第五章 演示文稿的协作与产生

在演示文稿中可以将一些幻灯片插入批注，用于对幻灯片内容作进一步的注释说明，或由审阅者插入对幻灯片内容的批注意见。可以设置演示文稿为自定义幻灯片放映；对演示文稿进行排练计时；可以通过为演示文稿设置密码和使用信息权限管理等功能来保护演示文稿； 可以创建讲义母版，更改打印的设置和版式；可以选择打印幻灯片的大纲、批注或训义等；还可以根据放映幻灯片的环境不同，将演示文稿打包成 CD ，这样在没有安装 PPT 2007 的电脑中也能放映该演示文稿。

一、视图演示文稿

本节主要介绍在演示义稿幻灯片中如何使用批注，包括新建、修改、删除、导航批注，设置批注的显示或隐藏等操作。

使用批注首先是新建批注，是指对选中的文木、图片等对象添加有关内容的注释，还可以为当前幻幻片新建批注；新建批注后司以通过选择“编辑批注”修改所选批注的内容；通过单击“上一条”、“下一条”浏览导航按钮，浏览当前演示文稿中各幻灯片中的批注内容；单击“删除”可删除选中的批注。

案例 1 ：添加批注

素材编号：[配套光盘＼第五章＼案例 l ]

在第 2 张幻灯片“进修学院”中，为第 3 项“学院导师”添加批注文木“全球顶级高尔夫教练 30 多名。”

案例 2:隐藏批注

素材编号： [配套光盘＼第五章＼案例 2 ]

隐藏对第 2 张幻灯片“进修学院”添加的批注。

办公流程操作建议

下面是视图演示文稿功能在办公工作方面的建议： ．对幻灯片进行修改．可适当使用扯注功能。

思考与操作

操作：掌握隐藏批注的方注

二、保护演示文档

为了保护建好的一个演示文稿．我们可以设置打开或修改演示文稿权限的密码：闺以通过添加数字签名，保证内容的有效胜；可以使用信息权限管理设置访问权限等保护措施。

准备要分发的文档

保护演示文稿的主要方法是通过“ Office 按钮”下“准备”子菜单中的命令来完成。 设置密码

设置打开演示文稿的权限密码有两种方法：

方法 l ：通过单击“ Office 按钮”下“准备”子菜单中“加密文档”命令。 方法 2 ：单击“ Office 按钮”下“另存为”子菜单，下面给出操作方法。 案例 3 ：文档检查器

素材编号： 【 配套光盘＼第五章、案例 3】

1． 检查演示文稿中的隐藏数据和个人信息，然后删除所有文档属性结果。

25

使用信息权限管理

在 Microsoft Office 2007 系统中提供了信息权限管理（ IR 恻），用来限制刘文档、 1 作簿和演示文稿中的内容的权限。

IRM 允许个人和管理员指定对文档、工作簿和演示文稿的访问权限。这有助于防止未经授权的人员打印、转发或复制敏感信息。在使用 IRM 限制了对某个文件的权限后，由于对文件的权限存储在文档文件自身内，因此不论信息位于何处，都会对其强制实施访问限制和使用限制。

IRM 可以帮助个人按照自己的意愿传送个人信息或私人信息。 IRM 还可以帮助组织强制实行有关管理和传播机密信息或专有信息的公司政策。

IRM主要具有如下功能：

．防止受限制内容的授权收件人转发、复制、修改、打印、传真或粘贴这些内容，用于未授权的用途。 ．防止使用 windows 中的 Print screen 功能来复制受限制内容。 ．限制发送到任何位置的内容。．支持文件过期，这样在指定的一段时间后不能再查看文档中的内容。 ．强制实行有关管理在公司内部使用。

使用工 RM 进行权限管理的文件类型主要有 Word 、 Excel 、 PowerPoint 等文件类型。说明：

( l ）在 office 2007 中使用 IRM ，至少需要软件 Windows Rights Management services ( RMS ）客户端 Service Packl ( SPI ) ．如果使用运行 Windows Vista 的计算机，则已经安装了 RMs 客户端． RMS 管理员可以配置特定于公司的 IRM 策略，这些策略规定了哪些人员可以访问信息，以及针对某个电子邮件所允许的编辑级别．例如，公司管理员可以定义一个称为“公司机密”的权限模板，其中规定了使用该策略的电子邮件只能由公司范围内的用户打开．

( 2 ）如果我们是首次尝试打开通过 IRM 进行权限管理的文件时，则计算机上未安装 RMS 客户端，则 Office 2007 版本会提示下载该软件。

( 3 ）第一次打开具有受限权限的文档、工作薄或演示文稿时，必须连接到授权服务器以验证凭据并下载使用许可证．使用许可证定义了对某个文件的访问权限级别．对于具有受限权限的每个文件，此过程是必需的。也就是说，如果没有使用许可证，就无法打开具有受限权限的内容．下载权限要求 Microsoft Office 将凭据（包括电子邮件地址）以及有关权限的信息发送到授权服务器．文档中包含的信．息不会发送到授权服务器．

( 4 ）作者可以塞于每位用户、每个文档或每组限制对文档、工作薄和演示文稿的权限。作者使用“权限”对话框授予用户“读取”和“更改”访问权限，还可以设置内容的到期日期．例如，作者 Ranjit 可以授予 Helena 读取文档的权限，但不向其授予更改文档的权限．另外， Ranjit 可以授予 Bobby 更改文档以及保存文档的权限． Ranjit 还可以将允许Helena 和 Bobby 访问此文档的时间限制为五天，五天后他们对文档的权限就会过期．

添加数字签名

数字签名主要作用是有助于确保内容在经过数字签名之后未经更改或篡改，有助于向所有方证明签署内容的有效性。

办公流程操作建议

下面是保护演示文稿功能在办公工作方面的建议：

．对有版权的 PPT演示文档，可利用文档检查器进行检查。

三、保存和共享演示文稿

我们可以将制作好的演示文稿保存为“ PowcrPoint 演示文稿（ pptx ) ”默认格式的文件类型，也可以保存为其他格式的文件类型．通过“office 按钮”菜单中为“另存为”命令打开的对话框，可以选择保存演示文稿的文件类型。

26

1．保存为特殊格式

当幻灯片中含有大量图片时，可以使用“压缩图片”功能来减小演示文稿文件的容量。我们可以对演示中所有图片进行压缩，也可以只对一张幻灯片中的某个图片进行压缩。

案例 4 ：保存前压缩图片

素材编号： [配套光盘＼第五章＼案例 4 ]

1 ．将文档之刃于万耍，三缩为适合通过电子邮件传送大小（注意：接受所有其他默认设置）。 2 ．庄缩第 2 张幻灯片“进修学院”中的图片，以供屏幕输出（ 15Oppi ）。

2．就将演示文稿打包成CD

案例5：打包成CD

素材编号：[配套光盘\\第五章\\案例5]

1. 将要制作成CD的演示文稿打包并命名为“高尔夫”，然后将文件保存在一个文件夹中。

办公流程操作建议

下面是保存和共享演示文稿功能在办公工作方面的建议：

．如将幻灯片制作成客户需要的演示光盘，可考虑使用打包成 CD 功能，将文件刻成自动播放光盘。 ．在计算机性能比较低的计算机上演示演示文稿时，可适当压缩演示文稿的图片。

思考与操作

操作：查看和了解 PPT 演示文稿的特殊格式。

四、打印演示文稿

在 PPT 2007 中，可以打印幻灯一片、讲义、备注页或大纲视图的演示文稿，并且可以使用彩色、黑自或灰度来打印。

1 ．创建讲义母版

素材编号：［配套光盘＼第五章＼案例 6 ]

创建讲义母版可以用来更好地设置讲义的打印方向、幻灯片方向、度，设置页眉、页脚、日期、页码，修改主题和背景样式等。幻灯片大小及宽度和高

2 ．打印大纲

我们可以通过“office按钮”下“打印”子菜单中的“打印”或“打印预览”命令，打印幻灯片、大纲、备注页、讲义等形式。

打印预览功能

27

3．将幻灯片内容输入到Word(新功能)

我们可以通过在PPT2007中单击“Office 按钮”后，选择“发布”命令，将幻灯片以不同的版式发送到Word中。

案例7：将幻灯片内容发送到Word中

办公流程操作建议

下面是打印演示文稿功能在办公工作方面的建议：

如要打印PPT对应的演说稿件，一定要掌握将幻灯片内容输入到Word中的操作方法。 为节约纸张，可使用讲义模式打印PPT。

思考与操作

思考：好的演示文稿是否要有演说稿件？

五、准备排练演示文稿

在放映幻灯片即演示之前，可以通过“幻灯片放映”选项中的“设置”组，对幻灯片放映方式和排练计时等进行设置。

1 ．设置幻灯片演示设置

“幻灯片放映”选项卡主要功能 “设置”组中的主要功能（新功能） 设置幻灯片

隐藏幻灯片（新功能） 录制旁白

我们可以使用旁白增强基于Web或自动运行时演示文稿的效果。可以在进行演示前录制旁白或者在演示过程中录制旁白，并可以同时录制观众的评语。如果不想在整个演示文稿中使用旁白，可以在选定的幻灯片上录制评语或者关闭旁白，当需要时再播放旁白。

在向幻灯片添加旁白时，幻灯片中会出现一个声音图标。单击此图标可播放声音，或者将声音文件设置为自动播放。语音旁白优先于其他声音，因此，旁白会覆盖演示文稿中设置为自动播放的其他声音。但是，对于设置为在单击时播放的声音，单击时仍会播放这种声音。

若要录制和收听旁白，计算机必须配备声卡、话筒和扬声器。 案例8：录制旁白

素材编号：[配套光盘\\第五章\\案例8] 为每一张幻灯片录制一段旁白。

2 ．排练计时

排练计时是将每张幻灯片放映所用的时间记录下来，并可以保存放映的计时，用于自动放映。

28

3 ．使用演示工具

放映演示文稿时，可以在幻灯片上绘制圆圈、下划线、箭头或其他标记，以强调要点或阐明联系。实现方法如下：

案例9：使用放映笔

素材编号：[配套光盘\\第五章\\案例9]

放映幻灯片，在第3张幻灯片“潜在职位”上突出显示文本“高尔夫”。结束放映并保留注释。

4 ．自定义幻灯片放映

创建自定义幻灯片放映，可以只放映演示文稿中所需要的一组幻灯片，也可以创建指向演示文稿中的一组幻灯片的链接。

案例10：自定义放映

素材编号：[配套光盘\\第五章\\案例10]

创建仅包含第1张、第2张和第5张幻灯片的自定义幻灯放映，将其命名为“学习”。

办公流程操作建议

下面是排练演示文稿功能在办公工作方面的建议：

对时间控制比较严格的演示文稿演说，可利用排练计时对演讲时间进行严格控制。 如需对PPT的演说者进行计算机的自动演说，可使用录制旁白功能。 利用自定义放映也可控制幻灯片的组织形式。

思考与操作

操作：制作PPT并训练演讲功能。

本章小结

本章重点介绍了使用批注；对演示文稿设置限制访问；检查演示文稿中是否有隐藏的源数据和个人信息，通过添加加密增强演示文稿的安全性，授予用户访问权限，即限制编辑、复制和打印，添加不可见的数字签名来确保演示文稿的完整性，将演示文稿标记为最终版本，使该演示文稿为只读状态；使用“压缩图片”功能来减少演示文稿文件的容量。将演示文稿大包成CD；创建讲义母版来更好地设置讲义的打印方向、幻灯片方向、幻灯片大小及宽度和高度，设置页眉、页脚、日期、页码，修改主题和背景样式等；将幻灯片内容输入到Word；自定义幻灯片放映；排练计时等操作。

29