**市****工程有限公司 LOGO **市政 编号 ：ZH-CX-2018 版本 ：A/0 实施 ：2018年1月1日 程序文件汇编 4.7.2 文件的借阅和复制 特殊情况需要查阅文件时，到综合管理部查阅，不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按本程序4.5文件的发放和领用执行。 5 相关文件 5.1《记录控制程序》 6 记录 6.1 文件发放/回收登记表 6.2 文件收发登记表 6.3 文件更改/修订审批表 6.4 文件销毁登记表 6.5 文件借阅登记表 6.6 受控文件清单 6.7 外来文件适用性审批表 地址：**省**市**市市中路南首 电话：********** 页码 ： 9 / 134 **市****工程有限公司 LOGO **市政 编号 ：ZH-CX-2018 版本 ：A/0 实施 ：2018年1月1日 程序文件汇编 记录控制程序 ZH-CX-02-2018 1 目的 对质量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管理和控制，用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系有效进行的证据，并为公司的产品实现、环境控制和职业健康安全管理的可追溯性，改进、纠正和预防措施提供依据，为文件修改提供依据。 2 适用范围 本程序适用于公司内质量、环境和职业健康安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。 3 职责 3.1 综合管理部为本程序的主管部门，负责本公司质量、环境和职业健康安全管理体系记录的管理。监督检查各部门对本程序的执行情况，并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。 3.2 各职能部门和项目部负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集，做好本部门记录的管理和保存，并定期归档上交综合管理部。 3.3 记录填写人应严格按本程序要求填写记录，保证记录的真实性、准确性和及时性。 4 工作程序 4.1 记录的种类 记录的种类主要包括：培训记录、检验报告、试验报告、内审报告、评审报告、审核报告、事件事故报告、不合格报告、有关法律、法规信息、质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录等。 4.2 记录的形式 电子版填写（电子邮件、软盘、光盘等形式）。 纸张填写（卡片、表格、图表、报告等形式）。 4.3 记录填写 地址：**省**市**市市中路南首 电话：********** 页码 ： 10 / 134 **市****工程有限公司 LOGO **市政 编号 ：ZH-CX-2018 版本 ：A/0 实施 ：2018年1月1日 程序文件汇编 要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填报及时。当需要修改或发生错误时，在被修改的内容上划一道横线，并在上方填写新的内容，必要时相关人员签字或盖章。 4.4 记录的标识 4.4.1一般以记录、表格名称、编号或代码来表示。对外来的与体系有关的记录可直接引用“原有标识”。 4.4.2 记录的编号方法如下图所示，由记录代号、程序文件代号、章节号、顺序号组成。顺序号从01开始。综合管理部负责记录的统一编号。 顺序号 标准条款 记录代号 JL 7.5 01 如：JL-7.5-02表示本公司文件管理第2号记录。 4.5 记录的检索 4.5.1记录的编目 综合管理部为记录的主管部门，负责编制本公司的《记录清单》各部门负责编制本部门的《记录清单》。 各职能部门定期将有关记录整理交综合管理部归档，并办理QEO记录交接手续。 记录交接的内容包括：记录编号、记录名称、数量、填写部门、保存期限、交接人等。 4.5.2记录的归档 记录的保存部门半年进行一次整理，并归档交综合管理部。 4.5.3按照记录的编号、编目、部门或记录名称到综合管理部进行检索。 4.6 记录的贮存和保护 各相关部门定期收集，专人负责保管。纸张书写的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛀、防鼠害、防火及防丢失，并便于查阅，录像带、光盘和软盘存放的记录应专人控制，注地址：**省**市**市市中路南首 电话：********** 页码 ： 11 / 134 **市****工程有限公司 LOGO **市政 编号 ：ZH-CX-2018 版本 ：A/0 实施 ：2018年1月1日 程序文件汇编 意防磁、防潮、防尘、防压，并有备份。记录的借阅要填写借阅登记表，必要时经部门负责人或主管领导批准。 4.7 记录的处置 4.7.1记录的销毁按《文件控制程序》中4.4条款有关规定执行。 4.7.2 质量、环境和职业健康安全管理体系记录的保存期限一般为3年。专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行。 5 相关文件 5.1《文件控制程序》 6 记录 6.1 记录清单 6.2签到表 6.3会议记录 6.4文件销毁登记表 地址：**省**市**市市中路南首 电话：********** 页码 ： 12 / 134