在会议无法正常进行下去的关键时刻，孙建峰沉着镇定，讲了一番非常得体的话，从而使会议圆满结束。 练习：现在给你5分钟时间，请你根据上述情景，模拟孙建峰局长的讲话。

第七讲 时间管理

请用一分钟思考下面的问题：如果您的余生只剩下三天,您会做哪三件事情? 人生就是人生，人生就是金钱；人生就是效率； 能够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值。

时间的特性

供给完全没有弹性：时间供给固定不变，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时。 容易消失，无法储存：时间不能积蓄储藏。“光阴一去不复返”。

没有替代品：任何一项活动都有赖于时间的堆砌。时间是任何活动所不可缺少的基本资源。时间是无法取代的。

永远是短缺的：企业可能存在劳动力或资金富余的状况，但时间不可能富余。

时间管理的重要性

德鲁克：“有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们的时间开始。他们也不是从做计划开始，而是从发觉他们的时间实际花在什么地方开始。然后，他们尝试管理他们的时间，减少用于非生产性需求方面的时间。一个人是不是有效的管理者，最大的区别在于他们是否珍惜时间，此外没有别的方法。”

时间管理的益处

有效控制时间、减轻工作压力，合理安排节奏、节约时间，降低成本、提高工作效率，改善工作的质量、平衡工作和生活，提高工作生活质量。

时间管理的发展

第一代时间管理：备忘录型。

优点：应变力强，顺其自然，压力较小。备忘录型管理便于追踪那些待办事项，便于时间安排。 缺点：忽略整体性的组织规划，比较随意，所以往往会漏掉一些重要的事情。 第二代时间管理：目标型，强调制定目标和计划。 优点：通过制定的目标和规划，工作效率比较高。 缺点：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。 第三代时间管理：效率型，强调事情的优先顺序和主次地位。

特色：讲求优先顺序的观念，即依据轻重缓急设定短、中、长期目标，订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

优点：强调以价值为导向的工作方式。能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，提高效率。 缺点：忽略了自然法则，缺乏远见。

第四代时间管理：均衡型。强调最重要的事情先做，注重生命因素的均衡发展；始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。

特色：讲求工作、健康、家庭、个人发展等多方面的平衡；突出改变思想而非改变行为；倡导将管理的中心转移到人的本身；追求个人成就。

在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。 请回忆你昨天一天的活动，并填入下表。

时间 计划的工作 实际的工作 未完成的工作 备注 41

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8:00- 8:30 8:30--9:00 9:00-9:30 9:30-10:00 10:00- 10:30 10:30-11:00 11:00-11:30 11:30-12:00 12:00-12:30 12:30-13:00 13:00-13:30 13:30-14:00 14:00-14:30 14:30-15:00 15:30-16:00 16:00-16:30 16:30-17:00 任经理一天的工作纪录：

8：30总经理打电话让他去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，期间总经理接听电话、有客人来访等，使谈话一直延续到10：00。

10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。 10：20找下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，布置工作一直延续到11：00。 11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。

12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。

14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由他自己确定，此项工作又占去时间2个小时。

16：00刚要写明天提交的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。

16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。

17：00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。 分析：任经理的时间为什么不够用？ 总结：影响你时间安排的原因是什么？

分析你所填的表格，是否发现时间安排上的问题？请将你发现的问题填入备注中。

三、时间管理技巧 案例：年轻局长的苦恼

一年前，38岁的姜良内原来橡胶制品厂厂长被提升为某市工业局副局长，分工负责干部、人事、安全、宣传、教育工作，成为该局有史以来最年轻的副局长。姜良深感领导的信任和织织的重托，就任副局长以来，

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他几乎将整个身心都投入了工作。每天工作10余小时，连节假日都不休息。下面就是他一天较有代表性的工作纪实。

7：30到办公室．开始批阅文件；8：25去市政府大礼堂参加局先进生产工作者表彰大会；10：00回办公室与干部处处长商量跃进化工厂厂长和党委书记的人选问题；10：50到光华化工厂检查安全生产；12：00用午餐，与光华厂负责同志商谈人才培养问题；13：10返回办公室，向宣传处负责同志布置关于加强安全生产的宣传工作；14：00听取保卫处长关于第三塑料制品厂溶剂仓库失火处理意见；15：00去医院探望因病住院的橡胶制品厂副厂长王兴龙同志；16：00接待群众来访17：00审批工会活动计划；18：00去和平宾馆参加化工局一家工厂与外商合资办企业的合同签字仪式，并参加晚宴；20：30返家，起草明天由他主持的局思想政治工作交流会的发言稿。

姜良的工作日程基本上天天如此。总感到时间不够用，工作也越积越多，怎么也干不完，而且工作绩效也不像在基层那样突出。为此，姜良感到苦恼。

80：20 法则的应用：80%的结果来自投入的20%的时间。以每天24小时计算，人一天中的黄金时间只有5小时（9-11时，15-16时，19-21时），如果抓住这20%时间，集中精力工作、学习，将会收到80%的效果。

技巧一：分清轻重缓急，提高时间效率

时间管理矩阵：善于利用时间的人不会把时间花在“需要的事情”上，而会花在“值得的事情”上。

时间管理矩阵强调正确的做事顺序：

第一优先：做“重要且紧迫”的事 第二优先：做“重要但不紧迫”的事 第三优先：做“不重要但紧迫”的事

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第四优先：做“不重要也不紧迫”的事 如何处理高价值活动

让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事； 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果； 设定最后期限，合理安排事情的进展； 将大项目分解，逐步完成； 高效运用自己的黄金时段；

奖励自己，始终保持积极进取的态度。 如何处理低价值活动

授权或分派出这些活动，节约自己的时间集中于重要的工作； 降低工作的标准，不要追求完美而花费太多的时间； 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事； 将它们汇总，集中时间处理。

提示：做“正确的事”比“正确地做事”更重要！ 时间管理误区：工作无计划

技巧二：运用时间计划，合理安排工作

案例：“价值2.5万美元的时间管理方法”

方法①把每天要做的事列一份清单； ② 确定优先顺序，从最重要的事情做起； ③ 每天都这么做。 这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……因此，这种方法也成为“六点优先工作制”。 如何合理安排自己的时间？ 每天开始都有一张时间安排表： （1）列出一天必须完成的事项。 （2）用符号标出事项的轻重缓急程度。 （3）排列事项完成的先后顺序。 （4）按照排列顺序处理有关事项。

（5）每天晚上检查事项完成情况，列出第二天的时间安排表。 制作中长期计划表：

（1）对全年的目标管理任务按季、按月制订进度表。 （2）一周一安排，与进度表紧密衔接。

（3）每周抽出半天时间检查本周任务完成情况。 （4）对个人进修项目和进度也要作出相应安排。 注意做好与上下级时间安排的衔接：

（1）仔细了解上级的时间安排信息和安排习惯。 （2）要求并帮助下级制作时间安排表。

（3）时间安排要注意保持弹性，以适应突然事件的发生，以便及时调整计划。 科学制定计划很重要！

ABC时间管理方法；A必须做的，B应该做的，C不值得做的。

A类：必须要在两个小时内完成； B类：必须在当天完成； C类：三天之内要完成。

技巧三：适当分配工作，合理授权

授权的管理内涵

（1）授权是指上级委派给下属权力，使下属在一定的监督之下，具有一定的自主权。

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