档案分类

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（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、

文书档案 医疗卫生、后勤福利、外事工作等；

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等；

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、 环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、

试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、 科技档案 开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、

检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样

财务档案：会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等 人事档案：职工的招聘、履历、培训等 电子档案：计算机磁带、磁盘和光盘等

声像档案：照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

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职责部门

1院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。

2 部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。

3 院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

4 部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

5 机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 档案收集、归档

1 凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。 2 各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

3 一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。

4 部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。

5 医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。

6 医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。 档案立卷

1 档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。 2 档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

3 案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。

4 案卷类目名称需根据 5.3 款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

5 归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

6 归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

7 部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。 档案目录编制

1 档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中 A1A2 为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4 为两位数年份号，B1B2 为部门（科室）代字（大类）号，C1C2 为文件类型（小类）号，D1D2 为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为 2006 年的通知，是此卷中的第 7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。

2 档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件 10.1）。

3 所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

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4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

档案保管权限、期限与类型 1档案保管权限

1.1 财务部档案由财务部保存； 1.2 人事部档案由人事部保存；

1.3 医院证、章、信由行政办公室相关负责人保存； 1.4 其它各类档案由院办（人事行政部）保存。 2档案保管期限

2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。 2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。 2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。 3文档的保存形式：

3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。 3.3 机密文档以书面或实物形式保存。 4档案类型

4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。

4.2 人事档案，包括： 全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。

4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。 4.4 药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；

设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。 4.5 医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。 档案查阅与复制

1总经理有权查阅医院所有档案。

2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。 3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。

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5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批， 并进行相关登记。 6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。 档案的销毁

1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。

2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。 3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

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