类别词到类属词，最后一个表示公文的文种。主题词位于公文末页注释之下，抄送栏之上。通常居左顶格排一行。“主题词：”字样后标注主题词语，各词语间空一格。 2.抄送机关

指主送机关外需要执行或知晓公文的机关、单位和组织。一律使用“抄送’夕，抄送机关（单位）应用全称或规范化简称、统称。要严格控制抄送机关、单位和个人，可送可不送的不抄送，完全无关的坚决不送。位应准确具体地写明，不宜笼统地写“各有关单位”之类。一般也不抄送个人。抄送机关（单位）位于主题词之下，用两条平行细实线形成抄送栏。起首居左空1字标出“抄送：”字样，然后按机关、单位的级别、性质、有关规定或惯例依次排列抄送单位名称，中间用标点符号逗号“，”分隔，最后打上句号。抄送机关（单位）排列次序可按以下办法处理：按上级、平级、下级为序；若系同一级别的，则按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军事机关的顺序排列；若是本系统行文，下级单位在前，部门在后。要注意，本单位各部门及领导均不应列入抄送栏，也不必写“存档2 份”之类。 3.印发机关和印发日期

《条例》作“印刷版记”。这是对公文印制发出情况的说明，准确反映公文的生成时间，以界定生效日期与印发时间的区别。其内容包括承制单位、印发日期、印制份数等。印发单位一般为机关（单位）的办公厅（室）或文秘部门。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。位于抄送栏之下（无抄送栏的在主题词之下），划一条细实线形成1行的印刷版记栏。印发机关左空1字，印发（翻印）口期右空1字。线下右边用圆括号标注印刷份数。 印刷版记的位臵，应臵于公文最后一面（封四）最后一行处。 二、公文的特定格式 （一）信函式格式

不少机关单位常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于处理日常事务的平行文或下行文，如函、一般事项的通知、批复等，而且使用频率很高。这种公文通常使用专门的函件版头，其用法如下。 1.发文机关名称一般用全称，臵于首页线上。

2.在发文机关名称4 mm 之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20 mm 处印一条上细卜粗的文武线。

3．发文字号臵于武文线下1 行版心右边缘顶格标识。如需标识份数序号、秘密等级或紧急程度，可臵于武文线下1 行版心左边缘顶格标识。（一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项）

4.发文字号下空1 行标识公文标题。首页不显示页码，其后由第2 页开始标识。第2 页后不再标识红色双线。 （二）会议纪要格式

这里所指的会议纪要格式，专指党政机关、单位的办公会议纪要。

1．会议纪要标识由“XXXXXX 会议纪要”组成。其标识位臵同“文件式”发文机关标识方法样。

2.在会议纪要之下空2行居中标识编号，即“第X号”。编号的编制按年度为限。

3.在编号下空1 行版心左边缘顶格标识印发机关（部门），一般是该机关、单位的办公室或文秘部门。在印发

机关同一行版心右边缘顶格标识印发日期。在印发机关和印发日期下4 mm处划一条与版心等长的红线。

4.办公会议纪要主体部分及版记部分的各项要求，与“文件式”公文的主体部分、）版记格式基本一致，只有两点不同。一是办公会议纪要不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式；一是会议纪要不加盖印章。

第三章公文的撰写

第一节公文撰写的要求 一、公文撰写的基本要求

（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级的有关规定，准确、完整地体现发文单位的意图；全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况，提出问题准确、分析问题实事求是，解决问题的政策、措施切实可行。

（二）主旨突出，观点鲜明，内容充实，条理清晰，结构严谨，表达准确，语言精练，篇幅简短，文风端正。

（三）得体合规，符合公文特定的体式要求 1．行文关系、文种、格式合乎规范。

2.表述宜用直笔，忌用曲笔，应露而不藏，直言不讳。公文叙述事物平直，来龙去脉一清二楚；汇报情况，一是一，二是二，实事求是；表明观点，提倡什么，反对什么，态度鲜明；提出要求，应当怎么办，不准怎么办，明确具体。

3．行文语气得体。上行文要尊敬上级，又不阿谀逢迎；平行文要平等协商，互相尊重、理解与支持；下行文既要严肃决断，又要质直不傲，既坚持原则，又以理服人、体谅下级实际困难。

4.坚持一文一事。除了办公会议纪要外，一件公文只提出或解决一个方面的问题，以利公文办理。

（四）公文的语言，要求做到以下几点

1.明晰表意明白、清楚，不晦涩，无歧义。要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。语言是思想的载体，思想明晰，语言才一可能明晰。要选用含义确定、意思明确的词语；选用通俗

易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。

2.准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题，但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语，就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文，认真分辨词类，精心辨析词义，正确使用标点符号。

3.简朴是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。应注意实事求是，实话实说；叙事说理，开门见山：遣词造句，惜字如金。

4.庄重要端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求：（l）要用规范的书面语言，符合现代汉语的规范要求，一般不得使用口语、方言、卜语。（2）恰当地使用专用语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性，它在准确、严谨地表述公文的内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点，不是孤立存在的，而是互相联系，统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候，遣词造句，要从体现这些特点出发，切勿顾此失彼。 二、公文撰写的具体要求 （一）突出主旨

公文的主旨，是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物，即文章中通过个部材料所表达的中心思想（或主要内容）和作者写作意图的统一。可见，公文的主旨，一般由写作目的和中心思想（或主要内容）两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中，有时才只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程，都要受到主旨制约，以主旨为核心组成个有机整体。确立主旨，就必须充分领会领导交代的写作意图；应研究全局情况，抓住事物本质。公文特别是篇幅较长的文章，不但要突出主旨（也可称之为基本观点），而且还需提炼和安排一些从属观点（也称为小观点、观点）来阐述、说明主旨。只有这样，公文内容才会充实，论述、说明才更充分，文章才更富逻辑力量。观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见，对某一规律的认识。在公文中，观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点，则是一看就明白，一听就懂得。要使公文的观点鲜明，应从以下诸方面注意。 1.明白显示、准确表达观点。

要明白显露直截了当地表明作者的态度、评价，决不允许掩饰和曲笔；要给受文对象传达唯一性的信息，决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中，常用小标题或层旨句（或段旨句、条旨句）表明观点，使文章观点鲜明，层次清楚。也常开门见山直陈主旨和要点，给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文，如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种，都常采用这种方法。 2.用好小标题（层首句、段首句、条首句）

较长的公文，常将全文分成几个部分，每部分用一个小标题。或将全文分为若十层次、若干段落或若干条文，每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容，有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句，它们的作用与小标题相似。

小标题（含层首句、段首句、条首句，以下同）在公文中有两类作用。一是提示该部分（含该层、段、条，以下同）内容的范围。例如《关于组织开展第三次全国城市卫生检查评比活动的通知》中，五条的条首句分别是“组团方式、检查时间、检查内容、检查评比方法、其他事项”。二是揭示该部分中心，如《三峡工程四川库区一期水位移民搬迁安臵现场办公会议纪要》，开头、结尾之外，主体部分几个小标题分别是： 一、认清形势，服从大局，务必完成一期水位移民安臵搬迁任务。 二、明确指导思想，理清基本思路，制定具体措施。 三、通盘考虑，周密部署，抓紧实施。 四、加强领导，落实责任，扎实工作。

第二类这种小标题，已概括简明地揭示了该层次（部分）的旨意，我们可称之为层旨句，类似作用的段首句、条首句可称之为段旨句、条旨句。当然，旨句不一定都在层首、段首或条首，但在公文中为引起阅者注意，便于理解，常将其臵于首句处。从不同实际考虑，公文可酌情使用这两种小标题。一般说来，法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种，常采用第一类小标题；而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书，则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明，应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用，但从严格的语法意义长说，它并没有形成一种观点。这两类作用不同的小标题，在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组（短语）构成，第二类则常用动词性的动宾词组（述宾短语）或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。 3.注意强调观点

在一些公文中，为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起公文阅读者（或者听众）的注意，必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。 （1）层前总提语

在公文一些较长的层次、部分中，常在层首句（或者小标题）一下，围绕层次中心，分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象，就可以在层次（部分）开始时，在各条文之前写一段话，用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。例如在《围绕西部人开发战略做好人事人才工作》这篇工作研究中，第三部分是“加强人才市场建设，充分发挥市场配臵人才资源的作用”，下面分8条阐述了加强人才市场建设的措施。而在这部分开头，就有一段层前总提语：人才资源社会化，资源配臵市