Word 2010基于场景的使用技巧
技巧一：粘贴预览
应用场景
小雪每天的日子就是在复制粘贴中打发掉的，每次粘贴后，要么因为格式不好看，撤销重来，要么一点点修改格式。她的MSN签名是：“白发搔更短，浑欲不胜‘粘’”。 装了Office 2010后，发现居然可以做粘贴预览了，这下可减少了巨多烦人的工作。今天，她的MSN签名改成了：“莫傻干，白了少年头，空悲切”。
Office组件
Word 2010
功能描述
Word 2010中实时粘贴预览能让您预览到各种粘贴效果，不再因为粘贴后格式不正确而撤销或再次粘贴，使您在第一时间得到正确的内容。
操作方法
1. 复制内容后，在Word中单击右键，在“粘贴选项”下出现文本的效果预览。例如：
将光标移动至“保留源格式”
。
2. 如果我们不需要表格中的样式，移动光标至“只保留文本”。
3. 当确定图片样式后，单击该图标（以“保留源格式”为例）。
技巧二：插入屏幕截图
应用场景
安迪最近在准备自己的毕业设计，他浏览各大主流设计网站，寻找灵感。每当他看到能够触动心灵的作品时，他都会用用屏幕截图的方式，把这些内容、图片快速地放入到word文档里，并在图片下，配上一些文字，以供日后参考。收集好材料后，安迪开始着手自己的设计。每当他翻阅自己的资料，都感叹屏幕截图功能，帮了他一个大忙，让自己本来繁复的工作，变得简单、便捷起来。
Office组件
Word 2010
功能描述
使用插入屏幕截图能够将其他窗口内容快速截图到Word当中。
操作方法
1. 打开需要截图的窗口，切换到Word，单击【插入】-【屏幕截图】。如果我们需要
截取整个窗口，选取“可用视窗”即可。
2. 假设我们只需要截取图片的部分区域时，使用“屏幕剪辑”即可快速完成需要的剪
辑。
3. 拖动鼠标选中截取部分并释放鼠标。（红色方框为选择截图区域）。
4. 双击即可完成截图。
技巧三：公式的运用
应用场景
周老师在制作数学教案时，总要写很多数学公式。现在，她可以直接在Word 2010里插入各种复杂的公式，甚至还能把它们做成模板，以备今后重复使用。
Office组件
Word 2010
功能描述
公式的插入可让您轻松完成各种公式的制作及运用。 例如：我们需要插入一个二次公式和创建一个自定义公式。
操作方法
1. 单击【插入】-【公式】，下拉列表中列出了各种常用公式，单击“二次公式”即可
加入Word文档。
2. 若要创建自定义公式，可单击【插入】-【公式】-【插入新公式】。
3. 显示“在此处键入公式”控件。
4. 利用公式工具的“设计”选项卡，即可自定义设计各种复杂公式。
5. 完成公式创建。
单击公式控件右侧的下拉箭头
，可【另存为新公式】。
6. 以后再【插入】-【公式】时，即可在下拉列表处出现之前保存的公式。
技巧四：多位数字编号
应用场景
小丫是产品部的职员，这次公司生产了新系列的产品，她负责给产品进行编号。在同事的建议下，她放弃了手动输入的方式，而采用多位数字编号的新功能。小丫只需事先设定五位的编号格式，当她轻击Enter键，Word 2010按顺序会自动出现新的编号。
Office组件
Word 2010
功能描述
多位数字编号功能，扩展了以前版本提供的自动编号能力，并且能允许为多达 5 位数字进行自动编号。
操作方法
1. 选中文档中的文字，在“开始”选项卡中，单击“编号”旁边的三角符号，如图
所示，在下拉列表中，选择“定义新编号格式”。
2. 在“编号样式”中，拖动滚动条至底部选择其样式为“00001, 00002,00003??”，单击【确定】，完成设置。
3. 如下图所示。
技巧五：快速样式
应用场景
小晴是个普通的上班族，对商务文件的格式一窍不通，可是老板却要求小晴两天后准备一份合同，陪他去跟客户签约。小晴这下傻了眼，可这临时抱佛脚也得抱呀。于是，她找到了公司内部存档的类似合同，将标题、正文等的格式添加进Word中。当她编辑好新的合同后，将它的所有格式修改成要求的格式。看到自己制作出的表格，连小晴自己都觉得像模像样的。
Office组件
Word 2010
功能描述
合理化的格式设置和段落编排往往能使文档内容更具专业色彩，Word2010所提供的强大的格式设置工具可以帮助用户快速完成对文档的格式化工作。
操作方法
1. 选择标题，单击【开始】，功能区的“样式”分组中单击“其他”按钮，如图所示。
2. 在打开的“快速样式”库中，移动鼠标进行样式预览，单击“标题一”。文档即刻
转换为标题样式。
3. 我们还能在Word自带的样式集中规范文档样式，单击【更改样式】-【样式集】-“现
代”。
技巧六：快速制作文档封面
应用场景
华华正在参加公司的职业技能竞赛，决赛是提交一份职业生涯规划。明天就是提交作品截止时间了，粗心的华华突然发现自己只关注了内容，却忘记制作封面了。这眼看时间就要到了，格式还没有调，他急的上蹿下跳。他赶紧给好友打电话，得知Word中居然自带的有封面模板，敦实舒了口气。华华摸索着打开封面库，不一会儿功夫，一张专业的封面就诞生了。华华抹去一脑门的汗儿，瘫坐在电脑前，终于可以好好休息，准备明天决赛的陈述了。
Office组件
Word 2010
功能描述
Word 2010提供了一个封面库，其中包含预先设计好的各种封面，使用起来非常方便。为文档选择封面，此封面将自动在首页插入。
操作方法
1. 单击【插入】-【封面】，在下拉列表中出现各种封面样式，单击“奥斯汀”。即完
成插入封面
技巧七：内容控件
应用场景
又到了每年校招的时候。在往年，人力部门职员梅梅总是被毕业生投递来的简历，弄的头昏脑胀。原因当然是学生们的创造力强，填写的内容总是五花八门的，这非常不便于梅梅做信息统计及分析。在同行的影响下，梅梅在今年的简历模板中使用了内容控件，在特定的几个问题下，学生们只能按照格式填写，或者在可选项中进行选择。节约下来的时间，梅梅可以好好规划一下今年的年终旅游。
Office组件
Word 2010
功能描述
在员工填写电子表格时，常常不符合规范，此时可利用加入控件规范填写内容，能够制作各类“智能”文档。
例如：在下表中填写姓名时，需要做“名字之间不要留有空格”的提醒，在“性别”后添加“男、女”复选框为填表人员进行选择，以及出生日期的选取功能。
操作方法
1. 单击【开发工具】-“格式文本内容控件”，将在姓名一栏中显示文本控件。
2. 单击【开发工具】-【属性】。
3. 在打开“内容空间属性”对话框中，在“标题”后输入“名字之间不要留有空格”，
并勾选“内容被编辑后删除控件”，再单击【确定】。
4. 单击此控件，此时会出现“名字之间不要留有空格”的提示。在此处输入姓名后，控件将自动删除。
5. 填写性别的时候，通过设置“男、女”复选框，填表人员可进行选择。单击【开发
工具】-“组合框内容控件”
。
6. 在打开“内容控件属性”对话框中，在“标题”后输入“单击此处选择”，再单击
【添加】。
7. 此时打开“添加选项”对话框，在“显示名称后”输入“男”并单击【确定】。
8. 重复上述步骤，添加“女”选项，并单击【确定】。
9. 单击此控件，显示“男、女”复选框为填表人员进行选择。
10. 在填写出生日期时，使用“日期选取控件”能快速添加日期，单击“日期选取器内
容控件”
。
11. 创建日期控件，在单击【属性】。在打开的“内容控件属性”对话框中，修改标题
名称，选择日期的显示方式，如图所示，单击【确定】。
12. 单击控件按钮就能对该日期进行选择式填写。
技巧八：保存为PDF格式
应用场景
“谁有PDF编辑软件？我要把Word文件存成PDF格式。”小唐冲着几个同事说道。 “你直接存成PDF不就行了。”
“我以前都不是这么做的，都要装个其他的软件才能存PDF。”
“那你现在试试在Word里直接另存为PDF吧。”
Office组件
Word 2010
功能描述
当文档创建完成后，为便于内容的共享和分发，我们可以将其另存为PDF格式。 1. 单击【文件】-【保存并发送】-【创建PDF/XPS文档】-【创建PDF/XPS】。
2. 将文件存放在指定位置，并命名为“参考图例”，然后单击【发布】。
3. 这样我们就能看见以PDF为格式的文件了,单击
按钮即可发送邮件。
提示：保存为PDF格式，即使您没有安装Word 2010也能打开并浏览该文件。
技巧九：设置默认保存格式
应用场景
乔乔正在申请出国留学，有大量的材料需要打印。但是楼下的打印店的电脑，只能打开2003版本的文件。有时，乔乔忘记转换格式，便白跑一趟。为了解决这个让人闹心的事儿，乔乔将自己电脑上Word设置成自动保存为 Word 2003的文件格式。这样一来，乔乔大可放心地处理好材料，就直接拿去打印了。
Office组件
Word 2010
功能描述
为了确保低版本的Word能够打开Word 2010所保存的文件，并且双方都能正常编辑和修改Word文件，可以将Word 2010默认保存文件的格式设置为Word 2003的文件格式（即“*.doc”格式）。
操作方法
1. 单击【文件】-【选项】。
2. 在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，如下图所示操作，选择“Word 97-2003
文档”，然后单击【确定】。即文档的默认保存格式更改为“*.doc”。
技巧十：在后台视图设置打印
应用场景
汤姆是个凡是要求苛刻的老板，特别是对待自己完成的工作。当他打印前，他要反复调试很多次文档的格式，直至满意为止。新功能后台视图大大满足了他的需求。当汤姆需要调试格式的时候，他只需要打开后台视图。他不仅能够预览打印效果，而且可以根据自己的需要进行格式调整。
Office组件
Word 2010
功能描述
文档创建完成后可以通过打印的方式将其输出，Word2010的后台视图功能可以快速预览打印效果，若设置了文档背景颜色，在预览效果中，查看不到其背景颜色，通过如下设置可预览文档的背景颜色。
例如：在打印预览效果中查看此文档颜色。
操作方法
1. 单击【文件】-【打印】-【页面设置】。
2. 在打开“页面设置”对话框中，选择“纸张”选项卡，单击“打印选项”。
3. 在打开的“Word选项”对话框中，单击“显示”，勾选“打印背景色和图像”，再
依次单击【确定】，关闭所有对话框。此时即可预览该文档的背景颜色
技巧十一：自定义功能区
应用场景
小兰总是抱怨Word中的功能太多了，每次她都要花费大量时间找到她需要使用的功能。在好友的建议之下，她将自己经常使用的命令，添加到自定义功能区内。当她需要使用时，只要点击自定义功能区，就能马上找到自己需要的新功能。
Office组件
Word 2010
功能描述
当经常使用Word编辑文档，有些常用的命令在不同的选项卡下，默认设置使用起来不顺手。利用“自定义设置”功能，设置来满足用户个性化需求的功能选项卡。
例如：Tom常常使用“表格”和“插入脚注”这两个命令，但两个命令分别在不同的选项卡下，需要将这两个命令整合在一个选项卡下。
操作方法
1. 单击【文件】-【选项】。
2. 在“Word选项”对话框中，单击【自定义功能区】-【新建选项卡】。此时会新建
一个选项卡。
3. 为了与其他功能区进行区分，单击【重命名】，修改名称为“我的选项卡”，单击【确
定】。
4. 添加常用命令“表格”和“插入脚注”。单击“新建组”-【表格】-【添加】。
5. 单击【插入脚注】-【添加】-【确定】。
6. 以后打开Word，单击【我的选项卡】，就能使用我们添加的常用命令了。
技巧十二：自定义状态栏
应用场景
“阿呆，你在数什么呢？”
“数字数啊，年终总结要1000字，我看看够没够。” “笨蛋，看看状态栏，上面不是有字数吗？” “什么是状态栏啊？”
Office组件
Word 2010
功能描述
自定义状态栏让您及时预览到当前编辑的文本状态并对此做出相应的操作。 例如：需要查看正在编辑文档的字数。
操作步骤:
1. 如下图操作所示，单击鼠标右键,打开“自定义状态栏”选项。
2. 单击【字数统计】，状态栏即显示文字数量。
技巧十三：比较与合并文档
应用场景
刚从大学毕业的小白每天都在咒骂自己的工作，小白毕业后去了一家报社当编辑，但胸怀大志的他每天面对的只是枯燥的文字校对工作，工作热情接二连三的被打击。好朋友小毛见此情况，约小白出去喝酒谈心之际告诉小白一个Word 2010的使用技巧，可以直观的比较
原文和修改后的文章，还能把修改后的文章与原文进行合并，这样可以大大提高校对的工作效率。傻干不如巧干，枯燥的事情也能变得有趣。
Office组件
Word 2010
功能描述
比较文档命令将使用当前的修订设置的两个文档之间差异的所有标记。使用比较和合并功能来比较任意两篇文档时，Microsoft Word 以修订的形式显示其差别。
操作方法
例如：Mark发现Lisa的文档“静夜思1”中有几个错误，修改后保存为“静夜思2”，将其发送给Lisa，Lisa需要查看修改痕迹，并整理出最终版文档。
1. 单击【审阅】-【比较】-【比较】。
2. 打开的“比较文档”对话框，在“原文档”处打开“静夜思1”，在“修订文档”
处打开“静夜思2”，再单击【确定】。即两篇文档进行比较，显示被修改的痕迹
3. 单击【审阅】-【比较】-【合并】。Word生成一个结合这两个文档的综合文档。
4. 下图为修订后的文档。
5. 在查看完修改的内容后，单击【接受】-【接受对文档的所有修订】即可接受对文
档的修改。
技巧十四：文档部件
应用场景
瀚子是一个喜欢耍小聪明的文职人员，他发现平常处理的文件中很多部分是可以重复使用的，总是复制粘贴，太浪费时间，有功夫还不如去约会MM呢。Word 2010的文档部件功能让他眼前一亮，将重复的信息制作成文档部件，需要用的时候只需简简单单的插入就可以。
Office组件
Word 2010
功能描述
“文档部件”功能，可用于通过常用的或预定义的内容（如免责声明文本、重要引述、提要栏、封面以及其他类型的内容）构建文档可以避免花费不必要的时间在各文档间重新创建或复制粘贴这些内容有助于确保在组织内创建的所有文档的一致性。
操作方法
例如：将下图图片做成文档部件，放入文档库中，便于重复使用。
1. 在文档中选中图片，单击【插入】-【文档部件】-【自动图文集】-【将所选内容保
存到自动图文集库】。
2. 此时打开“新建构建基块”对话框，将名称命名为“我的图片”并单击【确定】。此图片即成为文档部件，并被保存在库中。
3. 单击【插入】-【文档部件】-【自动图文集】，即可见此图片。
4. 此时单击鼠标右键，即可选择图片的插入位置。
技巧十五：Word Web Apps
应用场景
小胖在一次聚会的时候听朋友们说，每天下班浪费在路上的时间很多，这样的时间如果用来处理一些没做完的工作，就可以避免周末加班了。小胖乐呵呵的告诉大家：“Word Web Apps就是你们想要的，只需将文档发到网页上，就可以通过浏览器进行在线访问、查看和编辑。Windows Mobile系统的智能手机也可以哦。”说罢掏出自己的手机开始炫耀。
Office组件
Word 2010
功能描述
将文档发到网页上，然后通过计算机或者采用Windows Mobile系统的智能手机在线进行访问、查看和编辑等操作，从而在各种不同设备上随时享受超一流的文档编辑体验。
操作方法
1. 单击【文件】-【保存并发送】-【保存到Web】-【登录】。
2. 在打开的“连接到docs.live.net”对话框下中，输入Windows Live ID和密码，单击
【确定】。
3. 登录后单击【另存为】，文档将默认存储至SkyDrive中。
4. 输入名称，再单击【保存】即可。
5. 此时，打开浏览器，登录到Windows Live，在登录栏中输入ID号并点击【登录】。
6. 在打开的Windows Live主页中，单击【SkyDrive】-【文档】。
7. 单击【我的文件夹】，即打开保存在Web中文档的存放位置。
8. 打开此文档，单击【在浏览器中编辑】，这样能直接在网页编辑文档了。打开此文
档，单击“在浏览器中编辑”，这样能直接在网页编辑文档了。
技巧十六：自动保存和恢复
应用场景：
老郭是个自由职业者—作家，常用电脑来写文章，有时候灵感来了挡都挡不住，顷刻间，就能写下数千字。但是老郭所住的小区，由于部分线路已老化，经常有跳闸的现象，这闸一跳，老郭可是苦不堪言，灵感没了不说，这数千字的文章片刻间也没了，这个揪心啊！老郭刚毕业的女儿了解此情况后，建议老郭用Word 2010撰写文稿，Word 2010有自动保存的功能，不但能设定自动保存的间隔时间，而且还能管理多个历史版本，从此老郭就再也不怕跳闸了。
Office组件
Word 2010
功能描述
增强了自动保存与恢复功能，可以自动保存多个历史版本，安全性更高
操作步骤：
1. 单击【文件】-【信息】-【管理版本】-【恢复未保存文档】，此时Word会打开记
录的所有自动恢复的文档，选择需要恢复的文档，单击【打开】即可。
Word之所以可以自动恢复文档，是因为设置了文档的自动保存时间间隔，可修改此设置，例如，缩短自动保存时间间隔，这样出现意外恢复时，能恢复更多内容。
1. 设置方法为：单击【文件】-【选项】。
2. 在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，即可设置自动恢复时间间隔和自
动恢复文件的位置。再单击“确定”以保存更改。
技巧十七：阅读版式视图
应用场景
“小戈，又迷上什么小说了？”小毅边问边走向正在盯着电脑屏幕看小说的小戈，“《步步惊心》，现在可火了，就是拍成电视剧的那部巨作。”小戈看书的速度快，不断地敲着键盘上的“向下键”一行一行翻着看，小毅看着小戈的屏幕一行一行的翻着，眼睛都快花了，忙说：“你这么看书，眼睛不花了才怪，难怪老说头疼，你这么看，伤眼睛更伤神啊! 再说你这么看多麻烦！”“哎！没办法啊，要不怎么看呐？”小戈无奈的说。“你用阅读版式视图呀，就像看书一样，双页排版，轻轻单击一下翻页键，就跟翻书一样”，说着便演示给小戈看。
Office组件
Word 2010
功能描述
文档能够以多样化的阅读模式呈现
操作方法
1. 单击【视图】-【阅读版式视图】，文档进入阅读模式。
2. 单击窗口右下角的图标
也能快速地切换到阅读版式视图。
3. 根据需求不同，可将阅读版式视图转换为单页或双页模式。单击【视图选项】，在
下拉列表中选择“显示一页”，文档即以单页模式呈现。
4. 单击“屏幕翻译提示”
词翻译。
按钮还能在鼠标指针指向文档中的词汇时，实现鼠标取
5. 单击【关闭】，即可要退出阅读版式视图。
技巧十八：导航窗格
应用场景
“小李，走，吃中饭去，还在忙什么呢？！”同事小王边说边走到小李身后，“我想把这个小故事放在《新员工入职培训方案》中的“团队合作”那节后面，但是我忘记“团队合作”在哪了，正在找呢。”小李正滚动着鼠标的滑轮，在那四十几页的《新员工入职培训方案》中寻找着，“亲，你这么找多费劲啊，你可以用导航窗格，它能迅速定位目标位置”。说着小王简单的点击几下鼠标便找到了。
Office组件
Word 2010
功能描述
快速、便捷、清晰、直观地定位目标位置
操作方法
1. 单击【视图】，勾选“导航窗格”。在文档左侧会出现导航窗口。例如，此时显示的
是“文档标题导航”。
2. 单击
按钮，即将文档导航方式切换为“文档页面导航”，以缩略图形式显示文
档页面。
3. 单击“浏览您当前搜索结果”
按钮，导航方式切换为“关键字导航”，然后在
搜索框中输入关键字，“导航”窗格上会列出所有包含关键字的导航链接，单击这
些导航链接，可快速定位到文档的相关位置。
4. 需要查找图形、表格、公式和批注等特定对象时，如下图所示操作，导航窗格中会
列出搜索结果的导航链接。
技巧十九：文字特效
应用场景
情人节前夕，阳阳在公司加班，根本抽不出身为女朋友去挑礼物，这可是交往后的第一个情人节，阳阳正在为礼物发愁该，忽然灵光一闪，打开Word 2010……
情人节那天，女朋友琳琳打开阳阳的礼物，里面是个信封，“信？支票？现金？到底是什么呢？”琳琳边想边打开信封，里面是一叠漂亮的、精美的“琳琳专用礼券”，仔细一看，有“帮琳琳修一次指甲”、“帮琳琳买一次夜宵”??“一共52张，是一个年份、每个礼拜
一张哦~。”琳琳满脸幸福地看着阳阳。
Office组件
Word 2010
功能描述
轻松实现个性化需求，非专业人士也能制作美观专业的文档
操作方法
1. 选择目标文字
2. 单击【插入】-【艺术字】-【艺术样式13】
3. 此时在打开的对话框中单击【确定】】即完成。
技巧二十：书法字帖
应用场景
小王的老丈人七十大寿就要到了，送什么呢?心意如何体现呢？小王正在发愁，忽然灵机一动，他曾记起来老丈人特别爱好书法，虽然自己以前也练过几年书法，但是太久没练了。于是小王临时抱佛脚，打开Word，制作了一套书法字帖，开始练字。
老丈人大寿当天收到小王的字幅，极其喜爱，当着满堂的宾客，大大称赞了小王一番，小王在亲戚前面可有面子了。
Office组件
Word 2010
功能描述
自制书法字帖，满足个性化需求
操作方法
1. 单击【文件】→【新建】，在可用模板区域选中【书法字帖】选项，并单击【创建】按
钮。
2. 在“字体”区域的“书法字体”列表中选中需要的字体（如“汉仪赵楷繁”），并在“可
用字符”列表中拖动鼠标，选中需要作为字帖的汉字。单击【添加】完成。
制作完成的书法字帖如图所示：
3. 在字帖中还能更改文字框样式，单击【书法】-【网格样式】，即可选择各种网格。
4. 单击【书法】-【选项】，在“效果”下的“空心字”选项前单击即可将空心字转换为实
心字体。
效果如下图所示。