什么?
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第二篇 物流商务信函
第一单元 商务书信基本知识
学习目标:
1. 掌握英文信函写作的基本格式; 2. 掌握相关词汇。
课前问题:
1. 中文信函的格式如何?
2. 据你所知,英文信函的格式与中文有区别吗?如果有,有哪些区别?
什么是商务书信?
商务书信(包括当今常用的电子邮件的形式)是公司之间往来的信函,间接代表着一个公司的形象,所以使用一种良好的体裁或形式是非常必要的。
信封的写法
收信人的姓名、地址写在信封中央偏右下的地方,打印上去,一般不要手书。发信人的地址位于信封左上角,一般的专用信封上已印好此项内容。邮票贴在右上角,而左下角则可附加说明该信函的类别。
托马斯 史密斯 物流部门 (邮票) 多伦多大学 多伦多 M5S 1A1 加拿大 南希 格林 小姐 342 Graves Hall 奥本, 阿拉巴马州 36830-5313 美国 急件
表示信件类别的信封标志有:
平信; 航空; 挂号; 快件; 特快专递; 特快专递; 样品; 印刷品; 本地; 急件。
商务书信的形式
1.齐头式: 除了Letterhead已印制于公司专用信纸的中央顶端,其他各项则集中于信纸的左端。
2.混合式:混合式把date(日期)和references(参照号)的位置固定在右边,以便归档、检索;complimentary closing(结束语)、signature(签名)同信头一起放中间去,其余部分放在信纸左端。
缩行式:缩行式可以选择以上两者任意一个形式,只有正文起头处想内缩五、六个空格。
商务信函的构成要素
1.信头:信头事先印就,表示发信人的公司名称及地址。它还包括电话号码、电报挂号、专用电码(code)、电传和传真号码以及经营业务范围等。
2.参考号码/编号:写信人为了便于归档分类而编的号。如:Our Ref.
3.日期:日期与信头相隔三至六行。缩行式函中日期在信头下的右上角;齐头式函则在左上角。如:2nd March,2002/2 March,2002 或 March 2nd ,2002/March 2,2002。
4. 信内地址:指收信人的姓名和地址。 英文信地址包括4部分: 门牌号码和街(路)名; 城市;
县、州(省)名及邮政编码(post code or zip code); 国名。
礼称甚多,男用“Mr.”或“Esq.(esquire)”,女用“Miss”、“Mrs.”或“Ms.”。 “Mr.”置于姓名前,而“Esq.”则在姓名之后,并加逗号,如:Mr. H. Jackson; H. Jackson, Esq.。
5.经办人的姓名。
6.称呼:难以确定对方性别可用“Dear Madam or Sir”。若致函某个人如John Jackson 先生,则可用“Dear Mr.Jackson”。当收信人拥有某些特殊头衔时,应称呼其相应的头衔。如:Dr.(Doctor),Prof(Professor),Sir, Rev.(Reverend)等。Messrs.是Mr.的复数形式,它被用来称谓两个或两个以上的收信人,如(Messrs. Paul Smith &Macdonald Evans) 或是以人名命名的公
司,如:(Messrs. Williams & Co.)
7.主题:业务函一事一函为好,可在称呼下方两行的中央打标题加底线。如: Subject: Short-weight claim,2000M/T Aliette.
8. 正文:通常的业务函首段回顾前函,中段转入本题,末段提出要求。通篇上下应注意三点:明确、简洁、达礼。
9. 结束语:尾词表示信的结束。英国多用“Yours faithfully”,美国则为“Yours truly”或“Sincerely yours”。
10. 签名:手签,在签字下方打上签字人姓名、职务。若某雇员代负责人签,应注以per procreation;per pro;P. pro. 或P. P.以示代理,如:per pro: Guangzhou Trading Company。
11.识别记号:写上书信者与打字员姓名的头一个字母。如:RI/WN。 12.附件:随信同寄有附件。简写为Encl. 或Enc. 如:Encls:4 Invoices。
13.副本抄送:写信人如需将本函抄送有关人或单位,可以在签名左下方打上c.c.字样并注明抄送单位如:c.c. Bank of America, Washington。
14.(P.S.)附笔:补充说明内容。
商务信函三原则
1. 礼貌
不必在信函中过分强调礼貌的重要性。其中迅速是最重要的。严格遵守时间受到那些厌恶长时间等待的顾客的欢迎。
与此相抵触肯定是错误的。商务活动中肯定存在差异,但是运用外交手段和策略可以克服和解决,不会出现误解。
2. 清楚
首先必须确认信函意思清楚,不会引起误解。信函意思模糊会给双方都带来麻烦,而解释不可避免会浪费时间。
其次当你确定要说的话后用简洁明了的言语来表达。商务信函语言表达必须直接简要。 3. 简洁
信函简洁不一定简短。有时候一封信要说一堆事情,篇幅肯定长。如果简洁和礼貌产生了冲突,那么简洁需要让让步。一般来说,短句子要比长句子更清晰准确。