新华制药股份有限公司内部控制失效分析

保关系方形成大额应收款项6073万元。同时，由于欣康祺医药经营出现异常，资金链断裂，可能使新华制药遭受较大损失。

2.2 新华制药内部控制现状分析

接下来，本文将根据《企业内部控制基本规范》，从控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督控制五个方面逐一对被出具否定意见的内部控制审计报告时的新华制药内部控制的现状进行分析。

2.2.1 控制环境

1、内部治理结构

山东新华医药集团有限公司在流通A股占绝对控股地位，为第一大股东，且持股有逐年递增趋势。香港中央结算（代理人）有限公司在流通H股多年占30%以上，为第二大股东，但由于香港中央结算（代理人）有限公司的股份为其交易平台上交易的H股股东账户的股份之和，并从未参与股东大会，因此种种迹象表明，新华制药的内部控制在治理结构方面存在一定问题：控股股东在股东大会中有绝对的话语权，能主导公司的各项重大决策，很难被监督和制约，中小股东的权益极有可能受到侵害。 2、组织结构

图 2-1 新华制药股份有限公司组织结构

由组织架构图可以看出，新华制药股东大会下分设董事会和监事会，总经理

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下设各级平级机构，相互牵引和制约，各个部门的职责、权力的界限清晰，其中审计部处于平级机构。这说明在制度层面，公司的组织结构设计较合理，符合企业内部控制的基本要求。但相对来说，审计部门对总经理、副总经理负责，在一定程度上不利于监督公司高层。此外，其子公司不同部门对同一客户有相同的授信权力，表明其机构设置与职权分配也存在重大缺陷，容易造成职权含糊不清。 3、法律环境

较强的法律意识与法律风险意识对于企业进行有效的内部控制具有重大意义，企业应当加强法制教育，增强董事、监事、经理以及其他高级管理人员和员工的法制观念，严格依法决策、依法办事、依法监督，建立健全法律顾问制度和重大法律纠纷案件备案制度。但是从新华制药的内部控制评价的报告来看，新华制药并没有对公司各级员工进行完善的法制教育，另外，公司设立的法纪部门的主要职责也与法律环境无多大关系，说明公司对于法律风险的实际控制能力不佳。

2.2.2 风险评估

一、风险控制目标

从山东新华制药的内部控制评价报告来看，新华制药股份有限公司在风险控制目标设定方面存在重大缺失，其对内部控制中风险评估环节并不十分重视，既没有相应的风险评估的企业文化，也没有设定风险控制目标，这也就意味着风险目标的设定要与企业目标相匹配成为空谈，同时也造成了对企业财产不受损失风险以及风险发生的应对保护策略的缺失。 二、风险识别

新华制药在对外公开的报告中列示本集团的业务主要面临外币汇率、利率及股价变动的金融风险以及信贷分析。事实上，新华制药的销售管理制度也存在很大问题，由于对客户风险评估不准确，授信过大，导致最后坏账。 三、风险分析

新华制药在其年报中表示，对于已识别的金融风险，采用了定性与定量相结合的方法，对于外币汇率、利率及股价变动等因素进行敏感度分析，并按照风险发生的可能性及其影响程度等，对风险进行了分析和排序，确定关注重点和优先控制的风险。在风险应对方面，管理层表示会监察价格风险并将在需要时会采取适当措施。根据年报披露，为了尽量减低信贷风险，管理层已委派一组人员负责制定信贷限额、信贷审批及其它监控程序，藉以确保釆取跟进行动收回逾期债项。此外，在报告期末审阅各项个别贸易债项的可收回金额，以确保对无法收回款项做出充足的减值亏损，来正确反映资产的账面价值。

2.2.3 控制活动

控制活动是整个内部控制体系最核心的部分，通常包括运营，财务报告和合规三个方面。

1、不相容职务分离控制

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新华制药的内部控制评价报告中显示，新华制药为了防止因为职责分配不科学而产生错误或者舞弥行为，在山东新华制药的各个子公司、各个部门、各个业务环节进行了一系列较为详细的岗位职责分工：如将现金出纳和会计核算分离；将各项交易业务的授权审批与具体经办人员分离；如果企业中某些职能尚未或者无法分离，那么管理层应该对相关的活动进行详细有效的监管审核等。对货币资金收支和保管业务的严格的授权批准制度，保证了货币资金控制的不相容岗位相互分离，相关机构和人员相互制约，确保货币资金的安全。 2、授权审批控制

新华制药按交易金额的大小及交易性质不同，根据《公司章程》及各项管理制度规定，釆取不同的交易授权。对于经常发生的销售业务、采购业务、正常业务的费用报销、授权范围内融资等采用公司各单位、部门逐级授权审批制度；对非经常性业务交易，如对外投资、发行股票、资产重组、转让股权、担保、关联交晃等重大交易，按不同的交易额由公司总经理、董事长、董事会、股东大会审批。

但是，正如新华制药股份有限公司内部控制审计报告显示的那样，其在内部控制的实际运作中存在缺陷：对不同部门的授信权限没有进行明确规定，以导致不同的子公司和不同的部门都有对客户的授信权利，导致同一客户授信额度过大，对公司财务报告产生不利影响。另外，新华制药也没有对具有授信权力的部门的授信额度进行有效的控制，导致尽管内部控制制度对客户的授信额度有明确的规定，授信额度不大于客户的注册资金，但是在实际执行过程中，并未按照规定进行，甚至出现未授信发货的情况。 3、会计系统控制

公司建立了一系列资产保管制度、会计档案保管制度，并配备了必要的设备和专职人员，从而使资产和记录的安全和完整得到了保证。在取得及审核外部凭证方面，各部门、岗位根据职责划分建立了相互审核制度，使不合格凭证流入企业的情况得到了杜绝。企业内部凭证要预先编号，编制与审核需要经过签名或盖章。设专人保管有关重要单证及空白凭证，并设有专人保管登记簿。 4、财产保护控制

山东新华制药在财产保护控制环节严格按照内部控制的相关规范进行的，公司不但设置了一套完整的财产安全完整的保护措施，同时还建立了一系列的资产安全制度，并且还安排专门的人员去落实工作。公司限制未经授权人员对财产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险措施，以使各种财产安全完整。并制定了《货币资金及财务收支管理标准》、《存货管理标准》、《在建工程、固定资产及无形资产管理标准》《采购及销售管理标准》、《应收款项管理标准》、《成本费用管理标准》等，对货币资金、实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制，采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、

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账实核对等措施，定期对应收款项、对外投资、固定资产、在建工程、无形资产等项目中存在的问题和潜在损失进行调查，按照公司制定的相关规定合理地计提资产减值准备，并将估计损失，计提准备的依据。 5、调节和复核

调节和复核业绩属于侦査式控制，所谓调节是指员工将不同的数据连接在一起，识别并找出差异，并且在必要的时候釆取纠正措施，山东新华制药在此环节中仅仅是对成本进行了调节和复核，并没有在公司全面展开。 6、预算控制

新华制药已实行全面预算管理，规定了预算管理内容体系包括销售、生产、采购、人员及工资、期间费用、资本投资、财务预算等，对预算的编制提出初步的意见，并将预算表格下发。之后又逐步细化预算内容，对预算执行进度与现金预算进行差异分析，并将预算考核加入到年终的经济效益考评中，直接与公司绩效考评挂钩。

新华制药预算管理的基本流程如下：每年月财务资产部下发关于预算编制通知和预算表格，包括销售预算、生产预算、采购预算、人员及工资预算、期间费用预算、其他预算、资本投资预算、财务预算等。预算按归口管理的原则，编制和审核。 7、运营分析控制

公司建立了较完善的运营分析制度，董事会综合运用企业各方面的信息，通过对比分析、因素分析以及趋势分析等方法，定期召开董事会，对销售、业绩、财务状况、经营成果以及募集资金使用情况等方面进行分析，发现存在的问题，及时查明原因并加以改进。 8、绩效考评控制

新华制药注重绩效评价和激励约束机制，注重岗位业绩考核制度，针对不同岗位人员分别制定了各自适用的绩效考评机制，其“公开、平等、竞争、择优”的人事制度以及科学的激励和约束机制充分体现了绩效考评控制。对高级管理人员，在聘用期间，董事会定期对工作绩效和贯彻执行董事会决议等方面进行考核，通过对每位高级管理人员的职务分析，明确规定他们的工作性质，职责范围以及相应的奖惩制度，建立激励和约束机制。对于高级管理人员以外的员工，为合理配置人力资源，提高工作效率，为员工调薪、晋升、培训提供科学依据，特制定了员工绩效考核管理办法，作为职务、职称晋升；薪酬调整；岗位调整；教育培训；解除、续签劳动合同以及评选劳模、先进的主要依据。通过以上绩效评价及激励约束机制，极大的调动了公司员工的积极性和创造性。

2.2.4 信息与沟通

一、信息系统

新华制药将信息技术广泛应用于企业管理中。2000年9月，金蝶系统在新

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