将物料的退补记录在《采购管制表》上，在规定时间内退回给供应商，并要求供应商按要求补回，这样有些物料如果送来不合格或者上了生产线以后发现问题可以退给供应商，要供应商快速补上。

?物料跟进会议的控制

采购计划下达以后，采购部每天早上召开采购进度跟进会议，明确当天的采购工作重点，即采购部要有自己的相关会议。在做采购攻关的时候要每天开会讲采购的任务分下去，每天看采购的任务完成情况。

?稽核控制

稽核中心负责根据《订单交期分解表》、《采购日计划》对采购的工作进行稽核，并将发现的异常及时反馈和奖惩，在物料跟进会议中提出。在企业内部还有一个特殊的岗位叫物料稽核员，物料稽核员是专门查物料的。

物料排查与交期确认

备料是产前的一个动作，在产前备料之前做周计划和月计划的时候要进行物料的排查，类似大致的查。这个查完后要召开周生产计划物料排查，进行物料的评审会议。月排查、周排查和日排查三级排查首先是由计划部下达套料单给到生产部门和仓库，仓库拿到套料单后根据它的特点来选择备料方式，备料方式主要是指实物备料。如果物件确实太大，可以只要确认有该有的数量，进行账面备料。然而在备料的过程中药知道备料的主要目的并不仅仅是确保生产日计划的达成，最重要的是提前意识到物料的异常。这样可以在发现后形成套料欠料明细表，要注意的是必须要核实。

如果发现物料有异常情况的出现需要采购部重点解决欠料单上的欠料异常，欠料单可以作为形成采购日计划的重要依据。在车间有一个重要的单叫做清单计划，车间的清单是对于生产任务而言的，这里的欠料单是对于物料而讲的。这两个清尾清数报欠均是管理的重要动作。在生产过程中清单非常重要，因此一定要形成采购日计划。

有些企业在备料过程中会有备料首件的确认问题。不是所有的企业本身就做一件整个订单是一个产品的事情，有的企业批量很大，可以在仓库里先进行组装，只有进行组装后才可以了解物料到底是不是合格。

整个备料的目的其实就是及早发现异常，然后现场确认领料报欠，在领料的时候还能发现问题；车间领料的时候可以形成欠料单。

在讲到做表单时，提到过如何做卡片，有了物料需求作业流程还要做一个控制卡，有了采购作业流程还做控制卡的原因是为了确保表单的认真填写、确保动作的准确到位。

控制卡的核心主要有两个：第一、一定要有三要素，做控制卡的目的就是要做标准制约责任三要素。管理一定要形成一个闭环，定了标准就一定要检查，检查了就一定要有奖罚。

三要素是一个PDCA循环，卡片里大量的是领发料横向控制和报欠横向控制，这两个动作做起来后不是立马实效，对物料的供应及时率可能没什么影响，而整体控是一定要有交期分解，交期主要是指物料的交期，它要有时间分段跟PMC及采购频繁的催效率。

后期退指在备料的时候发现问题，报欠是推动采购的行为，所以采购的行为前期由PMC计划物控部通过交期分解、物料需求计划来控制。采购根据采购日计划频繁跟进，再根据备料的情况来形成欠料推动采购。

因此采购实际上是计划物控部的物控员从前面控制，后面是仓库的备料形成欠料表，中间是采购日计划控制。在物料问题上做到前中后这三个方面的控制就足够。物控员控制、仓管员通过备料形成欠料表控制，中间采购日计划主要由领导控制好。采购部的经理关键是要抓采购日计划，进行稽核。

前期控制、物控、仓库和稽核这四台戏一定要控制到位。仓库备料不是一个简单动作它还包括对采购形成管控，反过来控制采购。至于如何控制要在备料的时候对采购进行最好的控制；一旦发现物料不够，则强行进行采购日计划。