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政府采购中心档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求为原件。 第三条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。采购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。 第二章 政府采购档案的内容 第四条 政府采购档案具体包括： （一）项目的前期准备材料。 1.采购项目计划书；

2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）； 3.委托代理协议； 4.招标文件论证资料； 5.招标文件确认函；

（二）项目的招标（询价、谈判等）文件材料。 1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一

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来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）； 2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；

4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；

5.供应商的资格审查情况报告； 6.邀请招标的供应商邀请过程记录；

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料； 8.答疑会议记录和纪要； 9.现场踏勘记录；

10.缴交投标保证金情况表； （三）项目的开标文件材料。 1.收取投标文件的登记记录；

2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）； 3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）； 4.开标时间、地点、过程的有关记录； 5.评审专家形成过程和名单； 6.投标人不足三家的废标材料记录；

7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。 （四）项目的投标（报价等）文件材料。

1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；

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2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录； （五）项目的评审文件材料。

1.项目评标小组（询价小组、谈判小组）组成人员、监督人员及有关工作人员签到表； 2.评审过程记录及打分表； 3.评审报告及附件；

4.项目废标报告及处理意见； 5.评审纪律材料；

6.现场监控录音、录像材料； （六）项目的中标文件材料。

1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等）；

2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、采购中心质疑答复、投诉处理决定等材料）； （七）项目采购阶段的文件资料。

1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终止执行等）；

2.项目的验收文件材料； 3.资金支付文件及证明； （八）其他文件材料。 1.项目工作总结； 2.项目效益评估书；

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的

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文件材料。

第三章 政府采购档案归集

第五条 政府采购合同签订后，一般应在三个月内，由项目责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。整理的档案应包括该计划的全部文件材料和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。采购现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存。 第六条 政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。政府采购档案需要补齐时，由相应责任人整理有关文件材料，说明补齐原因及有关信息。

第四章 政府采购档案的管理

第七条 政府采购中心依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。 第八条 档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第九条 政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。

第十条 政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标

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