第二章 公文拟制
内容提要：本章主要学习企业常用公文的拟制，包括公文的起草、审核、签发等程序（为节约篇幅，熟悉公文拟制工作流程之后，本章后面的文稿省略了部分程序）。为体现相关文种之间的关联性，部分内容涉及收文处理的初审。其他章节亦然。
第一节概述 一、工作任务 陈林收到信息：应聘人员面试时制作了一份文件，请你分析存在的问题，用作培训教材。邓季
附文件：
三、知识链接
（一）公文的含义和特点 1．公文的含义
2012年4月16日发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）明确规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”企事业单位、人民团体参照使用党政公文进行管理。
2．公文的特点 (1)作者的法定性
公文的作者必须是能以自己的名义行使职权和承担义务的法定机关、团体、企事业单位或个人（机关或组织的领导人是经过法定程序选举、任命的，他们以个人名义发表的公文代表该机关该组织）。公文的拟稿者，只是组织的代笔人。
(2)效力的法定性
公文的制发组织或“个人”在规定的职权范围内通过拟制公文行使权力或义务，其公文在一定的时间和空间范围内具备法定效力。
(3)时效的限定性
公文的现实执行效用具有一定的时间性，任何公文都不会永远有效。N天或N年之后，可能因为任务完成而失去现实执行效用，也可能因为被修改之后原文“停止执行”而失去现实执行效用。
(4)格式的规范性
公文的体式，包括版头、主体、版记的各要素的命名、编排等都必须符合《党政机关公文格式》的规定。
（5）制作的程序性
制作公文有交拟、拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印等严格的程序。若不依次履行法定的程序，就无法制成公文，更不可能生效。
（二）公文种类
1．根据公文的适用范围，可分为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。
2．根据公文的职能，可分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、实录性公文。
3．根据公文的行文方向，可分为上行文（报告、请示、意见）；平行文（函、议案等）；下行文（决议、决定、命令、公报、批复、通知、意见等）；泛行文（意见、纪要等）。
4．根据公文来源，可分为对外文书(对外发文)、收来文书(外来收文)、内部文书。 5．根据时间处理要求，可分为特急件、急件、平件。 6．根据保密处理要求，可分为密件、普通件等。 （三）公文行文规则
公文行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 1．隶属关系和职权范围规则
公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
2．上行文规则
（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见
后上报，不得原文转报上级机关。
（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。 3．下行文规则
（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。 （4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
4．联合行文规则
(1)同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。 (2)属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。 （四）公文格式
2012年6月29日发布的《党政机关公文格式》（国际标准GB9704—2012 ）对公文的纸张要求、印制要求、各要素的编排方式作了相关规定。
1．纸张要求
(1)公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为75～95。
(2)用纸幅面及版面尺寸
公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。特殊形式（如张贴）的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
2．排版要求
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，下白边（地白）为：35mm±1mm。 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，切口（右白边）为：26mm±1mm。 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。 一般每面排22行，每行排28个字，行距28磅，撑满版心，特定情况可作适当调整（如首页、尾页无正文时）。如无特殊说明，公文图文的颜色均为黑色，各要素一般用3号仿宋体字。
3．印刷要求 尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；版面干净无底灰，字面不花、不白、无断划。
4．装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
5．公文各要素的含义和编排规则
公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。 (1)版头
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。 1）份号
公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号，用以准确掌握公文的印制份数和去向。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行，如“000001”，表示此份文件是该文件总印数中的第一份。可用印号机手工在成文上加盖，也可用带有印号功能的印刷设备于成文同时印刷。
2）密级和保密期限
密级是指公文内容涉及秘密等级的等级，保密期限指公文的保密时间。《中华人民共和
国保密法》将密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。涉密公文应当根据涉密程度分别编排“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；密级和保密期限之间用黑色“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，如“机密★1年”。如果只编排密级，两字之间空一字，如“机密”。
温馨提示：如果已注明保密期限，根据要求保密；如果没有明确保密期限，根据国家秘密保密期限的规定执行：“绝密”30年，“机密”20年，“秘密”10年。
3）紧急程度
公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别编排“特急”“加急”，电报应当分别编排“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需编排紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如上行只编排密级（无保密期限），两字之间空一字，如“特急”。
温馨提示：一般来说，需当天或24小时内办结的公文标注“特急”，需3个工作日内办结的公文标注“急件”，需立即或当天办结的电报标注“特提”，需3日内办结的标注“特急”，需5日内办结的标注“加急”，需10日内办结的标注“平急”。标注紧急程度的目的是让受文机关明确公文处理的时间要求。
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，根据照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4）发文机关标志
发文机关指制发公文的机关。下行文由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（见例图1和例图4），上行文（见例图7）和平行文（见例图11）只写发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称（见例图1和例图4），也可以单独用主办机关名称。推荐使用红色小标宋体字，居中编排，上边缘至版心上边缘为35mm。联合行文时，如需同时编排联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，联合行文时，使用主办机关的发文字号。作用是便于登记、分类、归档、查找、引用。编排在发文机关标志下空二行位置，一般居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。年份、发文顺序号用阿拉伯数字编排；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号是发文的流水号，不加“第”字，不编虚位（即1不编为01、第1），后面加“号”字。
6)签发人
签发是由机关领导对待发文件批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动，编排签发人的目的是让领导知道谁对上报事项负责。上行文应当注明签发人。“公文由本机关领导人签发。重要的涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发，经授权有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发。”
签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名根据发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7）版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，将版头和主体部分分开。 (2)主体 1)标题
公文标题包括“发文机关名称+事由+文种”三要素。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。
2)主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，即对公文负法定办理或答复责任的机关，其作用是表明公文的空间效力范围。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，编排方法同抄送。
温馨提示：当主送机关超过一个时，一般要根据主要执行单位在前、兼顾编制序列和管理层级的原则排列，如党、政、军、群的顺序。同类型、相并列的单位之间用顿号隔开，不同类型、非并列关系的单位之间用逗号隔开，最后一个机关名称后标全角冒号。普发性下行文，主送机关较多，一般使用统称，如“各直属单位”。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。
3)正文
正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，数字、年份(用阿拉伯数码编排的)回行不能分开。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“11）”编排；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字编排。
4)附件说明
附件说明包括公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。如有多个附件，用阿拉伯数字编排附件顺序号，顺序号与顺序号对齐；附件名称如需回行，应与上一行附件名称的首字对齐。
5)发文机关署名、成文日期、印章（签署）
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 公文落款署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文中有发文机关署名的，应加盖与署名机关相符印章，印章用红色。有特定发文机关标志（有规范的发文机关标志，即文件头）的普发性公文（下发至管辖范围内各有关单位的文件）和电报可以不加盖印章。
由签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章叫签署。在发文机关署名位置，先编排领导人职务名称，空一字再签名或盖章。签署后，公文以领导人名义向外发出。签署和印章一样，都是文件生效的标志。签署多用在各级机关发出的命令、议案等文件上。
①加盖印章的公文的成文日期、署名的编排方法
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名根据发文机关顺序排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
②不加盖印章的公文成文日期、署名的编排方法 单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 ③加盖签发人签名章的公文的成文日期、署名的编排方法
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字编排签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当编排全称。
④成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 温馨提示：特殊情况处理：公文不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
6)附注
附注是对公文印发传达范围等需要说明的事项。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。请示一定要用附注注明联系人和联系电话。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
7）附件
公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后编排“附件”二字及附件顺序号。
(3)版记
1）版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线推荐使用高度为035mm的粗线，中间的分隔线推荐使用高度为025mm的细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。