3、所有合同协议之外发生的需要供应商承担的费用确认书。 二、合同的录入 1、基本原则

（1）合同、协议、费用确认书必须有手续齐全、双方盖章有效。

（2）有明确的经营方式（经销、代销、联营）结算方式（月结、日结），结算帐期，返利形式（月返、季返、年返，固定返利、阶梯返利），费用收取时间与方式（转帐、汇款）。

（3）所有合同必须坚持延续性，系统无合同录入的，不支持供应商的货款结算。对合同到期的必须进行续签、不能出现断期。 2、合同录入的程序

采购部与供应商签约合同后，商品管理部和财务部为该供应商开户，并将合文本附上“通道费用收取单”分别交商品管理部和财务部审核差留底。商品管理部负责将合同明细条款及通道费用在进销存系统中录入，财务部负责通道费用收取单的财务系统录入。 三、合同管理 1、合同的保管

（1）所有合同必须按采购部门类别分别进行编号、保管。

（2）采购合同即涉及商业秘密又作为会计档案，财务人员必须对合同内容做好保密工作。 2、合同内容的结算摘要

（1）对电脑系统元法支持的合同条款结算的，必须进行结算摘要，一式二份。 （2）需要结算摘要的合同内容。

A、有季度、年终返利的，并且与月度返利扣率不同的，或箕纱阶梯式返利的。 B、采用预付款进货的，而合同约定有通道或返利收入的，财务不能进行帐扣的。 3、合同的核对

（1）原则：所有采购合同必须与进销存系统中录入一致、必须与财务系统录入一致、必须与实际结算操作一致。 （2）财务部对所有供应商的结算过程中必须要个按照系统录入的内容以及结算摘要单进行操作与核对，同时在年终必须对所有个同进行清理及全面结算情况的核对。 4、合同的变更

（1）同一供应商合同内容发生变更，必须签订补充合同，再进行系统录入。

（2）供应商转户：有双方供应商出具转户证明、债权债务处理意见、营业执照、税务登记证复印件等，经过财务负责人的审核及转户费用收取等，商品

管理部和财务部方可进行系统转户。 第二章、结算对帐 一、结算对账的原则与分类

1、原则：严格按照系统合同的账期要求执行，未到账期的货款一律不得对账、无合同录入的一律不得对账。结算对账同时扣除应承担的费用。 2、结算对账的分类：经销、代销、联营结算对账。 二、经销结算对账 1、单据核对：供应商把合同约定的帐期内的送货单据交电脑结算员，在合同有效的情况下，结算员在进销存系统中——查询对应的进货单号，核对数量、金额、品名是否一致，并注明。然后在进销结算系统中核销上述进货单号。

2、费用与退货扣除：根据系统提示的应扣费用项目及结算摘要单扣除相应费用（月返、年返、运费返、各种通道），并且要扣除已发生的冲单（考虑到厂方退货的问题，可以把期限放宽10-15天）。

3、结算单打印：每笔货款结算核对、计算完毕后，必须确认经手人，打印电脑结算单，然后填写“经销货款支付单”。 三、代销结算对账

1、单据提供与核对：财务部向代销供应商提供到期可结算的销售金额（按照账期不同，可按月提供），供应商根据销售金额须抽取相等金额的送货单；结算流程与经销相同，但结算员须控制该供应商的账期与销售金额。

2、可结算金额的计算：在财务应付款余额=进销存系统结算金额一致情况下，代销可结算金额（销售额）=进销存未结算金额-当期库存（正品+残次）-合同约定账期后的销售。

3、费用扣除：根据系统提示的应扣费用项目及结算摘要单扣除相应费用（月返、年返、运费返、各种通道费用）。 4、结算单打印：每笔货款结算核对、计算完毕后，必须确认经手人，打印电脑结算单，然后填写“代销货款支付单”。 5、原则：代销厂商不允许打预付款。系统中可以查询代销供应商的结算情况。 四、联营结算对账 1、公司联营结算

（1）联营结算数据生成

财务结算人员在每月26日所有门店数据上传完毕后，在进销存系统中生成本月联营商销售数据，作为对账依据。 （2）销售数据核对

联营供应商向财务部出具门店提供的销售单（电脑员或出纳签字有效），结算员在联营结算系统中核销相应门店、月份、金额一致的数据，如金额差异，一般以门店数据为准，大金额差异及时与电脑部沟通，查明原因。

（3）费用扣除

分局联营合同所约定的费用项目或根据门店转入的相关费用清单（如电费、水费、耗材）进行扣除。联营结算无月返、年返、运费返，但存在月租的费用形式，在销售额小于月租时，停止结算，并通知供应商交纳后再行结算。 （4）结算单打印

每笔联营结算核对、计算完毕后，必须确认经手人，打印电脑结算单，然后填写“联营货款支付单”。 2、门店联营结算 （1）销售账期控制

门店结账的联营供应商结算账期一般分为月结2-4次，定期为每月的8号、18号、28号作为结算日。 （2）销售数据提供

联营商在结算日由门店电脑员提供销售金额作为结算依据，到门店出纳处结账。 （3）费用扣除

门店出纳根据电脑员出具的电脑销售单，扣除合同内费用后，并扣除相关其他费用（水电费、耗材），才与结账。 （4）结算台账登记

门店出纳员在联营商结账后，将当期结算时间、结算金额、扣除的费用项目详细登记到联营结算台账，以备以后查询。 （5）结算销账

每月30日后，门店出纳将当月该店结算台账汇总后，列清单（包括供应商名称、代码、销售金额、费用项目、实结金额）交公司财务结算员销账，财务结算员核对无误后，在进销存系统中进行销账。 第三章、结算费用管理 一、费用种类

1、开户费 对第一次发生业务的供应商所收的费用。 2、进场费 指新品进场所收的费用。 3、条码费 同上

4、专柜费（陈列费） 供应商购买专柜或货架展示商品商品所收的费用。 5、堆场费 供应商在商场显著位置设置其商品地堆所支付的费用。

6、节日赞助费 包括春节、五一、国庆、中秋、六一、端午、教师节、元旦、周年庆等所赞助的费用。 7、店庆赞助费 新店开业或老店改造所赞助的费用

8、促销管理费 供应商在门店设立促销员所支付的费用。 9、扣点返利 包括月返、运费返、季返、年返等

10、DM广告费 供应商在DM海报登载商品促销信息所支付的费用。 11、促销费 供应商在商品促销特价期间，向本公司贴补的差价。

12、转户费 供应商发生名称、账户变化或更换供应商所支付的费用。

13、财务转账费用 门店发生的需要有供应商承担的费用，包括报损、折扣、让利、抽检、赠送等费用。 14、其他 临时费用，包括押金利息、汇款奖励、商品进货折让等等。 二．费用录入

采购部门在签字合同或临时协议后，将合同或协议所约定的通道费用详细填写通道费用申请单同时交商品管理部和财务部登记入账（费用申请单应注明收取日期），财务部结算员将通道费用输入财务费用帐套。但财务转账费用和DM费由财务控制和录入（仅录入进销存系统）。 三、费用管理

所有费用项目必须是分部门分类别的，而且必须要有明确的收取时间，财务结算员必须每月统计当年度已收、未收或以对账未付款的数据，并对以往年度的未受费用进行签控，及时通报财务经理。 四、费用核对

所有费用的录入时在进销存系统和财务账套中同时进行的，也就以为着双方的费用明细应一致，财务复核员在付款复核过程中，根据电脑结算单所提供的费用明细在财务账套中进行核对，如有差异及时沟通，年终结束后，将本年度的所有费用核对。 五、费用变更

合同或协议所约定的费用，金额或收取日期发生变化，必须由采购责任人提供申请报告，经供应商确认后，报采购总监签字同意方可变动。然后一式俩份分别交商品管理部和财务部变更。

第四章、结算审核 一、结算审核 1、账单审核

财务结算员在完成单据结算后，将送货清单及电脑结算单交复核员复核，复核员根据电脑结算单中送货单合计金额与供应商供货单金额核对一致后，填写付款通知单。准确填写供应商名称、开户行账号、供应商代码、柜组、对账金额、扣除费用、实际付款金额。代销账须注明结账日期，进销账须查财务应付款余额及当期实时库存 2、费用审核