汇业务部（简称：徐汇业务部）。

私车公用核准备案及报销业务流程

完成备案登记后即按市内交通费或外埠差旅费报销流程办理报销业务 申请单位在递交申请表后5个工作日内未收到不予批准回复，即完成私车公用备案登记业务 申请单位于每月5日前，将经学院负责人审批同意并加盖所属单位公章的申请表交至闵行业务部主任 友情提醒：

一、说明

1、私车公用报销范围：教职工使用自有车辆办理教学、科研、行政管理、其他对公业务而发生的汽油费、路桥费、停车费等费用，以及在办理对公业务过程中发生的小额维修费用；车辆的保险费、养路费、保养费、大额维修费用不在报销范围之内；

2、院系教师办理私车公用报销业务，只能使用科研项目经费（在项目预算批准的范围内）。

二、业务受理部门：

1、会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理私车公用报销业务；

2会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理私车公用核准备案业务。

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个人通讯费核准备案及报销业务流程

申请单位将填写完整的《上海交通大学电话月租费报销（补贴）审批表》（简称：电话费审批表）交至人力资源处审核

人力资源处将盖章核准的《上海交通大学电话月租费报销（补贴）审批表》返回给申请单位 申请单位将核准的《上海交通大学电话月租费报销（补贴） 审批表》交至会计核算中心副主任进行报备，并告知本单位已备案的教职工可以办理电话费报销业务

接到通知的教职工可以按财务报销基本流程办理电话费报销业务 友情提醒：

一、说明：

1、若已备案的住宅电话和手机号变更，可由部门签字盖章后直接交至会计核算中心副主任办理变更手续；

2、手机费只能从横向科研经费中支付；

3、机关部处及学院领导由行政经费报销电话及手机费的人员名单，学校组织部会在每年5月和11月向财务处提供；

4、网络费按照住宅电话的备案信息报销100元/月、人。 二、业务受理部门：

1、会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理个人通讯费报销业务；

2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理个人通讯费备案业务。

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外币业务——因公临时出国人员出国费用报销流程

申请人取得人力资源处出国批件(赴港澳批件) 申请人于出国前10-15天，登录“网上预约报销系统”，按系统提示预约“外汇业务-暂借出国生活费”， 申请人可先行打印《上海交通大学预约报销确认单》（简称：报销垫付出国相关确认单） 费用，若选择信用卡支付请保 留信用卡对帐申请人持人事处出具的出国批件（赴港澳批件）、填写单；若通过银行完整的《报销确认单》、校内付款（转账）凭证、暂借 柜面购汇，需保经费单至闵行业务部咨询台 留银行提供之 单据 咨询台工作人员初审合格后，申请人持相关资料至闵行业务部外汇业务窗口办理购汇业务 申请人应于回国15个工作日内，登录“网上预约报销 系统”，按系统提示预约“出国生活费用报销（含冲帐）”，打印《报销确认单》 申请人持填写完整的《交通大学预约报销确认单》、校 内付款（转账）凭证、原始凭证至闵行业务部咨询台进行初审，若办理冲账业务需提供暂借经费单（回单）

申请人持经咨询台工作人员初审合格的资料至闵行业：

务部外汇业务窗口办理报销或借款核销业务

友情提醒：

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一、说明：

1、申请人需注意保留飞机票、登机牌，住宿费发票，会议注册费发票，城市间交通费发票等，以供回国后报销；

2、申请人在国外开支取得的原始凭证均需注明用途、币种和金额；

3、申请人若在出国前未办理购汇手续，可于回国后15个工作日内，登陆财务处主页，预约“出国生活费用报销(含冲账)”栏，我处将按报销当日汇率办理报销业务；

4、申请人如有特殊需求，请在预约系统备注栏中注明，并提供相应的证明文件（如：对方单位的邀请函，会议通知，与对方签订的合作协议等）。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。

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