第五章 会计凭证

第一节 会计凭证概述

一、会计凭证的概念和种类

所谓会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况、据以明确经济责任的书面证明， 也是登记账簿的依据。

会计凭证按其编制的程序和用途不同分为：原始凭证和记账凭证两大类。

原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济 业务的发生或完成情况的书面证明文件。

记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容 加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。 提示：原始凭证和记账凭证二者的主要差别有：

（1）原始凭证由经办人员填制，而记账凭证一律由会计人员填制；

（2）原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制的，而记账凭证是根据审核无误的原 始凭证填制；

（3）原始凭证仅用以记录、证明经济业务的发生或完成，而记账凭证要依据会计科目 对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理编制；

（4）原始凭证是记账凭证的附件和填制记账凭证的依据，而记账凭证是登记账簿的直 接依据。

原始凭证和记账凭证的分类情况见教材图 5.1 所示。 二、会计凭证的作用

合法的取得与正确的填制和审核会计凭证，是会计核算的基本方法之一，也是会计核 算的起点。在会计核算中具有重要作用。

（一）记录经济业务，提供记账依据 （二）明确经济责任，强化内部控制 （三）监督经济活动，控制经济运行

第二节 原始凭证

一、原始凭证的种类

原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济 业务的发生或完成情况的书面证明文件。

通常按其来源、格式等加以分类。 （一） 按取得的来源不同分类

原始凭证按其来源不同，可以分为：自制原始凭证和外来原始凭证两种。

1．自制原始凭证。自制原始凭证指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完 成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、限额领 料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。

2．外来原始凭证。外来原始凭证指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接 取得的原始凭证。例如，购买材料时取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、 普通发票、对外支付款项时所取得的收据、职工出差取得的飞机票、火车票、轮船票，都 是外来原始凭证。

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（二）按照格式不同分类

原始凭证按其格式不同，可以分为：通用凭证和专用凭证两种。

1．通用原始凭证。通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统 一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。可以是某一 地区、某一行业，也可以是全国通用。如某省（市）印制的发货票、收据等，在该省（市） 通用；由人民银行制作的银行结算凭证，在全国通用等。

2．专用原始凭证。专用凭证是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。 如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。

二、原始凭证的基本内容

各种原始凭证都应具有一些共同的基本内容。

原始凭证所包括的基本内容通常称为凭证要素，一般应具备以下基本内容： 1．原始凭证的名称； 2．填制原始凭证的日期 3．接受原始凭证单位名称；

4．经济业务内容（含数量、单价及金额等）； 5．填制单位签章（发票专用章、财务专用章）； 6．有关人员（部门负责人、经办人员）的签章； 7．凭证附件。

三、原始凭证的填制要求

（一）填制原始凭证的基本要求

概括起来，填制原始凭证有以下七项基本要求： 1．记录真实。确保凭证所记录的内容真实可靠。

2．内容完整。原始凭证上各项内容要逐项填制齐全，不得遗漏和简略。需要注意的是， 年、月、日要按照原始凭证的实际日期填写；名称要齐全，不能简化；品名或用途要填写 明确，不能含糊不清；有关人员的签章必须齐全。

另外，对于需要填写一式数联的原始凭证，必须用复写纸套写，各联的内容必须完全 相同，联次不得缺少。

3．手续完备。具体内容见教材。

4．书写清楚、规范。原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认， 不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范。小写金额用阿拉 伯数字逐个填写，不得写连笔字，在金额前应填写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与 阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号 “－”。有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”。

大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、 角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应 加写“人民币”三个字。“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角 为止的，后面要写“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不写“整”或“正”字。如 小写金额￥5006.00，大写金额应写成“w 伍仟零陆元整”。

5．编号连续。如果凭证已预先印定编号，如发票、收据、支票，都有连续编号，应 按编号连续使用，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，与存根一起妥善保管，不得撕毁。

6．不得涂改、刮擦、挖补。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正 处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭 证上更正。

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7．填制及时

（二）自制原始凭证的填制要求

按其填制手续及内容不同，原始凭证可以分为：一次凭证、累计凭证和汇总凭证。 1．一次凭证的填制

一次凭证是指凭证填制手续一次完成，不能重复使用的原始凭证，【提示：所有的外来 原始凭证和大部分自制原始凭证都属于一次凭证】。如购货发票、销货发票、收据、领料单、 借款单、收料单、银行结算凭证等都是一次凭证。一次凭证是一次有效的凭证。

2．累计凭证的填制

累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是， 在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用 限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证，它一般为 自制原始凭证，最具有代表性的累计凭证是“限额领料单”。这类凭证的填制手续是多次有 效的原始凭证。

3．汇总凭证的填制

汇总原始凭证也称原始凭证汇总表，是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干 张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。常见的汇总凭证如发出材料汇总表、收 料汇总表、销售日报表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。

（三）外来原始凭证的填制要求

1．从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必 须有填制人员的签名盖章。

2．从外单位取得的原始凭证格式、内容必须规范。 四、原始凭证的审核

会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。审核的内容： （一）审核原始凭证的真实性 （二）审核原始凭证的合法性

合法性审核主要是审核原始凭证上记载的经济业务是否有违反国家的法律、法规和制 度规定的情况，有无违反财经纪律行为，有无弄虚作假、营私舞弊、伪造、涂改凭证等违 法行为。

（三）审核原始凭证的合理性

合理性审核主要是审核原始凭证所记载经济业务是否符合企业生产经营活动的需要， 是否符合有关的计划和预算等。

（四）审核原始凭证的完整性 （五）审核原始凭证的正确性 （六）审核原始凭证的及时性

经审核的原始凭证应根据不同情况处理：

（1）对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；

（2）对于真实、合法、合理但内容不完整、填写有错误的原始凭证，应当退还给有关 经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正或重开后，再办理正式会计手续；

（3）对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位 负责人报告。

第三节 记账凭证

一、记账凭证的种类

记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容

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加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。 （一）按内容可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证 1．收款凭证

收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的记账凭证。 2．付款凭证

付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的记账凭证。 3．转账凭证

转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的记账凭证。

提示：对于经济业务比较简单、规模较小、收付款业务较少的单位，也可以采用通用 记账凭证。通用记账凭证的一般格式与转账凭证基本相同。

（二）按填制方法可以分为复式记账凭证和单式记账凭证 1．复式记账凭证

复式记账凭证是指将每一笔经济业务或事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同 一张记账凭证中反映的一种记账凭证。它是在实际工作中应用最普遍的记账凭证。 提示：上述收款凭证、付款凭证和转账凭证都属于复式记账凭证。

复式记账凭证的优点：集中反映账户对应关系，便于了解有关经济业务的全貌，减少 编制凭证工作量，减少凭证张数，有利于检查会计分录的正确性。复式凭证的缺点：不便 于分工记账和归类汇总。

2．单式记账凭证

单式记账凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金 额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。

单式凭证的优点：反映内容单一，便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记 账。缺点：是不能反映一笔经济业务的全貌，不便于检查会计分录的正确性。

二、记账凭证的基本内容

无论采用何种格式，记账凭证都必须具备以下基本内容： （1）记账凭证的名称。 （2）填制记账凭证的日期； （3）记账凭证的编号。

（4）经济业务事项的内容摘要。

（5）经济业务事项所涉及的会计科目及记账方向。 （6）经济业务事项的金额。 （7）记账标记。

（8）所附原始凭证的张数。

（9）制证、审核、记账、会计主管等有关人员签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳 人员签章。

三、记账凭证的填制要求 （一）基本要求

1．记账凭证各项内容必须完整。

2．记账凭证应连续编号。无论使用哪种记账凭证，都应按月连续进行编号。一笔经济 业务，需要编制两张以上记账凭证的，可以采用“分数编号法”编号。

3．记账凭证日期的填写

记账凭证的日期应当是填制当天的日期，但实际工作中，也可以根据管理的需要，填 写业务事项发生的日期或月末日期。即：记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期可能 相同，也可能不同。

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