最新GBT29490：2013知识产权管理体系一整套程序文件

IPMS-0201-2016知识产权文件控制程序

IPMS-0202-2016知识产权外来文件与记录控制程序

IPMS-0203-2016法律法规程序

IPMS-0204-2016知识产权信息资源控制程序

IPMS-0205-2016知识产权管理评审控制程序

IPMS-0206-2016知识产权人力资源控制程序

IPMS-0207-2016知识产权基础设施控制程序

IPMS-0208-2016知识产权财务资源控制程序

IPMS-0210-2016知识产权获取控制程序

IPMS-0211-2016知识产权维护控制程序

IPMS-0212-2016知识产权运用控制程序

IPMS-0213-2016知识产权风险管理控制程序

IPMS-0214-2016知识产权争议处理控制程序

IPMS-0215-2016知识产权合同管理控制程序

IPMS-0216-2016知识产权保密控制程序

IPMS-0217-2016研发知识产权控制程序

IPMS-0218-2016采购知识产权控制程序

IPMS-0219-2016生产知识产权控制程序

IPMS-0220-2016销售知识产权控制程序

IPMS-0221-2016知识产权内部审核控制程序

IPMS-0222-2016数据分析与改进程序

知识产权管理程序文件

知识产权文件控制程序

文件编号： 编 制： 审 核： 批 准： 受控状态： 文件发放号：

2016年02月20日发布 2016年03月01日实施

************** 发布

1、目的

本程序规定了知识产权管理体系文件（除记录文件外）的编制、修改、审批、发放等流程及要求，以保证体系文件的规范性、适用性和一致性，以确保对管理体系的各个场所得到并使用文件的有效版本。 2、范围

本程序适用于**公司知识产权管理体系文件（除记录文件外）的控制。 3、职责

3.1集团办公室是集团公司知识产权管理体系文件的主控部门。

——负责组织知识产权手册、程序文件和三级文件的打印装订、发布、发放、更改、标识、撤回和归档；

——负责对上述文件的符合性和有效性进行评审和处置； ——负责管理体系文件各版本的归档和保管；

——负责监督检查各相关部门按要求制定的用于识别文件现行修订状态的控制清单。 3.2知识产权办公室负责组织集团公司知识产权管理体系文件的编制、修订和换版。 3.3总经理负责集团公司知识产权手册的批准发布。 3.4管理者代表负责程序文件和三级文件的批准发布。 3.5各部门负责人负责相关程序文件和三级文件的审核。

3.6集团公司体系覆盖的有关职能部门和下属单位，配备文件管理员负责本部门文件的申领、发放和管理。

3.6.1下属单位文件管理员对集团办发放的文件按照分发范围填写《文件发放/回收记录》，并保存，同时将签收记录交集团办归档。

3.6.2由本部门的负责人或主管人员负责对本部门执行的管理体系文件实施控制，将失效或作废的管理体系文件撤回或标识，确保本部门和各岗位人员使用所需文件的有效版本；

3.6.3制定符合集团公司要求并经本部门负责人审批，用于识别本部门使用的文件和资料的现行修订状态的控制清单。 4、 工作程序

4.1文件的编制、评审、批准和发布

4.1.1 知识产权手册的编制、评审、批准和发布

知识产权手册由知识产权办公室负责组织有关部门人员按照相关标准进行编制,经过管理者代表组织评审,由总经理批准后发布。

4.1.2 程序文件和三级文件的编制、评审、批准和发布

程序文件和三级文件由知识产权办公室负责组织有关部门人员按照相关标准进行编制,经各主管部门负责人审核, 由管理者代表批准签字后发布。

4.2文件的发放

4.2.1 知识产权手册的发放

a) 受控的知识产权手册由管理者代表确定发放范围，集团办填写《发文审批单》，报管理者代表审核，总裁批准。集团办加盖“受控” 文件印章，组织发放，并负责在《文件发放/回收记录》上进行登记。

b) 向顾客提供的管理手册不加盖“受控”印章，经部门负责人签批后，报管理者代表批准，由领用人员在集团办办理相关手续，在《非受控文件发放记录》上进行登记。

c) 当知识产权手册中部分章节内容更改后，经审批重新发放被修改的章节时，由集团办按照原发放范围组织更换，并填写《文件发放/回收记录》，对向顾客提供的管理手册不追踪更换。 4.2.2 程序文件和三级文件的发放

a) 程序文件和三级文件由知识产权办确定发放范围，报管理者代表批准后，集团办组织发放，并在《文件发放/回收记录》上进行登记。

b) 当程序文件或三级文件中部分内容更改后，经审批重新发放被修订的部分时，由集团办按照原发放范围组织更换，并填写《文件发放/回收记录》。 4.2.5 文件发放要求

a) 所有文件发放前，文件发放管理部门应进行确认：文件是否进行了有效的批准；标题、文件号、版本号、页数是否完整，如有不完整应退回编写人修正；是否是受控文件。

b) 各类文件发放前，应将文件连同《发文审批单》提交文件发放主管部门，主管部门将收到的文件原稿作好编目登记，填写《文件归档编目清单》。

c) 文件发放主管部门根据《发文审批单》复制相应的份数，由集团办加盖“受控”印章后发放，分发时文件领用人在《文件发放/回收记录表》上签收。

d) 受控文件原稿由知识产权办指定存放部门和位置。

e) 当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写《文件领用申请表》，经部门负责人及管理者代表批准后，到文件发放主管部门办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控” 文件印章的受控文件复印件，一经发现由文件发放主管部门收回，并追究其责任。

f)文件持有人将文件丢失后，应填写《文件领用申请表》申请补发。文件发放主管部门审核后予以补发时应给予新的分发号，并在《文件发放/回收记录》上注明丢失文件的分发号作废，必要时通知各部门防止误用。 4.3 文件的管理

4.3.1 所有发布的管理体系文件均应清晰、整洁、完好，不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借。公司编制的原版文件一律不予外借。

4.3.2 接收管理体系文件时均应签收。

4.3.3 接收的管理体系文件均应由各部门/单位文管员编制文件目录清单，妥善保管。

4.3.4 管理体系文件应有序存放以便于存取和查阅，保管环境应能够防止文件的受潮、损坏、变质或丢失。资料室、档案室的管理应符合公司《档案管理制度》的有关要求。

4.3.5 查阅、借阅部门保管的管理体系文件时，应经文件所在部门负责人批准，填写《文件借阅登记表》，办理相应的手续。所有借阅的文件均应及时归还。

4.3.6 管理体系文件中有保密要求的文件,应按照公司《保密管理制度》和有关资料档案的保密规定要求进行管理。

4.3.7 为确保文件的有效性，文件主管部门要在每次内审前，全面检查更改后的管理体系文件。在发放的同时，各职能部门及使用人员应撤出与新版的管理体系文件相对应的失效或作废版本，以防误用。各职能部门的负责人或主管人员负责组织对作废版本文件加盖“作废”专用章。作废文件原版3年内不作销毁。

4.3.8对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的文件到文件主管部门换取新文件。以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同，在发放新文件的同时，应将旧文件销毁，填写《文件销毁清单》领导审批后予以销毁。

4.3.9 为法律或积累知识的目的而保留的任何已作废的文件,由保管部门的负责人或主管人员负责组织加盖“已作废供参考”专用章。

4.3.10 任何部门和人员,未经主管部门和主管领导的批准同意,不得擅自将公司的各种形式的管理体系文件提供给外单位人员。

4.3.11 当公司与外部签订含有知识产权保护的合同或协议时，对外部提供的文件和资料等,应按该合同或协议规定执行。

4.3.12各类文件分别由文件主管部门按照集团公司《档案管理制度》进行归档。 4.4 文件的更改

4.4.1 当公司的组织机构进行调整时；引用的国家、地方和行业颁布的法规、标准、规范及规定发生变化时；公司的经营、生产和管理工作需要时；经内（外）部管理体系审核和管理评审，发现管理体系文件已不适宜时，需要对管理体系文件进行更改。

4.4.2 管理体系文件的更改工作由各类文件主管部门归口管理,并填写《文件更改通知单》,说明更改原因，由原负责编制的部门组织更改,且需经原审批部门及批准人审批。若指定其它部门对管理体系文件进行更改、审批时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。

4.4.3 更改后的文件连同《文件更改通知单》交文件主管部门。文件主管部门按《发文审批单》范围，发放修改后的文件及《文件更改通知单》，同时收回作废的文件。

4.4.4 文件经多次更改或文件需要进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。 4.4.5更改后的管理体系文件均应按照本程序的规定重新审批后发布和发放。

4.4.6各执行部门未经主管部门的批准，严禁擅自对管理体系文件进行任何更改。

4.4.7各相关部门应制定符合公司要求并经本部门负责人审批的《有效文件清单》，以防止使用失效或作废的文件。 5、记录及附录

发文审批单 IPMS/0201-01 文件阅办单 IPMS/0201-02 文件归档编目清单 IPMS/0201-03 非受控文件发放记录 IPMS/0201-04 文件发放/回收记录 IPMS/0201-05 文件领用申请表 IPMS/0201-06 文件借阅登记表 IPMS/0201-07 文件更改通知单 IPMS/0201-08 有效文件清单 IPMS/0201-09 文件销毁清单 IPMS/0201-10

知识产权管理程序文件

知识产权数据分析与改进控制程序

文件编号： 编 制： 知识产权办公室 审 核： 批 准： 受控状态： 文件发放号：

2016年2月20日 发布 2016年3月01日实施

****有限公司 发布

1、 目的

规范数据（信息）的收集、分析和应用，为知识产权管理体系的适宜性、有效性判定，为寻求改进的机会提供依据，以促进管理体系的持续改进。 2、 适用范围

适用于与公司知识产权管理过程、体系有关数据的分析和应用及持续改进活动的控制。 3、 职责

3.1 知识产权办负责集团知识产权相关信息的收集、分析和汇总； 3.2 销售部、外贸处、采购部负责市场信息、采购信息的收集和分析；

3.3 分管副总裁负责对提报的各类汇总信息进行分析，并对改进计划和改进效果进行审核； 3.4 各部门负责职能相关的数据收集、分析或传递、交流，以及负责本部门统计技术的具体选择与应用，落实改进计划。 4、 工作程序

4.1 数据（信息）收集 4.1.1 公司收集下列信息：

a）公司产品、项目所属领域和竞争对手的知识产权信息，包括各对手关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等。

b）市场知识产权信息，包括产品可能涉及他人知识产权的状况、公司知识产权被侵权状况、境外知识产权法律、政策及其执行情况、行业相关诉讼等。

c）采购知识产权信息，包括供方知识产权状况以及供方常规信息、进货渠道、进价策略等。 d）知识产权管理体系运行信息 4.1.2数据（信息）收集渠道

a) 市场信息、采购信息等常规知识产权信息可以通过互联网搜素引擎、电话邮件交流、订阅杂志等渠道获得。

b) 知识产权专业信息可以通过“中华人民共和国国家知识产权局官网”、“中国专利信息中心网”、“中华人民共和国工商行政管理总局商标局官网”、“中国商标网”和“专利之星”等渠道获得。

c) 知识产权管理体系运行信息可以通过管理评审各类输入资料获得。 b) 对信息进行分类筛选和分析加工，并加以有效利用； 4.2 数据分析

4.2.1 知识产权办每月对知识产权相关信息进行收集汇总，编制信息报告或数据报表。

4.2.2 销售部、外贸处负责对市场知识产权情况进行监控，并且每季度对前一阶段的监控情况进行总结并填写《市场知识产权信息报告》，报主管副总裁、管理者代表、知识产权办及有关部门。 4.2.3 采购部对集团公司的采购知识产权情况进行监控，并在每年12月，依据质量、交货准时性、价格、服务态度、知识产权状况等对供应商做一次全面的评价，并将《供应商评价报告》，报管理者代表、知识产权办等部门。

4.2.4 知识产权办作为信息控制中心，应组织有关部门对收集到的数据进行及时的分析和处理，形

成《知识产权分析报告》以便了解体系运行的有效性，知识产权绩效状况和趋势，知识产权保护程度，市场和供应商的知识产权风险等。 4.3 持续改进

4.3.1通过数据分析、管理评审等过程活动，可以持续改进集团公司知识产权管理体系的有效性、充分性、运作效率不断提高，改进知识产权管理的总体绩效，进而不断提高相关方满意度，增强市场竞争能力。

4.3.2知识产权办根据汇总的各类数据进行统计和分析对比，找出影响因素，评价在何处可以持续改进管理体系的有效性，制定改进项目计划。

4.3.3各部门根据数据分析结果，针对其中的问题，采取响应的纠正和预防措施，实施单位/部门负责人负责监督检查实施结果，报集团公司知识产权办备案和验证。 5、 记录及附录

数据分析和持续改进活动所产生的有关记录，均执行《知识产权外来文件与记录控制程序》。

知识产权管理程序文件

知识产权外来文件与记录控制程序

文件编号： 编 制： 审 核： 批 准： 受控状态： 文件发放号：

2016年02月20日 发布 2016年03月01日实施

*********** 发布

1、目的

为做好本公司经营过程中与知识产权相关的外来文件的接收、审核、发放等管理工作，保证外来文件在受控状态下使用；为了对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置等进行有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，也作为管理过程的追溯和改进的依据，特制定本程序。 2、范围

本程序适用于集团公司知识产权体系相关外来文件和记录的管理。 3、职责

3.1知识产权办公室是集团公司知识产权体系外来文件和运行记录的主管部门，负责监督、审查外

来文件、记录控制的实施情况。

3.2集团办公室负责对外发文的统一管理及外来公文的接受、登记、审查、标识、分发和保管等。 3.3公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。 3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。 3.5各部门接受外来公文，转交集团办公室处理。 4、工作程序 4.1外来文件的控制

4.1.1知识产权办直接对行政决定、司法判决、律师函件等重要知识产权类外来文件进行直接管理，确保其来源与取得时间可识别，形成《知识产权外来文件清单》。

4.1.2每年各部门对文件进行整理归档，交档案室保存，保存期限按《档案管理制度》执行。 4.1.3法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规和其他要求管理程序》。 4.2记录的编制、评审、批准和发布

记录可以是固定表格的形式或其他形式，固定表格形式的记录可以作为所附属程序文件或三级文件的附件进行编制、审核和批准，也可以单独作为文件进行审核批准，但审批权限必须和相关程序或三级文件一致。 4.3记录的标识和填写

4.3.1记录的标识内容应包括记录的名称、格式、编号、填写日期、签署。

4.3.2记录的编号可按照《文件编写及编号规则》进行编制。各部门为临时工作需要而编制的记录可由各部门自行编号，报集团办备案。

4.3.3 其它媒体形式的记录（如 光盘、软盘、磁带、照片等），可采取贴标签的形式进行标识。 4.3.4 对有标准格式的记录的填写,应按照记录格式内容的要求填写，对无格式要求的记录的编写应根据实际情况进行编写。

4.3.5记录的填写内容应准确，字迹清晰，采用的书写工具应满足长期保存的要求。 4.3.6 记录有签署要求的应进行手签。 4.4 记录的收集和归档

4.4.1 各部门在知识产权管理活动中产生的记录，由该部门指定人员负责收集和整理。 4.4.2公司进行新、改、扩项目中产生的记录，由项目班子指定专人组织收集和整理。

4.4.3 来自供方和顾客的记录由接收部门负责收集和整理。

4.4.4 记录的归档要求详见《档案管理制度》及《记录清单及保存期规定》中的有关规定。对该两项规定中未列出的各部门自身管理活动中产生的其他记录，由各部门自行保管。 4.4.5新、改、扩建项目产生的记录由项目负责人指定专人进行归档处理。

4.4.6 记录的密级划分应按照《保密管理制度》执行。凡属于绝密级别的记录由项目负责人转交档案室负责。

4.4.7以录像带、照片、录音带、磁盘、光盘等其它媒体形式形成的记录的归档，参照《档案管理制度》的要求执行。

4.4.8记录归档时,交接双方应履行签字手续。 4.5 记录的查阅和借阅

4.5.1 合同要求时,在商定的期限内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。

4.5.2 对属于保密范围的记录，由管理者代表负责审批管理性的记录，技术资料的查阅由分管副总裁批准。绝密级的资料由总裁负责审批才可查阅复制。

4.5.3 各部门的记录应便于检索，公司外有关部门因工作需要要求查阅记录时，由记录提供部门填写《记录借阅登记表》，写明原因经主管领导审核签字，管理者代表批准后外借；公司内人员因工作需要查阅／复制相关记录时，到记录保存部门填写《记录借阅登记表》，记录管理人员详细记录借阅／复制内容、页号，经记录保存部门领导批准后允许借阅，记录借阅记录要留存备案。 4.5.4 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/个人。

4.5.5查阅归档记录时，应按照《档案管理制度》的要求办理查阅手续。 4.6 记录的保管

4.6.1记录的贮存和保管应确保贮存场所防火、防潮、防淋雨、防盗、防止损坏和变质。 4.6.2记录的保管部门应确保记录的贮存便于检索和查阅。

4.6.3记录的保管期限,按照《记录清单及保存期规定》执行。对该两项规定中未列出的各部门自行保管的记录,根据其使用价值及其重要性,由部门负责人确定其保管期限。 4.7 记录的发放、印刷管理

记录的印刷由记录的使用部门填写《记录印刷申请表》，写明印刷的记录名称、格式、编号、印刷数量等，使用部门负责人签字确认后，由安全生产处核对记录格式和编号，无误后联系印刷。记录的发放由使用部门进行验收，确认后进行签收。每月由安全生产处对记录印刷情况进行汇总，报管理者代表。 4.8 记录的处置

4.8.1各部门保管的记录由部门负责人组织每年进行一次整理，对已超过保管期限或无保留价值的记录进行销毁，对于需要长期保存的记录，应整理并填写清单转交档案室归档。

4.8.2各部门保管的记录的销毁，必须填写《记录销毁清单》，经知识产权办负责人审核，管理者代表批准后予以销毁。

4.8.3被批准销毁的记录做好记录。

5、记录及附录

记录借阅登记表 IPMS/0202-01 记录归档清单 IPMS/0202-02 记录销毁清单 IPMS/0202-03 记录清单 IPMS/0202-04 记录印刷申请表 IPMS/0202-05 知识产权外来文件清单 IPMS/0202-06

知识产权管理程序文件

法律、法规与其他要求管理程序

文件编号： 编 制： 审 核： 批 准： 受控状态： 文件发放号：

2016年2月20日发布 2016年3月01日实施

****** 发布

1、 目的

为了及时获取、识别、传达和更新适用于公司的法律、法规和标准、规范及其他要求,使其应用于公司知识产权管理，实现方针的承诺，保持知识产权管理体系的正常运行，特制定本程序。 2、 适用范围

适用于公司知识产权管理活动等方面法律、法规和标准、规范及其他要求的管理。 3、 职责

3.1 知识产权办负责获取、识别、更新和传达与知识产权管理活动有关的法律、法规和标准、规范及其他要求。

3.2 各部门、单位负责获取、识别、更新与各自工作有关的法律、法规和标准等，并及时传递到企业管理处。

3.3 知识产权办负责组织相关部门评审、确定、更新适用于公司的总的法律、法规清单，各部门、单位负责建立和更新各自分管职能的法律、法规和标准清单。

3.4 总经理负责对获取识别的法律法规及其他要求对集团公司体系运行的适用性进行审批。 4 工作程序

4.1 法律、法规和标准等的分类 4.1.1 法律法规的分类 a) 我国加入的国际公约；

b) 全国人民代表大会及其常务委员会制定颁布的法律； c) 国务院制定、颁布的行政法规；

d) 国务院所属各部、委、局制定、颁布的行政规章和办法；

e) 有立法权的地方人民代表大会及其常务委员会制定、颁布的行政法规；

f) 国家、行业、地方政府管理部门制定的有关职业健康安全、环保、能源方面的标准。 4.1.2 相关要求的分类

a) 国家、行业、地方政府部门、上级主管部门下发的有关文件； b) 顾客和其他相关方对公司提出的合理合法的各项要求。 4.2 获取的途径及频次

4.2.1知识产权办应通过电脑网络、媒体及上级政府机构，及时了解、获取相关的最新法律法规和标准、规范要求。还可通过行业、协会、出版机构、图书馆、书店、专业性报刊杂志、咨询机构、认证机构等渠道进行补充，以保持对法律、法规和标准、规范及其他要求变化的及时跟踪。 4.2.2集团办、采购部、销售部、外贸处、知识产权办等有关部门通过媒体、供方和合同方、政府部门的联系等途径及时获取相关的法律法规及其他要求，向知识产权办传递，由知识产权办进行汇