XXXX服饰有限公司 文件名称:文件及记录控制程序 1.0 目的 文件类别: 程序文件 文件编号: SA-P-015-A 生效日期: 2013/01/01 确保本公司在推行社会责任系统文件能及时、正确地在各部流通，并保留适当记录以证明该系统的符合性。 2.0 适用范围： 本公司社会责任系统所有文件资料及记录的控制。 3.0 定义： (无) 4.0 权责 文控中心：对本公司社会责任系统文件进行发放、列帐及版本控制，并编制SA记录总览表。 5.0 作业内容 5.1 SA文件控制 5.1.1 社会责任系统文件由SA管理者代表根据实际情况对照标准进行规划，并安排编写。依该系统手册规定之相关权限批准后，交文控中心依相关规定发行、修订、回收、保存及作废管理，文件的发放由授权人指引发至相关部门，并执行文件分发的签收。保证该有文件的地方皆有现行有效的版本可供需要时指导，防止作废文件在现场使用并定期对体系文件的适宜性充分进行评审。 5.1.2 SA文件编码规则： SA-P-A-001 SA社会责任系统文件阶别 P表示程序 A版本号 001流水号 SA-M手册 SA社会责任 M表示手册 F-SA-001-A F表示表格，SA社会责任 001表示流水号 A版本号 5.1.3 编码说明：第(1)(2)码为社会责任系统英文简写，即用SA表示；第(3)为文件阶别，即：手册用M表示，程序文件为P表示；001)为流水号，由文控中心分别由001-999编号管制； 5.2 文件的发放 5.2.1 文控发放的文件需盖有“受控”文件章,“受控”文件收文部门不得复印。 5.2.2 文控发放的文件需填写“文件分发回收记录”,注明文件发放时间、回收时间(若版本修改回收时)、版本及签收人。 第25页,共45页 XXXX服饰有限公司 文件名称:文件及记录控制程序 文件类别: 程序文件 文件编号: SA-P-015-A 生效日期: 2013/01/01 5.2 SA记录的控制 5.3.1 各部门相关人员负责依要求填写本部门社会责任系统所有相关记录，经5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 6.0 参考资料 (无) 7.0 SA记录 7.1 SA文件清单表 7.2 SA文件分发回收记录 权责人员核准后，由各部门自行做好标识分类归档。 各项社会责任系统记录由文控中心统一登录在“文件清单表”上，并注明保存地点、期限，以方便查找。 各项社会责任系统记录之储存应妥善维护，尤其注意储存环境，避免文件受潮。 如有过期之SA记录，应统一进行销毁。 各部门SA记录务必做到客观真实，并具有追溯性。 所有SA文件及记录由文控中心统一监控管理。 第26页,共45页 XXXX服饰有限公司 文件名称:内外部沟通控制程序 1.0 目的 文件类别: 程序文件 文件编号: SA-P-016-A 生效日期: 2013/01/01 为了使SA8000社会责任系统在本公司内部被充分理解与有效执行达成共识，并建立与公司外部相关方对社会责任之承诺与绩效有效沟通的管道，特定此程序。 2.0 适用范围 凡本公司内部各阶层人员及外部相关方均适用之。 3.0 定义 相关方：与本公司的业绩或成就有利益关系的个人或团体。如：顾客、公司所有者、员工、供方、银行、工会、合作伙伴或社会。 4.0 权责 4.1 管理者代表：负责就有关SA8000系统标准要求与外部相关取得联系，并确保本公司全体人员对SA政策均能理解。 4.2 行政部：负责组织实施本公司内部对全体人员SA8000知识的培训。 4.3 文控中心：协助行政部在全厂范围内对各部门人员进行SA8000系统标准要求宣传和培训。 5.0 作业内容 5.1内部沟通 5.1.1 本公司内部沟通的方式有培训、举行会议、利用宣传板报、互联网或发通知等。 5.1.2 进行内部沟通的内容至少应包括：SA8000社会责任政策、最低工资标准、作业时间、福利政策、管理评审、监督活动、员工投诉处理结果等均应传达员工。 5.1.3 各部门对SA社会责任系统的建议或有疑问的地方均可向相关部门人员进行咨询。 5.2外部沟通 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 公司接受客户的评审或收到投诉后，对客户提出的改善项目，按其要求分析原因、调查逐步做出改善，并将结果以各种方式传达给客户。 本公司依据SA政策，对供应商、分包商评审的结果，提供给供应商、分包商，且对这些问题进行沟通。 本公司提供所有的SA文件及有关记录(如工作时记录、工资记录等)，和管理评审结果给认证公司进行沟通。 本公司接受社会团体(如：政府部门)对公司的各种检查，接受社会舆论的监督、批评并做出相应的改善。 第27页,共45页 XXXX服饰有限公司 文件名称:内外部沟通控制程序 5.2.5 文件类别: 程序文件 文件编号: SA-P-016-A 生效日期: 2013/01/01 本公司就SA的相关问题同非政府关注社会责任问题的重要组织进行沟通 (如：少儿组织、妇女组织、工会、行业协会、慈善组织、基金会等等)。 6.0 参考文件 7.0 SA记录： 7.1外部沟通记录 第28页,共45页