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内部沟通协作管理制度

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修改状态 序号 当前版次 0 1501 修改单号 / 文 件 修 改 记 录 修改内容摘要 初次编写 修改人 / 修改日期 /

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第1条 目的

为提高工作效率，确保公司内部沟通的顺畅性和快捷化，加强各部门业务衔接，发挥协调功能，实现决策、管理的透明化与科学化，按照规范化要求，特制定本制度。

第2条 适用范围

适用于公司全体部门及员工，当公司内部涉及到会议沟通、文件沟通及其他形式沟通时均适用。

第3条 职责

3.1 人力资源部负责本制度的制定并监督执行；

3.2 各部门负责人对所在部门工作做整体规划，全权负责部门内部员工的沟通和协

调工作。

第4条 内容 4.1 会议沟通 4.1.1 会议类型

（1） 年度工作总结：每年年底召开年度工作总结，各部门负责人向总经理做年

度工作总结及下一年度工作计划报告；

（2） 全体员工大会：每半年举行一次，公司全体员工参加，做好全员沟通了解

工作；

（3） 季度工作报告：每三个月举行季度工作报告，部门负责人负责汇总本部门

阶段性工作总结和下一季度工作计划；（季度为第一方案，或者可采取月度或半年度工作报告）

（4） 部门周会/月会：各部门每周/月举行周会/月会，做好各岗位工作总结和工

作计划，同时做好部门内部员工沟通协调工作；

（5） 临时性会议：因工作需要召开临时性会议，由相关权责部门依需要时动议

召集。 4.1.2 会议管理

（1） 对于定期召开的常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员，

与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)； （2） 临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员；

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（3） 会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向会议负责人请

假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意；

（4） 已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，主办

部门需至少提前1个工作日发出通知。 4.1.3 会议结果反馈

会议前指定会议记录人员，负责做好会议纪要，会议纪要在会议结束后一个工作日内，以邮件形式发送给参会人员，电子档存档留存。 4.2 正式的文件沟通 4.2.1 规章、制度类文件

规定各种规章制度、管理办法等经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化，适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，是在相应范围内必须遵循的基础性制度。 4.2.2 签呈、报告、报表类文件

（1） 签呈：下级对上级部门进行请求指示、答复询问和对重要事项提出建议或

处理办法的一种文件形式，签呈通过不同部门的信息传递，最终由受文者签字

确认；

（2） 报告：按照工作安排或工作计划，用于反映工作中的基本情况、取得的经验教

训、存在的问题以及今后工作设想等的文件格式，用于向领导进行工作汇报或取得上级领导的指导；

（3） 报表：用表格、图表等格式来动态显示数据，向上级进行工作报告的文件。 4.2.3 例行性工作沟通协作（以人力资源部为例）

（1） 工作日志：每天通过QQ或微信等方式，向领导汇报当天工作内容及成果； （2） 工作周报：每周六下班前，汇总本周工作总结及下周工作计划，以邮件形

式发送给上级领导；

（3） 工作协作：部门内部员工、不同岗位之间及时进行沟通，做好分工协作，

当某岗位员工临时不能在岗时，其他员工配合完成其例行工作。

4.3 非正规场合、形式的沟通

4.3.1 根据总经理时间安排，每周与各部门负责人进行一次非正式的交谈沟通，人力资源部门负责进行部门间横向的协助与支持工作；

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