三、会议安排

召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成

为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别介绍。

（一） 内部会议安排 ? 总经理主持的会议

N

Y

注意事项：

?会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；

?综合考虑各种因素（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间； ?下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认；

?会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变； ?对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给GM；

? 总经理参加的会议

Y

时间冲突

Y N N 注意：把握前往会议地点出发时间的安排。

（二）外部会面安排

? 总经理主持的外部会面

接受会面请求

因，以

免对方误解 注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及GM商讨决定， 同时提供背景材料以供GM做出判断

NO 婉拒或该请他人 注意：讲明原

Y

与对方确认时间、 地点、人员、议程， 并落实我方人员、地点

拟定meeting agenda, ppt 修改 （中英文标准版、及业务回顾）

发会议通知， 并落实参会人员

会前准备工作

会中服务

会中达成共识的 跟踪反馈

结束

注意事项：

? 综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室； ? 注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；

? 会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认； ? 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；

? 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接

送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；

? 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；

? 如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观

陪同人；

? 会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经

理沟通洽谈事宜；

? 在会前拟制meeting agenda（见模版）

? 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，

注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文； --初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍；

--再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。

? 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；

? 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客

人谦和有礼的态度；

? 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并

关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；

? 会面结束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等

仪器设备；

? 总经理参加的外部会面

总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点：

N

Y