办公室管理
第一章练习题 一、简答题
1．简述办公室的普遍含义。 1．简述办公室的主要特点。
2．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 二、设计题
几位领导同时布置任务怎么办？
X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。 请你为李助理设计一个合理的应对之策。
参考答案： 一、简答题 1．参考答案：
（1）办公室是泛指一切机关、学校、企业等单位办理行政性事务的办公场所。 （2）办公室是机关企事业单位正常运行不可或缺的机构。 （3）办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 2．参考答案：（1）辅助性（2）综合性（3）服务性 3．参考答案： （1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。
（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 二、设计题 参考答案：
（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。
（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。
（3）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
（4）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
第二章练习题 一、简答题
1．简述常用办公设备使用规范。
2．简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 二、设计题
设计一份A4打印用纸库存控制卡。库存参考号为C3，最大库存量为120令，最小库存量为20令，再订货量为35令。一令为500页。
参考答案： 一、简答题： 1．参考答案：
(1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。
(2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。
(3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。
(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。 (6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。 2．参考答案：
（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。 （2）储藏需要的面积取决于单位的大小。
（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。 （4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。
（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。 二、设计题 参考答案： 库存参考号C3
项目A4打印用纸最大库存量120令 最小库存量20令
单位令（1令=500页）再订货量35令 日期 接收 发放 接收数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额
第三章练习题 简答题
1．简述调查研究的三个阶段及其主要任务。 2．简述办公室督查工作的方式。
参考答案： 简答题
1．参考答案：
（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。 （2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。
（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。 2．参考答案：
（1）现场督查（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查（5）互联网督查
第四章练习题
一、简答题
1．简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 2．简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。
3．简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。 二、设计题
1．设计一份电话记录表。
2．设计一份开业典礼的筹备工作流程。 3．设计一份新闻发布会的筹备流程。
参考答案： 一、简答题 1．参考答案：
（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。 2．参考答案：
（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（5分） （2）剪彩的程序：请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进
行参观。（5分） 3．参考答案：
第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫 ABCD法则。
A．重要且紧急——必须立刻做。
B．紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭 等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。
C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压
力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。
D．既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲工夫再说。 二、设计题 1．参考答案：
电话记录表 来电人 姓名：单位部门： 职务：电话号码： 来电时间 年 月 日 时 分 通话地点 来电人地点： 受话人地点：
1．
通话要点
2．
3．
结束时间 年 月 日 时 分
1．交由进行处理
处理要点 2．请尽快回电
3．约定再来电话
记录人
2．参考答案：
开业典礼筹备工作的流程：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电 台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）→要做好来宾邀请工作→发放请柬→
现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼
程序→做好各种物质的准备工作。 3．参考答案：
主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。
第五章练习题 简答题
1．简要回答公文写作的五部曲。 2．简要回答起草请示的“五步棋”。
参考答案： 简答题
1．参考答案：
第一步，领悟领导意图：要求：准确、全面、提炼。增加“贴近度”。 第二步，站在领导角度考虑问题。
第三步，把握常用思维方法：模式化思维；对象化思维；辩证思维；散点思维；求同存异思维。
第四步，牢记拟写公文要素及要求 第五步，符合国家公文格式标准 2．参考答案：
（1）因为什么请示——对于原因、目的的说明。 （2）请示什么问题——提出请示的主题内容。
（3）怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案。 （4）请求上级回复——结尾用语的使用。
（5）有无附件需要说明——根据需要确定附件的使用与否。
第六章练习题 一、简答题
1．简述公文校对工作要求。
2．简述电子公文处理过程的五个环节。 二、设计题
设计一份归档文件目录
参考答案： 一、简答题 1．参考答案：
（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；
（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；
（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理； （4）需要使用标准校对符号；
（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。
2．参考答案：
（1）创建：根据一定的规则建立电子公文。
（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （3）交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递。
（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。 二、设计题
归档文件目录参考答案 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
第七章练习题 一、简答题
1．衡量会议质量的会前主要标准有哪些？ 2．简述会议的积极作用。
3．简述会务管理中对会务工作人员的要求。 4．简述制作会议证件的注意事项。 二、设计题
设计大型会议会中进程服务工作的主要环节。
参考答案： 一、简答题 1．参考答案：
（1）会议是否确有召开的客观必要性； （2）会议目的和会议风气是否端正； （3）会议时机是否已经成熟；
（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；
（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。 2．参考答案：
（1）交流信息，互通情报； （2）发扬民主，科学决策； （3）增强友谊，促进团结； （4）统一认识，协调行动； （5）带动消费，促进经济。 3．参考答案：
（1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）； （2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）； （3）做好联络协调（沟通协调能力强）；
（4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）； （5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。 4．参考答案：
（1）重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会
者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。
（2）重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。 （3）会议证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。
（4）大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参
加者的会议证件的样式。
（5）应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。 二、设计题 参考答案：
接站工作→报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→ 做好会议信息搜集、传递工作→做好对外宣传→编写会议简报或快报→做好会议保密工作
→做好后勤保障工作。
第八章练习题 简答题
1．简述公共关系的三大构成要素及其原则。
参考答案： 简答题
1．参考答案：
（1）三大构成要素是主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径
（2）公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。
办公室管理模拟测试（一）
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题1分，共10分） 1．级别高的办公室一般称为（）
A.中心 B.办公厅 C.秘书处 D.联络处 2．常用办公用品中属于办公文具的是（） A.中性笔 B.回形针 C.剪刀 D.印章
3．办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）
A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断 B.只能充当领导的参谋和助手
C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策
D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”，而是要登台唱戏 4．在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（） A.熟练掌握寒暄语 B.精心安排合影留念 C.要有“诚心” D.高规格接待 5．下列电话礼仪中错误的是（） A. 与领导通电话，领导先挂 B. 与客户通电话，客户先挂 C. 与年长通电话，年长先挂 D. 与女士通电话，男士先挂 6．下面属于文书的是（）
A.书信 B.电影片段 C.音乐磁带 D.话剧表演
7．在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（） A.办公室人员帮其纠正后发出 B.退交起草部门补充或修正
C.即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发 D.修改回来的文稿不再重新复核 8．公共关系工作的特点不包括（） A.以公众为对象 B.以美誉为目的 C.以惠己为原则 D.以长远为方针
9．会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（） A.会前 B.会中 C.茶歇 D.会后
10．制定会议策划方案时，要明确6个W，其中“Who”是指的（） A.会议主持人 B.会议发言人 C.会议参加人员 D.会务人员
二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小题1分，共10分） 1．办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。（） 2．发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。（）
3．我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。（）
4．涉外礼仪中以右为尊。（）
5．公文行文时越级行文是普遍现象。（）
6．上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。（） 7．电子文档不存在销毁问题。（）
8．办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。（） 9．请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。（）
10．会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。（）
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 2．简述会务管理中对会务工作人员的要求。
四、设计题（本题共30分） 设计一份电话记录表
五、案例分析题（本题共30分）
公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通
知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”
星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不
开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中2个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。
问题：你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？
办公室管理模拟测试（一）参考答案及评分标准
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题1分，共10分）
1、B 2、A 3、B 4、C 5、D 6、A 7、B 8、C 9、C 10、C
二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小题1分，共10分）
1、√ 2、× 3、√ 4、√ 5、× 6、√ 7、× 8、× 9、√ 10、√
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．简述办公设备使用规范。
答：（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。（3分）
（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。（7分）
2．简述会务管理中对会务工作人员的要求。
答：（1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；（2分） （2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；（2分） （3）做好联络协调（沟通协调能力强）；（2分）
（4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）；（2分） （5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。（2分）
四、设计题（本题共30分）
参考答案：
来电人 来电时间 通话地点 通话要点 结束时间 电话记录表 姓名： 单位部门： 职务： 电话号码： 年 月 日 时 分 来电人地点： 受话人地点： 1. 2. 3. 年 月 日 时 分 1.交由 进行处理 2.请 尽快回电 3.约定 再来电话 处理要点 记录人 表格完整，要素齐备，得30分。表格不完整扣3分；文字内容缺一项扣1分。 五、案例分析题（本题共30分）
参考答案：
（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备一份名单；（5分） （2）打印好书面通知；（4分）
（3）在3天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个人；（5分）
（4）通知不能只写在布告栏里，可能不被人注意；（4分）
（5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点；（4分） （6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；（4分） （7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作；（4分）
办公室管理模拟测试（二）
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题1分，共10分） 1．办公室管理的第一要义是（ ） A.服务 B.管理 C.协调 D.参谋
2．办公用品库存管理中的再订货量是指（ ） A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量 B.办公用品的平均使用量
C.判定需要订购新的办公用品的库存余额 D.新采购办公用品的数量
3．督查工作的原则不包括（ ） A. 依法督查 B. 实事求是 C. 讲求时效
D. 督查与代办相结合
4．行政事业单位压缩办公经费开支的途径不包括（ ） A. 严格控制各种会议、外出考察及公务活动
B. 加强对出国、出境的管理，压缩出国、出境活动规模，团组和人员数量，做到“负增长” C. 专业设备的更新，要严格按规定审批
D. 把事权尽量分给下属机构，单位本身做事越少越好
5．根据我国保密法的有关规定，可以确定机密级国家秘密的机构不包括（ ） A.中央机关 B.省级机关 C.设区的市 D.县级机关 6．按规定，我国机关事业单位公章的印文字体是（ ） A.宋体 B.楷体 C.隶体 D.篆体 7．公文写作的规范要求（ ）
A. 生动地反映事实，鼓励文学手法 B.为组织管理服务，提倡个性化写作 C. 具有规范体式，符合公文格式标准 D.采用生活语言，拒绝公文术语 8．电子公文的属性是（ ） A.不是真正意义上的公文 B.通常属于涉密公文 C.具有规范格式
D.权威性远低于纸质公文
9．会议的直接成本不包括（ ）
A.会议文件资料费 B.茶水费 C.会议设备和用品费 D.时间成本 10．下面属于办公室用语禁忌的是（ ） A. 中途先走说“失陪” B. 等候别人说“恭候” C. 需要考虑说“斟酌”
D.领导交代的工作超出自己一般职责时，立刻说“NO”。
二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小题1分，共10分）
1．办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。（） 2．调查和研究是一回事。（）
3．名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。（ ）
4．引导客人坐电梯时，按照社交礼仪，应让客人先进电梯。（ ）
5．一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽。（ ）
6．部门行文规则：党委、政府的相关部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）
外皆可对外正式行文。（ ）
7．档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。（ ） 8．大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结。（ ） 9．办公室公共关系沟通，就是指与组织的服务对象的沟通。（ ）
10．与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语。例如，英语应用“How do you do？”（你好）等。（）
三、简答题（每小题10分，共20分） 1．简述公文校对工作要求。
2．衡量会议质量的会前主要标准有哪些？
四、设计题（本题共30分）
设计一份A4打印用纸库存控制卡。库存参考号为C3，最大库存量为120令，最小库存量为20令，再订货量为35令。一令为500页。 五、案例分析题（本题共30分）
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
问题：请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？
办公室管理模拟测试（二）参考答案及评分标准
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题1分，共10分）
1、A 2、C 3、D 4、D 5、D 6、A 7、C 8、C 9、D 10、D
二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小题1分，共10分）
1、√ 2、× 3、× 4、× 5、√ 6、× 7、√ 8、× 9、× 10、√
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．简述公文校对工作要求。 参考答案：
（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；（2分）
（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；（2
分）
（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理；（2分） （4）需要使用标准校对符号；（2分）
（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。（2
分）
2．衡量会议质量的会前主要标准有哪些？ 参考答案：
（1）会议是否确有召开的客观必要性；（2分） （2）会议目的和会议风气是否端正；（2分） （3）会议时机是否已经成熟；（2分）
（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；（2分）
（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。（2分）
四、设计题（本题共30分）
参考答案： 库存参考号 C3 项目 A4打印用纸 最大库存量 120令 最小库存量 20令 单位 令（1令=500页） 再订货量 35令 日期 接收 发放 接收数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额 表格完整，要素齐备，得30分。表格不完整扣3分；文字内容缺一项扣1分。
五、案例分析题（本题共30分）
参考答案：
（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；（6分）
（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（6分）
（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；（6分）
（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（6分）
（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。（6分）