9、与有关单位签订的合同、协议书等文件材料； 10、其他需归档的材料、文件。

二、归档要求

1、遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应按年份或材料类别合理分类。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹工整、清晰。 三、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。承办人员应保证经办文件的系统完整，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 四、档案的利用

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1、需借阅本学会档案时，需登记备案。

2、档案借阅应及时归还；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应及时汇报学会秘书长。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不得拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句，不得在档案材料中写字、划线或作记号等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经学会秘书长批准才能摘抄或复制。

5、不得转借，必须专人专用。

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宁波市测绘与地理信息学会印章管理制度

第一条 为有效管理宁波市测绘与地理信息学会印鉴，保证学会工作正常有序开展，促使学会印章管理工作统一化、制度化，根据《社会团体印章管理规定》有关规定，制定本制度。

第二条 学会印章共有“宁波市测绘与地理信息学会”公章、“宁波市测绘与地理信息学会”财务专用章、“宁波市测绘与地理信息学会”财务印鉴、“宁波市测绘与地理信息学会”钢印等印章。

第三条 学会印章使用范围：由学会名义签发的文件、文书，包括各类通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等，代表学会对外工作联系的介绍信，需证明的各类材料，与各类合同、项目协议、授权书、承诺书及其它需要的签章等使用学会公章；财务印章用于收取会费、承担项目等收费相关业务；财务印鉴用于开具支票、发票，办理各种银行业务等 ；学会钢印用于培训、教育、奖励等业务。 第四条 学会公章及业务专用章由专人保管，保管人变更需办理公章交接手续。对违反规定擅自使用公章人员，将视情节及后果轻重进行处理。

第五条 对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档及空白文档拒绝加盖印章。

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第六条 有下列情况，公章必须停用：单位名称变动、公章使用损坏、公章遗失或被盗，声明作废。经批准停止使用的公章由学会办公室统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。 第七条 本制度由常务理事会审定、解释。

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