党总支书记批准。其他个人利用档案须经办公室主任批准后借阅。借阅档案和文件必须严格履行登记手续，并认真填写档案利用效果登记表。借阅者要遵守借阅规定，不得在档案上涂改、勾划、圈点、拆卷、污损。借阅档案要及时归还，无特殊原因不得超过15天。
七、保密制度
（一）严格遵守《保密法》和卫生部颁布的《卫生工作中密级具体范围的规定》：
1、法定传染病的疫情及未经发表的有关烈性传染病的业务技术资料;
2、食物中毒及重大突发事件的机密要项和数字; 3、科技档案的技术资料;
4、上级机要电报、公文及本单位的党总支会、研究干部任免专题的主要会议记录;
5、群众举报及来信来访的有关材料和情况;
6、具有秘密内容的文件、资料、刊物、电报、光盘等； 7、其他应保密的事宜。 （二）涉密人员要增强保密观念,对工作高度负责,不得失职。对涉密内容的会议和其他活动,应采取保密措施,并对参加人员进行保密教育,提出具体要求。
（三）对带有密级的文件要妥善保管,防止失密、泄密及遗失。查阅保密文件,要严格履行签批手续,查阅者要写出书面申请及借阅理由,经有关领导批准后方可借阅。阅读保密文件要在阅档室参阅,不得擅自带出和扩大保密文件的阅读范围。对涉密文件、资料、物品未经原确定密级的机关、单位或上级机关批准,不得复制和摘抄,经批准后的复制和摘抄件,要按秘密文件管理,用后速将复制件返还档案室。
（四）对需要销毁的文件必须送指定地点销毁,要严格执行登记和监销制度,必须按有关规定到指定地点销毁,严禁送旧物收购站及随意处理。
（五）定期进行保密检查,对所有涉密文件,资料要严格管理,发生失密、泄密情况立即报告,并及时采取补救措施。如有遗失,应及时追查,并向主管领导和有关部门报告。
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（六）在公共场所不议论涉密事项,电话或私人通信中不涉及秘密事项。
（七）卫生监督执法人员在办案期间,不得向与办案无关人员透露案情、办案进展情况和查处决定;对涉及管理相对人的有关商业、技术秘密,负有保密责任。卫生监督执法原始材料要按保密材料管理。
八、大事记登记报告制度
（一）所内大事记由办公室组织撰写并存档。各科主任负责大事记登记报告工作。
（二）大事记记载事项： 1、所党支部,工会的选举,其它重要会议情况;上级及本单位党组织对党员的奖励、处分,对监督执法过程中违纪案件的处理情况。
2、上级及本单位表彰的先进集体、先进个人情况;获得科技成果奖的情况;本单位组织的学术活动的奖励情况。
3、上级对本所领导的任免情况,单位机构设臵、合并、撤改及人员编制情况,单位中层干部的任免情况;单位重大纪念、庆祝活动情况。
4、上级领导到本单位视察或从事其它活动的情况;上级机关对本单位工作的检查、指导情况;相关单位到本单位的考察、学习情况。
5、组织学术年会、各种专业会议和全市性会议的情况;参加上级机关和部门召开的工作或专业会议情况;各种专业培训情况。
6、本单位干部职工职称、职务晋升、聘任、考核等情况;干部调配情况。
7、本单位与其它单位开展业务合作情况。
8、各类卫生突发事件、事故及重要问题的调查处理情况。 9、登载在各类刊物、市级以上新闻媒体上的有关我所的工作、活动等情况。
10、其它应该记载的事项。 （三）有关要求:
1、负责记载的人员要严肃认真,记载及时。 2、记载的事件要时间准确,内容完整。 3、每月5日前将大事记报告表报办公室。
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九、印章、介绍信管理制度
（一）泰安市卫生局卫生监督所公章（含钢印）、泰安市卫生局卫生监督所办公室印章由办公室保管使用。
1、公文用印规定：
①需盖泰安市卫生局卫生监督所印章的公文，由所长或分管所长签批（正、副所长不在单位时，由办公室领导酌情处理）。