第八节 会计档案管理规定

企业的会计档案包括： 会计凭证、 会计帐簿、 会计报告、 审计报告、 财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件， 如合同、 章程、董事会会议等各种会计资料。

1. 会计档案的装订： 会计凭证应按月、 编号顺序， 每月装订成册， 标明月份、季度、 年， 起止号数， 单据张数， 由会计及有关人员盖章后， 由公司经理指定专人归档保存； 会计报表应分月、 季、 年报， 按时归档， 有公司经理指定专人保管， 并分类填制目录。

2. 会计档案的保存： 凡是本公司的会计凭证、 会计帐簿、 会计报表、 会计文件和其他有保存价值的资料， 均应归档； 财务部应有专人负责保存会计档案， 定期将财务部归档的会计资料按类别、 按顺序立卷登记； 会计档案的保管期分为永久保存和定期保存两类。

3. 会计档案的借用： 凡查阅、 复制、 摘录会计档案， 须经会计和公司经理批准并备案登记； 财务人员因工作需要查阅会计档案时， 必须按规定顺序， 及时归还原处， 若要查阅入库档案， 必须办理有关借用手续； 其他单位或人员若因公需要查阅会计档案时， 必须经本公司会计、 公司经理和总部财务批准， 由档案管理人员接待查阅， 并由档案管理人员详细登记查阅会计档案的人的工作单位、 查阅日期、 会计档案名称及查阅理由； 会计档案一般不得带出室外， 若有特殊情况需携带外出， 必须经公司经理和总部财务批准， 并限期归还。

4. 会计档案的销毁： 根据会计档案保存期限， 有会计档案管理人员提出销毁意见， 经本公司经理审查批准后， 报总部财务经理批准后执行； 有会计档案管理人员编制会计档案销毁清册， 销毁时应由本公司财务人员和总部财务人员共同参加， 并在销毁单

上签名或盖章。 会计档案的移交： 由于会计人员的变动或会计机构的改变等， 会计档案需要移交时， 必须办理移交手续， 并由监交人、 移交人、 接收人签字或盖章。 附表：会计档案的保管期限 档案名称 一、 会计凭证类

1． 原始凭证、 记帐凭证 2． 银行存款余额调节表 二、 会计帐簿类

1． 日记帐 其中现金和银行存款日记帐

2． 明细帐、 总帐、 辅助帐 保管期限 15 年 3 年 15 年 25 年 15 年 三、 会计报表类 1． 主要财务指标快报 2． 月、 季度会计报表 3． 年度会计报表 四、 其他类

1． 会计档案保管清册及销毁清册 2． 财务成本计划

3． 主要财务会计文件、 合同、 协议 3 年 15 年 永久 25 年 3 年 永久 第五章

财务人员岗位职责 第一节 出纳岗位职责

一、 保管公司财务印鉴和各项财务资料。

二、 收款 严格按公司的收入管理规定办理收款业务， 收款时用验钞器审验人民币真伪， 认真清点， 不得发生少收、 多收款现象， 否则责任自负； 收客户款应在收据上注明“定金、 一期款、 二期款、 尾款” 等字样并注明设计师、 交款人姓名、合同编号等， 在收据上加盖“现金收讫” 章； 收支票应注明支票号， 同时将有关资料输入计算机， 做到及时准确无误。

三、 付款 严格按公司的成本费用支出管理规定和借款、 报销管理规定办理付款业务， 工程拨款应由工程经理、 会计、 公司经理联合签字方可支付， 不得发生少付、 多付款现象。 四、 制单与记账

1. 根据审核后的原始凭证和会计科目的使用要求采取收、 付、 转的方式制单， 做到字迹清楚， 数字准确， 摘要言简意赅， 当日凭证当日制单， 积 压单不得超过 2 个工作日；

2. 负责现金帐和银行帐的记账工作， 当天的业务必须当天入帐， 做到日清月结； 3. 每日核对库存现金与现金帐余额是否相符， 及时核对银行存款余额， 月末编制《银行存款余额调节表》；

4. 月末与会计核对本月发生额及累计余额， 做到帐证、 帐实、 帐帐相符。 五、 工资管理

1. 根据工资管理规定按时核算员工的工资， 编制工资表， 交给会计审核； 2. 根据会计和公司经理审核后的工资表， 进行工资发放。

六、 报表管理 根据报表管理规定每日向公司总负责人上报《现金/银行存款日报表》， 每月上报《工程收入月报表》 和《管理人员工资表》。 第二节 会计岗位职责

一、 保管公司财务印鉴和各项财务资料； 二、 记帐和报表

1. 根据帐簿设置管理规定设置帐簿；

2. 根据会计核算政策和会计科目使用管理规定及时进行帐务处理， 登记总帐、 多栏帐和二级、 三级明细帐， 做到帐证、 帐帐、 帐表相符；

3. 根据报表管理规定每月按时编制并上报各种财务报表， 如《设计师工资及提成明细表》、《管理费用明细表》、《在施工程结算表》、《完工工程结算表》、《收入与费用比例表》、《资产负债表》、《损益表》；

4. 根据财务软件管理规定进行电算化帐务处理；

三、 工资管理 根据工资管理规定准确核算有关员工的效益工资及提成明细， 并上报公司经理审核。 四、 审核

1. 审核原始凭证。员工报销或借款的内容是否完整， 数字计算是否准确，大小写是否一致， 签章是否齐全， 发票是否合法等；

2. 审核记帐凭证。 记帐凭证的编制是否以原始凭证为依据， 会计科目的使用是否合理， 金额是否准确， 借贷方是否平衡等；

3. 审核收据、发票和支票。收据和发票的开具是否以收到货币资金为准，是否有未交回的收据和发票， 支票的开具是否正确， 是否及时入帐，登记簿的记录是否齐全等； 4. 审核日报和现金、 银行存款日记帐。 日报的编制是否正确， 与现金帐和库存现金余额是否一致， 现金帐和银行帐的发生额和余额是否正确等。

五、 资产管理 根据资产管理规定对公司的资产进行登记、 入帐、 保管、 检查等管理工作，做到帐帐、 帐实相符。