6.4.2.合同管理监理工作程序 6.4.2.1.工程变更监理

1）任何形式下质量、数量和内容上的变动，必须由业主颁布工程变更令才能生效，并由监理工程师指示承包人实施变更工程。

2）监理工程师认为有必要根据合同规定变更工程时，应经业主批准同意。 3）业主认为需要提出变更时，监理工程师应根据合同有关规定办理。 4）承包人请求变更时，监理工程师审查并报业主同意后，根据合同有关规定办理。

5）设计人认为必要提出变更时，监理工程师经业主批准同意根据合同有关规定办理。

6）监理工程师就颁布工程变更令而引起的费用增减，与承包人协商确定变更费用，报业主批准。 其程序见图

6.4.2.2.费用索赔监理工作程序

1）承包人必须是依据合同有关规定向业主索取额外的费用。

2）承包人在出现引起索赔事件的28天内，向监理工程师过问意向，并同时抄送业主。

3）承包人承诺继续规定向监理工程师提交说明索赔额和索赔依据等详情材料，并根据监理工程师需求随时提供有关证明。

4）监理工程师在索赔事件终止28天内，收到承包人正式提交的索赔申请。 其合同管理程序，见图 6.5.信息与档案管理

信息管理部门的工作就是把所有涉及工程建设的进度、质量、造价、合同等各

方面的外部、内部信息尽快采集，及时进行交换、处理、反馈、归档。 7.5.1.采集的主要信息 1）招投标文件； 2）工程建设合同、协议；

3）与业主、承包商之间的往来文函； 4）内部文件；

5）监理制度、规定与管理办法； 6）工程概况资料； 7）施工现场资料；

8）业主、承包商、分包商资料； 9）设计及有关文件； 10）工程进度资料； 11）工程质量状况资料； 12）价款支付资料； 13）会议纪要； 14）材料设备情况； 15）合同执行情况； 16）外部信息； 17）有关法规政策文件； 18）工程验收评估资料； 19）事故资料； 20）安全文明资料等。 6.5.2.信息采集的办法

1）建立工程内部信息集成和服务的基础设施。由于工程信息量大、资料多，建立计算机管理系统十分必要，它不仅可以使信息处理简单化、规范化，大大提高信息管理的效率，还通过计算机系统对信息资源的高度共享和充分利用，使整个工程处于动态控制中，实现质量、进度、投资目标控制的科学化。

2）信息管理部门负责制订信息采集、编报管理办法，制订的办法，应当便于查询使用。

3）各项目监理组、职能部门都应有人分管信息资料的采集和处理工作，及时进入网络系统。

4）信息管理部门通过会议、文件、现场巡查直接掌握信息。 5）信息管理部门通过外协单位采集信息。

6）在条件允许的情况下，实现与业主、承包商等单位并网业采集信息。 7）对采集到的信息，除进入网站外，都要对采集的信息进行文字登记。 6.5.3.信息的处理

1）信息管理部门应及时将采集到的信息进行筛选分类，分别通报给有关领导、职能部门和项目监理组，及时采集各部门对信息的处理程序和结果。 2）信息经过利用处理后，仍需归档存查并按规定编制成册。 3）施工过程中形成的技术资料或文件要及时归档。

4）信息管理部要及时将未能处理或无人处理的信息上报给总监办或分管领导处理。

5）没有保留使用价值的信息，经请示有关领导同意后可以消除，并作好登录。 6.5.4.档案资料的保管

1）档案是信息文字化后的保存，要求分类保存并列明事件、题目、来源、概要、经办人、结果或其它基本情况。

2）施工技术方案、经济档案、合同档案等工程重要资料是信息管理部的管理重点。

3）涉及国家机密或工程建设各单位商业秘密的信息资料保管工作由专人负责，信息管理部门应制订保密管理细则，防止机密泄露，避免造成经济损失和政治影响。

4）信息管理部门应按照当地档案主管部门的要求，协助承包商整理报送竣工技术资料。

5）信息管理部门有义务为监理工程师提供信息咨询。 6）工程结束后，信息的保管与处理按公司有关规定办理。 6.5.5.档案管理监理工作程序

监理工程师与业主、承包人或指定分包人之间都有大量的函件往来，这些函件大都与工程的质量、进度及费用有关。妥善保存这些函件，对解决延期索赔或合同纠纷十分有用。

一切往来的函件均分类编号归档保存。档案通常分为：行政档案、财务档案和技术档案。 1）行政档案

A.监理工程师与业主来往的函件；

B.监理工程师与承包人或指定分包人之间的函件、书面协议、申请批复、会议记录；

C.监理工程师与技术专家之间来往的函件；

D.监理工程师内部来往的函件，请示报告，报告的批复； E.监理与第三方之间的来往函件，协议； F.监理工程月报。