公司物料与采购管理系统
(一) 材料分类编号 1.原料、物料的划分 2.常备料与非常备料划分 3.编号原则设定 (二) 存量控制 1.管理基准设定 2.用料差异管理 (三) 请(采)购作业 1. 请购方式设定 2. 请购部门设定 3. 请购手续及权限 4. 请购进度控制
5. 供应厂商的选择与资料建立 6. 采购方式设定
7. 询价、议价及订购作业 8. 采购进度控制 9. 采购核决权限 10. 进口事务作业 11. 厂商交货异常处理 (四) 验收作业 1. 收料作业规定 2. 超短交料处理 3. 检验规范设定 4. 检验结果处理 5. 材料退货处理 (五) 仓储作业 1. 仓位规划
2. 料位及料品标示 3. 帐务处理
4. 盘点周期方式及异常处理 5. 仓库安全管理措施 (六) 领料、发料作业 1. 材料领用规定 2. 以旧换新规定 3. 材料退库作业 4. 外协加工料交运管理 (七) 成品仓储管理 1. 仓位规划 2. 缴库核点 3. 出货控制 4. 退货处理
5. 滞成品管理
(八) 滞料、废料管理 1. 滞料、废料定义 2. 滞料、废料的处理
标准采购作业程序
采购作业内容是从收到\请购案件\开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅\厂商资料\、\采购记录\及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如： □ 采购作业程序及要点
标准采购作业细则
□ 请 购
第一条 请购部门的划分 各项材料的请购部门如下： (一)常备材料：生产管理部门 (二)预备材料：物料管理部门 (三)非常备材料：
1.订货生产用料：生产管理部门
2.其他用料：使用部门或物料管理部门 第二条 请购单的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，\请购单(内购)(外购)\附\请购案件寄送清单\送采购部门。
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
(三)紧急请购时，由请购部门于\请购单\说明栏\注明原因，并加盖\紧急采购\章，以急件卷宗递送。
(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于\请购单\上注明\试车检验\及\预定试车期限\。
(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制\请购单\提出请购。
第三条 免开请购单部分
(一)下列总务性物品免开请购单，并可以\总务用品申请单\委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：
1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。 2. 招待用品：饮料、香烟等。
3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。 4. 打字、刻印、报表等。
(二)零星采购及小额零星采购材料项目。 第四条 请购核决权限
(壹) 内购： 1. 原物料：
(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。 (2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。 (3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。 2.财产支出：
(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。 (2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。 (3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。 3. 总务性用品：
(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。 (2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。 (3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以\财产支出\核决权限呈核。 (二)外购：
1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。 2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。 第五条 请购案件的撤销
(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于\请购单(内购)\或\请购单(外购)\第一、二联加盖红色\撤销\的戳记及注明撤销原因。
(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
1.采购部门于原请购单加盖\撤销\章后，送回原请购部门。
2.原\请购单\已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。 □ 采 购
第一节 一般规定
第六条 采购部门的划分
(一)内购：由国内采购部门负责办理。
(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。 (三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。 第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
第二节 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获\请购单(内购)\后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于\请购单\上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单\询价记录栏\中注明，经主管签认后呈核。
(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 (六)\试车检验\的采购条件，采购经办人员应于\请购单\注明与厂商议定的付款条件呈核。
第十条 呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后，于\请购单\详填询价或议价结果及拟订\订购厂商\交货期限\与\报价有效期限\经主管审核，并依请购核决权限呈核。 (二)采购核决权限： 第十一条 订购
(一)采购经办人员接到经核决的\请购单\后应以\订购单\向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于\送货单\上注明\请购单编号\及\包装方式\。
(二)若属分批交货者，采购经办人员应于\请购单\上加盖\分批交货\章以资识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于\请购单\加盖\暂借款采购\章，以资识别。
第十二条 进度控制及事务联系
(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以\采购进度控制表\控制采购作业进度。
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制\进度异常反应单\并注明\异常原因\及\预定完成日期\，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。 第十三条 整理付款
(一)物料管理部门应按照已办妥收料的\请购单\连同\材料检验报告表\其免填\材料检验报告表\部分，应于收料单加盖\免填材料检验报告表\章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，\请购单(内购)\的会计联须于第一批收料后送会计部门。
(二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 (四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)