在选择审核组员时,主要考虑下列因素:
1.资格 必须是组织任命的内审员.
2.业务范围 审核员不能审核与自身有关的工作内容,且应了解被审
部门的业务.
3.专业知识 内审员对审核方面的专业知识应有一定了解. 4.工作中的协调 审核组内审核员应在工作中协调配合,团结合作. 5.为受部门所接受 在决定审核组成员以前应征得受审部门的同意,当受审 部门不肯接受拟委派的内审时,可考虑另选审核组员. 三、收集并审阅有关文件
内部质量体系审核时的文件工作,重点是收集与受审部门的质量活动有关的程序文件作业指导书等文件.并以有关质量保证标准、质量手册、质量计划、合同和有关的法律、法规为依据对程序文件等进行检查,检查其是否符合这些依据. 四、编写检查表
检查表是内审员进行审核时的一种自用工具,主要起备忘录的作用.它不必要向受审方展示,但审核员编完检查表后就请审核组长审阅以便检查有无遗漏或重复,由审核组长进行总的协调.
(一)检查表的作用
1.明确与审核目标有关的样本
确定抽什么样本、每种样本应抽多少数量、如何抽样等问题都要通过编写检查表解决、明确与审核目标有关的样本是检查表的首要作用.
2.使审核程序规范化
使审核程序进一步正规化和格式化,减少审核工作的随意性和盲目性. 3.按检查表的要求进行调查研究可使审核目标始终保持明确在现场审核中种种现实情况和问题很容易转移审核员注意力.检查表可以提醒审核员始终坚持主要审核目标.
4.保持审核进度
按检查表要调查的问题及样本的数量分配时间,使审核按计划进度进行. 5.作为审核记录存档
检查表与审核计划一样也应与审核报告等一起存入该审核项目的档案中备查,留出栏目记载调查情况,兼起记录的作用.
6.减少重复的或不必要的工作量
检查表应经审核组长审查协调,防止遗漏或重复. 7.树立审核在受审方眼中的职业形象. (二)检查表的设计
设计检查表时应注意以下几个要点: 1. 对照标准和手册的要求
检查表应按质量保证标准和质量手册的要求来编写,这样才能全面检查质量体系及其要素的活动结果是否符合质量保证标准和质量手册的要求. 2. 选择典型的质量问题
每个部门、每个要素的质量活动常有一些典型的质量问题，所以在检查表中可重点注意这些问题. 3.结合受审部门的特点
检查站表的精华就在于突出受审对象的特点.有特点才有必要为每一个对象编制一份有特色的检查表. 4.抽样应有代表性
在审核时不能光按标准提问题,还要查看文件、记录和现实情况,所以必须抽样.但样本的种类应有代表性,才能体现出检查的客观性和公正性. 5.时间要留有余地
在编制检查表时,应估计所需的审核时间,并且还应留有一定的富裕时间以便临时发生某些情况而需要增加审核内容或增加审核深度时可以利用这些时间. 6.检查表应有可操作性
检查表不仅有要调查的问题,而且还应有具体的检查方法.
7.按部门编制的检查表要考虑涉及的要素,按要素编制的检查表要考虑涉及的部门.
检查表有按部门和按要素两种部门审核时,检查表中应考虑涉及的要素,不仅应包括本部门中心职责的那些要素,还要包括整个组织都应遵循的综合性要素
和以其他部门为主,本部门应配合实施的那些要素.
按要素进行审核时,检查表中应考虑涉及的部门.不仅应包括主要负责实施此要素的部门,还应包括配合实施此要素的其它部门. 五、通知受审核部门并约定审核时间
虽然在年度内部质量体系审核计划中已规定了对某部门或其要素的审核时间,但审核组长仍在审核前3-5日与受审核部门的领导接触,约定具体的审核时间,确定受审部门的发言人和陪同人员.如果是集中式内审,更应在审核前向各部门发出通知,使他们能早日安排好工作,迎接审核.
第四节 内部质量体系审核的实施
审核组在完成了全部准备工作以后,就可按预先约定的日期和时间到受审部门实施审核.
实施审核的步骤及其工作内容主要有以下几项: 1. 召开一次简短的首次会议; 2. 进行现场审核;
3. 确定不合格项并编写不合格报告; 4. 汇总分析审核结果;
5. 召开末次会议,宣布审核结果; 6. 编写审核报告.
以下对这些工作内容逐项加以说明. 一、召开首次会议
首次会议是由审核组长组织召开的一次会议,主要目的是向受审核方介绍此次审核的目的和做法,这些也是审核组长应在首次会议发言的主要内容.具体为: 1. 向受审核方的高层管理者介绍审核组成员; 2. 重申审核的范围和目的;
3. 简要介绍实施审核所采用的方法和程序; 4. 在审核组和受审方之间建立正式联系;
5. 确认审核组所需要的资源和设施已齐备;
6. 确认审核组和受审方管理者之间末次会议和中间数次会议的日期和时间; 7. 澄清审核计划中不明确的内容.
在内部质量体系审核时,对上述内容可作适当简化,但简化不等于取消,为了保持内审的正规化,首次会议的形式是必须的.
受审部门领导应参加首次会议.如不能亲自参加,必须指定代表参加.如部门领导指定发言人介绍情况、回答问题,则发言人的谈话和领导者的讲话一样,可当做客观证据之一来对待. 二、现场审核
首次会议后立即转入现场审核.现场审核是审核员寻找客观证据的过程,是整个审核工作中最主要的环节. (一)现场审核需注意之处 1.审核组长要控制审核的全过程 所谓控制,主要指控制下列环节: (1)控制审核计划;
计划时经审核组和受审方双方同意的,一般不宜更改.内部审核以年计划为根据,如需要修改年计划要由管理者代表批准. (2)控制审核进度;
计划不变的情况下,进度也应尽量加以控制,应将审核任务在规定时间内完成. (3)控制气氛;
善于缓和和控制气氛,使审核始终在一个比较平和宽松的环境下进行. (4)控制客观性;
在判断不合格项时,对调查研究所获得证据的客观性反复研究,为求结论的客观和公正,不要以主观估计、猜测和推理来代替客观证据. (5)控制纪律;
对于审核组员的任何违反纪律的行为或倾向,必须严加管束. (6)控制审核结果;
在对审核结论以前,审核组长应组织全组对准备作出的结论的客观性、公正性