长远汽修汽配管理系统

操作说明

成都畅易汽车科技有限公司

2014.08 第一版

目 录

一 系统初始设置 ......................................................................................................................................................4

1. 系统定义 ....................................................................................................................................................4 2. 零件属性定义 ......................................................................................................................................... 10 3. 维修各种定义 ......................................................................................................................................... 14 4. 维修项目定义 ......................................................................................................................................... 15 5. 维修客户档案 ......................................................................................................................................... 16 6. 会员各种定义 ......................................................................................................................................... 16 7. 业务预警 ..................................................................................................................................................17 8. 操作员管理 ..............................................................................................................................................17 9. 分类码 ..................................................................................................................................................... 18 二 配件部操作说明 ............................................................................................................................................... 18

1. 入库 ......................................................................................................................................................... 18

1.1散件入库 ........................................................................................................................................... 18 1.2订单入库 ........................................................................................................................................... 19 2. 退货 ..........................................................................................................................................................20

2.1入库退货 ............................................................................................................................................20 2.2销售退货 ........................................................................................................................................... 21 2.3领料退货 ........................................................................................................................................... 22 3. 库存调价 ................................................................................................................................................. 23 4. 库存盘点 ................................................................................................................................................. 24 5. 出库 ..........................................................................................................................................................25

5.1领料出库 ............................................................................................................................................25 5.2销售出库 ............................................................................................................................................26

三 前台服务操作说明 ............................................................................................................................................ 27

1. 维修接待 .................................................................................................................................................. 27 2. 预约来车 ................................................................................................................................................. 29 四 车间调度操作说明 ........................................................................................................................................... 30 五 财务部操作说明 ............................................................................................................................................... 31

1. 收银结算 ................................................................................................................................................. 31 2. 财务确认 ................................................................................................................................................. 32 3. 收款管理 ................................................................................................................................................. 32 4. 付款管理 ................................................................................................................................................. 33 5. 应收应付 ................................................................................................................................................. 33 6. 发票管理 ................................................................................................................................................. 33 7. 维修坏账 ................................................................................................................................................. 33 六 客关部操作说明 ............................................................................................................................................... 33

1. 客户档案 ................................................................................................................................................. 33 2. 客户追踪 ................................................................................................................................................. 33 3. 客户提醒 ................................................................................................................................................. 34 4. 车主会管理 ............................................................................................................................................. 34 5. 服务卡管理 ............................................................................................................................................. 35 七 查询统计操作说明 ........................................................................................................................................... 35

1. 配件进出库查询 ..................................................................................................................................... 35 2. 配件库存查询 .......................................................................................................................................... 37 3. 进销存统计 ............................................................................................................................................. 38 4. 维修查询分析 ......................................................................................................................................... 39 5. 收款查询 ................................................................................................................................................. 39 八 系统管理员操作说明 ....................................................................................................................................... 39

1. 权限分配（视公司规定可能不同） ..................................................................................................... 39 2. 数据备份 ................................................................................................................................................. 40

一 系统初始设置 1. 系统定义

1-1

采用分公司管理方案：可以设置多个分公司进行管理，可以用【参数传递】把A公司的基础设置传到所有分公司（注：只适用于汽配管理）

用户资料：在这里可设置使用该软件的用户资料，其内容将会在其他模块中被调用或在报表中打印出来。如图1-1.

厂牌设置：客户可根据需要，添加、修改或删除厂牌以及生成查询码。

各种定义：可定义【计量单位】、【发货方式】、【支付方式】、【币种】、【库/发票方式】、【车牌前缀】、【车型】、【产地】、【业务类型】、【银行帐号】、【分类码】、【发货员】和【客户类型】等各项内容。 系统参数： 1. 【税率】 指定税率。此设置将用于在销售开大单时，当销售价大于实售价时，系统会根据此设定的税率自动换算开大单后的实售价。公式为： 实售价=实售价+（开单价-实售价）X 税率 。默认为增值税率：1.17 指定牟利率，领料管理/收银结算/维修统计查询模块使用时调用，低于牟利率系统会做出提示； 指定零件入库时，成本的计算方式 3. 【成本的计算】 1 - 非均价 2 - 均价（默认值） 指定销售时开单方式 4. 【销售时开单】 1 - 允许开大单（默认值） 2 - 不允许开大单 2. 【牟利率】 指定出仓数大于库存数时，对库存数量的处理方式 5. 【出仓数大于库存数时】 1 - 减库存，库存数量可为负数（默认值） 2 - 不减库存，作为急件出库 3 - 库存不能为负数，不能急件出库 6. 【默认发票号】 指定销售开单确认时，默认的发票号（只能是 Y，N，* 三种符号之一） 当销售单据有小数位时的处理方式 1 - 保留小数，如：12.12->12.12（默认值） 7. 【销售金额计算公式】 2 - 四舍五入，如：12.55->13元 3 - 进一取整，如：12.01->13元 4 - 只取整数，如：12.88->12元 8. 【销售退货记录原操作员 】 9. 【车牌前缀】 10. 【新维修项目自动保存】 11. 【进价比率】 12. 【售价比率】 13. 【批价比率】 14. 【管理费率】 15. 【数量有小数】 16. 【外币价为含税价】 是：记录原来操作员，保存当时开销售单的操作员 否：记录当前操作员，保存当前开退货单的操作员 指定维修接待，新开工单时，默认的车牌前缀 维修接待，新的维修项目将自动保存，下次可直接输入拼音代码或者项目代码直接调取； 指定进价比率，散件入库模块使用时从此处调取，自动生成配件的人进价『不含税进价』； 指定售价比率，散件入库模块使用时从此处调取，自动生成配件的售价； 指定批发价比率，散件入库模块使用时从此处调取，自动生成配件的批发价； 指定维修材料费(优惠后)的管理费比率，【维修接待】—【完工预结算】模块使用时从此处调取，自动计算生成管理费； 指定在表格中，所有和数量有关的列是否都显示小数，默认为否 指定是否将外币价作为含税价使用，默认为否,建议选择是； 17. 【是否手工输入进库单号】 指定散件入库时，是否手工输入进库单号，默认为否 指定供应商资料是否使用客户资料库，默认为是，建议选择否，分开管理； 指定销售确认时，当发票类型选择为“Y”，开票的系数，默认为1.00 指定在销售、财务确认、维修结算时，在应收应付中不存在的客户，不能挂帐，默认为否 指定库存备份的天数，服务器端程序每次启动检测现有库存的备份，将指定备份天数之前的备份记录删除，每月1日的不删除，0为永不删除 指定废品仓位标识，默认为“废”，在销售、领料和库存分货时，将忽略有废品仓位标识的零件 指定在销售单报表最后面打印的内容 指定在销售单报表最后面打印的内容 指定在报表中显示的公司徽标在电脑上的存放路径和名称 18. 【供应商库使用客户库】 19. 【开票系数】 20. 【新单位不能挂帐】 21. 【库存备份天数】 22. 【废品仓位标识】 23. 【报表注脚1】 24. 【报表注脚2】 25. 【公司徽标】 指定是否使用 dos 的打印方式 26. 【使用 dos 打印方式】 是 - 支持 dos 和 window 的打印 否 - 仅支持 window 打印方式（默认值） 27. 【使用即打即停功能】 28. 【打印纸长度偏移量】 29. 【打印纸单页最大长度】 30. 【打印编码1、编码2】 31. 【销售单报表打印产地】 【维修挂帐是否使用A金额】 指定在 window 打印方式下，是否使用即打即停功能（该功能需要打印机的支持） 当使用了即打即停功能，指定打印纸长度偏移量，当打印出现分页时，可设置该值，一般设置为 100 -- 300 左右，单位为0.1毫米 指定打印纸单页最大长度，最大长度不能超过24000，单位为0.1毫米 指定在销售单打印时，当零件编码有编码1、编码2的情况下，是否打印编码1、编码2，默认为否 指定在销售单打印时，是否打印产地的内容，默认为否 维修挂帐是否使用A金额 是 - 使用A金额 否 - 使用结算金额（默认值） 其它费是否不计入维修A金额 是 - 不计入A金额 否 - 计入A金额（默认值） 维修结算时客户付款金额（不含代付费类）的处理： 0-不处理（默认值） 1-四舍五入计入其他费 34. 【维修结算时客户付款金额的处理】 2-四舍五入减收 3-进一取整计入其他费 4-进一取整减收 5-取整计入其他费 6-取整减收 车主会会员身份唯一性 1 - 车牌（默认值，一车一卡） 35. 【车主会会员身份唯一性】 2 - 客户名称 3 - 身份证号（出示卡才能积分） 4 - 车牌+卡号（默认本车，也可积到其它卡） 36. 37. 【会员维修结算金额与积分比例】 【会员使用积分消费时与金额的比例】 会员维修结算金额与积分比例,金额1元钱所能获得的积分 会员使用积分消费时与金额的比例,要消费金额1元钱所需的积分 会员自动升级按累计消费金额 38. 【会员升级按金额】 是 - 按消费金额 否 - 按积分（默认值） 会员自动降级 39. 【会员自动降级】 1 - 根据积分自动降级 2 - 发现需降级时提示选择 32. 【其它费是否不计入A金33. 额】 3 - 不自动降级（默认值） 维修完工时自动提取会员的优惠率 40. 【会员自动提取优惠率】 是 - 自动提取 否 - 不自动提取（默认值） 指定业务单据凭证生成方式 41. 【业务单据凭证生成方式】 1 - 手工录入 2 - 自动生成但不含成本分录 3 - 自动生成且含成本分录（默认值） 42. 【业务单据凭证按日期生成】 业务单据凭证按日期生成（不推荐），默认值为否 指定收/付款凭证生成方式 1 - 手工录入 2 - 自动生成（默认值） 帐务每张单据打印分录数，默认为 5 张 指定锁超时的等待时间，单位为毫秒，设置为 0 时表示无限等待（可能会造成死锁），为 －1 时表示不等待，一遇到锁就返回信息，默认值为8000。 指定是否不使用CA的查询方式，默认值为否。 指定每次提取记录数，默认值为100。 指定是否需要时才从后台提取记录，默认值为否。 指定是否在订货时看到的：销售数，在途数，月销售数量包括此编码的编码一，编码二中的销售，在途数及月销售数。默认值为是。 隐藏无权限的菜单。默认值为否。 只有经过授权的电脑，才能登陆系统。默认值为否。 是否启用财务确认发货内部通知 是 - 启用财务确认发货内部通知 否 - 禁止财务确认发货内部通知 指定每次内部通信的时间间隔，默认值为60秒 指定零件编码长度位数，默认值为零不处理。应用于散件入库添加零件、销售管理查询零件、领料管理查询零件 43. 【收/付款凭证生成方式】 44. 【每张单据打印分录数】 45. 【锁超时等待时间】 46. 【不使用CA的查询方式】 47. 【每次提取记录数】 48. 【是否需要时才从后台提取记录】 【订货参考是否包含编码一、编码二的数量】 49. 50. 【隐藏无权限的菜单】 51. 【启用登陆管理】 【是否启用财务确认发货内52. 部通知】 53. 【内部通信的时间间隔】 54. 【零件编码位数】 55. 【日统计不统计急件入库】 营业日统计不统计急件入库，默认值为否。 56. 【日统计不统计财务未确认的单】 营业日统计不统计财务未确认的单，默认值为否。 仓位必须先定义,并限制存放的编码，默认值为否。 57. 【仓位必须先定义】 58. 【维修接待检测必填项】 维修各种定义中定义了维修接待的必填项，选择是则在建立工单时检测是否所有必填项都录入了信息，当有信息不足时工单无法建立； 维修完工检测全部项目是否派工 是 必须全部派工 否 不限制（默认值） 是 产地不同，库存中保存不同记录 否 库存记录不区分产地（默认值） 指定代订货的进库单中，系统用一个特殊库号来区分自订货入库单还是代订货单，在出库单中也是用这个库号来区分是否代订货的销售单 是-更新零件属性、库存、进库历史、销售历史、领料历史、散件入库、订单入库中的零件编码 否-不进行更新，只对当前修改有效 是-维修完工时自动勾选发声广播 否-维修完工时不勾选发声广播（默认值） 销售是否显示废件仓，默认为否 散件入库时是否一张进库单不对应一个库号—此参数将决定在【散件入库】时【整单操作】能够选择库号还是在添加零件时能够选择库号，默认值为否（【整单操作】时能够选择库号） 是-收款日期取当前确认时的日期 否-收款日期取出库日期 工时费单价（每工时收费？元），在维修接待添加维修项目时，输入了工时后，如该参数>0则工时费=工时*单价 下面为三种计算方式： 1. 维修项目含有‘保养’ 2. 领料含有‘机油’ 3. 维修类型含有‘保养’ 下面为四种计算方式： 1. 按近半年公里数计，满5000公里与三个月最小值 2. 按近两次公里数计，满5000公里与三个月最小值 3. 根据一年内保养的频率 4. 根据所有保养历史的频率 分公司入了一个零件后，其它分公司是否自动增加库存记录，默认值为否 散件入库生效时更新属性库外币价为本次入库外币价 是-更新属性库外币价 否-不更新属性库外币价（默认值） 是否禁止修改非本月所开单据（销售/预售/调拨/领料） 是-禁止修改跨月单据并且修改后出库日期不能跨月 否-允许修改跨月单据（默认值） 安装精品工时费是否由前台输入 是-由前台输入，领料时选择关联 否-领料出库时输入工时费（必须有免费类的收费类型叫‘安装精品’）（默认值） 59. 【维修完工检测派工】 60. 【库存是否分产地】 61. 【代订货库号标识】 【是否更新进出库历史的零62. 件编码】 63. 【维修完工是否发声广播】 64. 【显示废件仓】 【一张进库单不对应一个库65. 号】 66. 【财务确认收款日期是否取确认日期】 67. 【工时费单价】 68. 【保养车的定义】 69. 【保养日期的计算】 70. 【自动增加库存】 71. 【更新属性库外币价】 72. 【禁止跨月改单】 73. 【安装精品工时费输入】 74. 【维修新车标识】 75. 【维修默认工时】 76. 【维修工单图片目录】 77. 【配件客户必须先定义】 维修接待中，出现相同底盘号时候，客户档案中车牌拥有此标识的强制更新为新输入的车牌，例如：新车 维修接待中，添加工单时默认取这个工时‘维修默认工时’ 设置维修工单图片目录，默认为PHOTO 是-没有添加客户资料的客户不允许开单 否-新客户也能开单（默认值） 是-启用 否-关闭 两者的区别：旧的功能冲减的时候直接选择急件记录输入数量进价直接生成入库冲减 新的功能一定要先有入库后冲减 78. 【旧的急件冲减功能】 控制模块包括（散件入库/订单入库/调拨入库/调仓入库/库存修改） 79. 【配件入库不允许空仓位】 是-空仓位不允许入库 否-空仓位可以入库（默认值） 80. 【月均销售数取前多少个月】 默认值为12，应用于库存查询/库存调价/订单生成等取月均销售数量 是-在智能输入框，输入中文也模糊查询 否-只按拼音简码，笔画简码查询（默认值） 时间单位是‘分钟’，0代表不设定锁定系统 销售开单，新单时是否弹出客户资料输入框 是-关闭 否-开启（默认值） 是-关闭 否-开启 如果开销售单急件时（库存无该编码），则自动加入到属性库和库存库中 是-进属性库 否-不进属性库（默认值） 收银结算/财务确认（出库确认/精品确认），输入会员卡号后，都必须有用户输入密码确认 是-必须输密码 否-不用输密码（默认值） 是-允许拆分打印 否-不允许拆分打印（默认值） 默认值为否 散件入库模块-对入库单生效时，只能对已定义了零件属性的零件入库（默认值为否） 启用财务每月月结功能，启用月结后，月结日期之前的单据都不能修改（默认值为否） 默认值为否，散件入库模块整单操作调用 81. 【开启中文模糊查询】 82. 【设定一定时间没动作就锁定系统】 【销售开单关闭客户资料输83. 入】 84. 【关闭预收款已结账】 85. 【急件是否进属性库】 86. 【会员消费是否要输入密码】 87. 【费用拆分打印开关】 88. 【调拨是否允许开急件】 89. 【散件入库—零件属性必须先定义】 90. 【启用财务月结】 91. 【库号是否允许为空】 92. 【没有整单确认是否允许转销售单】 默认值为否 2. 零件属性定义

用途：即定义零件的各种基本信息，如编码，中文名称，产地，车型，外币价,库存上下限等。同时可定义零件之间的通用，互换等各种关系，可以在进库，订货等中调用。

使用：选择【属性定义?零件属性定义】即进入【零件属性定义】窗口。 问：如何进行零件属性定义查询呢？

答：先打开【属性定义?零件属性定义】，用鼠标单击【查询】，您只需输入要查询的零件编码、零件名、车型、通用码，也可以输入单个条件就可以进行查询了。 主要功能键用途：

F．查询：在零件属性库中查找零件。按【查询】按钮，在弹出的窗口中选择零件编码、零件名、车型或通用码等并输入相关条件进行查找，如找到则表格内以彩色条显示该记录。如图A-1-1.

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A．添加：如要增加属性按【添加】按钮进入【零件属性添加】窗口，然后输入零件的详细信息，完成后可以按【确定】，如想继续可按【添加】，如不保存可按【取消】。如图A-1-2.

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E．修改：对某零件的修改则要先选中该零件，然后按【修改】按钮即可对该零件定义内容进行修改。 D．删除：删除某条零件的记录，先选定记录再按【删除】按钮即可删除。 P．打印：打印当前表格所显示的记录。

B．定义：该功能是对某零件进行【通用】及【套件】处理。首先选择该零件，然后按【定义】按钮，可选择使用新的通用码或套件码。此时系统处于【通用】及【套件】处理的状态，表格下方出现提示文字，可对该零件进行【通用】及【套件】处理，处理完后按【结束】按钮即完成处理。如图A-1-3.

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C．通用处理：首先选择某个零件（例如，A）。然后按【定义】按钮后，再选定其他零件（例如，B），最后按【通用处理】按钮确定，则定义了B零件与A零件互为通用零件（通用码相同）。还可以继续定义其他零件与A零件互为通用零件，直至按下【结束】按钮。 G．套件处理：操作方法与【通用处理】相同。 T．通用查询：首先选择某个零件（例如，A）。然后按【通用查询】按钮后，在弹出的窗口中显示通用码相同的零件。如图A-1-4. 主要功能键用途：

D．解除通用：解除选择的零件和其它零件的通用关系。 S．套件查询：首先选择某个零件（例如，A）。然后按【套件查询】按钮后，在弹出的窗口中显示套件码相同的零件。 主要功能键用途：

D．解除套件：解除选择的零件和其它零件的套件关系。

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U．属性更新：批量更新零件属性库的零件属性，如图 A-1-5

操作方法：按【属性更新】按钮后，在弹出的窗口中点【浏览】找到新属性的源文件，对着表格的列右击鼠标设置相应的列，然后按下【确定】按钮。（注：源文件支持EXCEL 5.0及DBF4格式）

A-1-5

M．税号批改：该功能可以把当前查询出来的零件整批修改税号，也可改零件编号和零件名。 L．查看库存上下限：该功能是对某零件库存上下限信息的查看。 如图 A-1-6

A-1-6

B．批改：该功能是把当前表格所显示零件的分类码/零件名批量更改。

H．属性传递：当库存表中没有当前所查出来的零件记录时，可以通过此功能给库存表增加当前所查询出来的零件记录，如果所查的零件已存在库存表中，则把当前属性更新到库存表。 F2．查看图片：该功能可以查看零件的图片。（注：只有对已设置好图片的零件方可查看）

操作方法：按【查看图片】按钮后，在弹出的窗口中点【更换图片】找到零件的图片，点【确定】, 然后点【返回】即可。 3. 维修各种定义

预先定义维修的工种、获知本公司的信息来源、车辆登记资料、厂牌、业务类型、维修类型以及维修建议等资料，这些资料将会在【进厂协议】和【车间调度】等模块中被调用。 1. 【工种】 2. 【信息来源】 3. 【车辆登记】 4. 【厂牌】 设置维修的工种和修理班组，供维修车间调度时使用。还可设置接车员、质检员、结算人。分别在维修接待添加工单、整车完工和收银结算时使用。 维修车辆客户得知我司的信息来源。，如报纸、广告、电视台、朋友介绍等等，供在客户档案新增客户时使用，以统计客户的主要来源。 供维修接待添加工单时做车辆基本信息的登记。 设置车辆的品牌和车型，供在客户档案新增客户或在维修接待添加工单时使用。 定义维修结算时结算金额的分类。有不优惠、代付费、免费和收费四种。可在四种收费类型下定义收费的明细，方便对数据进行统计。定义的收费类型分别在【维修管理?维修接待】添加维修项目、【维修管理?配件报价】和【维修管理?领料管理】配件出库时使用。在维修结算时系统会自动判断四种收费类型，不优惠在维修结算时不会被打折，代付费会自动挂到【出纳管理?应收应付】里，如保险，索赔（保修）等第三方支付的类型、免费不计算在客户的应收里面，收费客户实际要付的款。 设置车辆入厂维修的类型，方便对数据进行统计。在【维修管理?维修接待】添加维修项目时使用，【维修管理→领料管理】添加材料时使用； 设置回访客户时的回访项目，在【客户服务?客户跟踪】时使用。 设置客户对回访项目的满意程度，在【客户服务?客户跟踪】时配合回访项目使用。 设置维修客户的分类。活跃/摇摆/流失/注销客户 设置维修车辆的分类。如出租、家用、公务等等。 设置收费类型是代付费的支付对象。如收费类型是保险，即支付方为保险公司，保修的支付方为厂家。 设置给客户的建议，可打印在结算单的末尾，在【维修管理?维修接待】时使用。 设置会员卡的等级及每个等级的优惠率，结算时可以按会员卡打折。在【客户服务?俱乐部管理→会员卡管理】销售会员卡时使用。 此功能可以按收费类型或支付方设置不同的配件售价和工时折扣。或者设置结算单是否打印该收费类型的项目/材料。 设置操作员打折的最大折扣。设置时按【系统管理?操作员管理】的操作员所在用户组为单位。 5. 【收费类型】 6. 【维修类型】 7. 【回访项目】 8. 【满意度】 9. 【客户类别】 10. 【车辆用途】 11. 【支付方】 12. 【维修建议】 13. 【优惠卡类型】 14. 【售价公式】 15. 【优惠率设置】 16. 【必填项目】 设定【维修接待】新增工单和【客户档案】新增客户信息时的必填项， 17. 【外销业务员】 【销售管理】调用 18. 【工单类型】 19. 【其它】 【维修接待】新建工单调用 设置地区、学历、行业等信息，方便对数据进行统计。 【省市县定义】客户档案模块调用 【完工短信定义】车辆完工后给客户发送提醒短信，需购买短信模块方能支持； 【地区】客户档案模块调用 【学历】客户档案模块调用 【行业】客户档案模块调用 【积分类型】分积分、兑换、现金三大类，会员充积分/储值卡充值调取 【旧件类型】 【回访时段】维修接待在修车调用，登记客户何时方便接听回访电话 【标的承保】维修保险接待模块调用 【代理方式】维修保险接待模块调用 【回访状态】客户跟踪/业务预警模块调用，登记回访成功与否 【联系类别】通过什么方式与客户取得联系，客户跟踪/业务预警模块调用， 【投诉类别】投诉的原因设定，例如服务员态度/休息环境/维修质量等 【预约类型】主动/被动预约客户 【提醒类型】客户提醒模块调用，年审/保养/续保/生日提醒 【进厂车间】维修保险接待模块调用， 【销售单位】客户档案模块调用，车辆的销售单位信息设定 【投诉方式】客户如何投诉设定，联系投诉登记模块调用 【处理方式】如何处理客户的投诉 【错误类别】回访人员针对SA所填写的客户资料做出完整性的判断，客户跟踪模块调用 【服务卡业务员】服务卡的销售员 【城市】客户所在的城市 【爱好】客户的爱好 4. 维修项目定义

预先定义维修的有关的项目，维修此项目所需工时、工时费以及工种。同时，也可定义组合项目（即维修套餐），一个组合项目可以包括多个子维修项目。并可预先设定该维修项目所需要的维修材料。以便在【进厂协议】模块中的添加维修项目时调用。

5. 维修客户档案

用于管理车辆客户的相关资料，包括其车主的姓名、地址、联系电话及其所属车辆的明细资料等。并可记录每部车辆的联系记录、投诉记录、维修历史及积分记录。

6. 会员各种定义 1. 【会员级别设定】 会员升级的积分/消费金额界定，当客户的积分满足时，系统会自动转换会员级别，并有提示。 【系统定义→系统参数: 1.会员升级按积分/消费金额 2.会员是否允许自动降级 是/否 2. 【积分公式定义】 3. 【服务卡定义】 7. 业务预警

此功能提供库存低于下限、年审到期、保险到期、新车保养等提醒，如勾选了自动启动则登陆系统时会跳出此窗口，可设置提醒天数。【可根据客户实际业务需要结合系统现有数据功能定做提醒】

定义维修结算时的积分公式，满足公式的可以积分，积分公式有有效期 超过有效期的积分公式不在有效 用于美容服务次卡等管理。设定服务卡的名称、价格、有效天数。 服务卡包含有项目和材料，可以设定服务次数和单次消费金额

8. 操作员管理

供系统管理员对操作人员进行设置使用权限及密码。

9. 分类码 用户可以根据自己的实际需要将零件按类别或级别进行分类。自定义分类码后可用分类码进行查询或统计，得出相关报表，也可以按分类码进行自动订货。(该系数在系统的【订货管理?自动订货】里面的标准订货公式中起到作用,从公式中可以看出该系数越大,就说明系数对应的配件的活跃度和销售数越大。) 用户可以根据自己的实际月均需求数量定义库存级别。 用户可以根据自己定义好的分类码系数生成零件报表。 1. 【分类码定义】 2. 【分类码设置】 3. 【分类码统计】 二 配件部操作说明 1. 入库

1.1散件入库

按【库存管理--散件入库】即可进入【散件入库】窗口，

按【整单操作】键，然后选择相应的进库单或新建进库单<录入供应商名称｛之前入库过的供应商名称，可在输入的时候先输入’/’，然后输入中文名称或者中文简拼，系统均能模糊查询出供应商信息并做列表显示｝、付款方式、库号<在【系统定义】→【各种定义】→【库/发票方式】中设定，并需要到【操作员管理】赋予相应的库号权限>、入库业务员、发票号等信息>，进行散件入库。

按【添加】键可输入入库零件，如果您设置了【进价率】、【售价率】及【批发价率】（这几项比率在【属性定义--系统定义--参数设置】中进行定义），则电脑会自动按该零件的含税价乘以系数进行计算出相应的【进价】、【售价】及【批发价】。｛录入零件信息的编码、名称、车型、产地、分类码、计量单位、含税价、数量、人进价、售价、批发价、库号、仓位、备注。配件的属性可以事先在【零件属性定义】中添加好，待入库时直接调用，部分配件属性如车型、产地、计量单位、库号均在【系统定义→各种定义】中设置。如需在入库单生效之前修改配件信息，可直接单击选中配件记录，点击【单个修改】即可’配件编码一旦录入是不允许再次修改的，确要修改请选中错误的记录单击【单个删除】后重新录入’，一旦入库生效，配件信息是不允许再做修改的’售价和批发价除外’｝。

当一份进库单输入完毕后，检查确定无误【累计】后按【生效】键，这时系统会提示您“进库单号：XXX更新到库存并打印吗？”按【是】即更新到库存并打印出进库单，按【否】即更新到库存但不打印进库单，【取消】则不生效，但保存该进库单。

1.2订单入库

按【库存管理--订单入库】，然后按【选择船单号】按扭，新增或选定一个船单号｛即订单合同号，（如果是【新建】，则应在表格上方的文本框内输入船单号）｝；即可进行【添加】｛在一张新的船单上增加新的配件明细（包括其配件的合同号、编码、零件名等）｝、【修改】｛对选定配件内容进行修改｝、【删除】、【查询】、【整批修改】等操作。当一份进库单输入完毕后，检查确定无误【累计】后按【更新库存】键，这时系统会弹出【进库选项】的对话框，【将外币价更新到属性库】、【箱号入库】、【标记入库】、【全部入库】，选择其一，按确定即完成订单入库的操作。（注：打印订单入库单须在更新库存之前操作。） 2. 退货

2.1入库退货

按【库存管理--入库退货管理】，即可进入【入库退货管理】窗口。按【查询】键输入相应的零件编码、零件名、供应商名称、入库日期、合同号、厂牌、付款方式等条件，进行查询。选中需要置退库标识的零件，按【添加】键输入退货数量（退货数量不能大于实际入库量）、价格、库号、仓位等相关信息，确定即把该零件转移到下方的退库单表格中，继续上述操作直至把需要做退货操作的零配件全部转移到退库单表格中。如退库数量、价格有错误，可在退库单表格中做【修改】、【删除】、【全部删除】操作。全部操作完成后，检查确认无误按【确认】键，弹出“确认退货”对话框，在框中输入退款方式、退货原因，确认后弹出提示“确认退货吗”选择确定弹出‘退库清单的打印预览’，根据实际需要选择打印与否，这样就完成了入库退货的整个操作过程。

2.2销售退货

按【出库管理--退货管理】即可进入【退货管理】窗口。用户先按【查询】，然后输入相应条件（客户名称、出库单号、出库日期等变量）查询到要退货的销售单，再对要退货的零件进行退货标识【添加】（可修改售价、实售价、本次退货数量、库号、仓位）及修改（【修改】（同添加操作一样）、【整批修改】（可整批修改售价及实售价）、【删除】、【整批删除】），最后按【确认】弹出提示“确认退货”对话框，在对话框中输入发票号、退款方式、退货原因、发货方式，点确认弹出提示“确认退货吗”继续确认，打印预览退货清单，点击打印按钮即可完成整个退货流程操作。

2.3领料退货

按【维修管理--退料管理】即可进入【退料管理】窗口。进入后按【查询】，然后输入相应条件（工单号、车牌号、客户名称、出库单号、销售日期等变量）查询到要退货的领料单，再对要退料的零件进行退料标识【空格】及修改退料数量【ENTER键】，重复上述操作直至需要退料的配件全部置上退料标识，最后按【确认】弹出提示“确认把已标识配件退回库存吗”，点击确认弹出提示“已生成退料单：TL********，是否打印”，继续确认，打印预览退料清单，点击打印按钮即可完成整个退料流程操作。

3. 库存调价

在销售过程中，如发现某些零件价格设定不合理，可在此根据指定条件对库存零件的售价及批发价单个或整批进行调整，并可查看零件的进出库历史。

4. 库存盘点

可按指定条件部分或全部盘点，打印盘点单。输入盘点数，电脑自动生成盘盈盘亏表，并记录每次的盘点历史以备日后查询。

按【库存管理--库存盘点】即可。进入时先用【查询】功能查找所须盘点的配件,新建一张盘点单。在盘点窗口可以做【修改】、【删除】操作，确定下盘点单的最后内容。打印盘点单的时候需要勾选上打印库存数这个选项。拿着盘点单到库房进行盘点操作，并做记录。

库房盘点完成后，拿着修改过内容的盘点单并把修改了数量和仓位的零配件信息在系统盘点界面做【更新数量】、【盘点数量】操作，确认操作无误后按【确认】键，将有盘盈盘亏的记录保存到盘点历史表中。按【盘点历史查询】键进入窗口，用【查询】功能查找到刚才盘盈盘亏的记录，按【生成进库单】键弹出提示“盘点单[AP*******]，你确定生成此散件入库单吗”，点【确定】弹出提示“生成散件入库单：AP********成功！请到散件入库中进行入库生效”，再次点击【确定】。

按【库存管理--散件入库】，进入【散件入库】窗口，在【整单操作】窗口可以看见刚才生成的散件入库单，单号是AP********，选择【打开】，弹出盘盈盘亏的记录，确认数据无误【累计】后按【生效】，在弹出的生效窗口中，可选择【是--更新并打印】、【否--更新不打印】、【取消--不生效】。这样整个库存盘点的操作就完成了。 5. 出库

5.1领料出库

按【维修管理--领料管理】即可进入。进入后按【新单】，选择所需工单号进行领料。在工单号栏里输入工单号或车牌进行模糊查询。选中工单后选择车间和维修班组。【确认】后进入【0~5选择配件】窗口，从库存查询所需维修材料并开单。可输入零件编码、零件名、车型、产地、查询编码或分类码等条件查询所需材料。选中需要领料的零配件按【加零件】（加零件界面可以修改出库数量、售价）置入领料清单里面。重复上述操作直至所需领料的材料全部置入领料清单里面，经检查无误【累计】后按【确认单据】打印预览领料清单。如发现错误，选中领料的配件，按【单个归库】，取消整单的话按【整单归库】。

另外，按【工单信息】可以查看该车维修项目、估算项目和估算材料的明细。做过估算材料的话，按【全选】或者部分勾选并按【生成领料单】可把这个估算材料的内容生成新的领料单，可在里面做领料材料的【单个归库】、【整单归库】（当前领料单内容全部归库）、【0~5选择配件】、【加零件】等操作。检查无误后【累计】后按【确认单据】打印预览领料清单。

如果配件库存不足，但是工单又需要进行结算的，可在【系统定义】--【系统参数】第五项“出仓数大于库存数时”进行设置，设置为“不减库存，做为急件出库”。这样配件就可以在领料管理模块做急件出库处理（提示“库存不足，是否急件处理”，选择是），并不会减少实际的库存。待材料回来后，进入散件入库做入库生效操作，入库信息要和急件出库的信息完全一致，生效之后就会弹出提示“当前散件入库零件发生急件业务，您现在需要进行急件冲减吗”，选择是，进入【急件冲减】模块，在点击【急件冲减】即可完成冲减。（注：冲减的时候注意厂牌信息，入库和急件出库的厂牌不一致，是不能冲减的）

5.2销售出库

按【出库管理--销售管理】即可进入。进入后按【新单】，输入客户号、客户名称后按【确认】即可进入【零件查询】窗口，输入查询条件后可开始选择配件，选定配件后按回车（Enter）键或单击【回车开单】按扭，输入数量、售价，库存自动销减。在确认销售单时，可设置优惠率、付款方式、发货方式、购货单位等内容，系统自动计算实收金额，并打印销售单。

6.

三 前台服务操作说明 1. 维修接待

登记新到车辆的有关资料、估算需修项目及所需材料、注明损坏位置示意图及车辆登记情况。查看正在维修车辆的各种情况及车间的相关意见。对完成维修工作的车辆作预结算管理。结算时可设置维修费、材料费的优惠率以及其他费用，并可按客户的要求制作一份结算单（不影响真实库存及各种数据统计）并打印。

操作步骤：

导航图维修业务第一个图标【维修接待】点击即进入，或者点击菜单栏【维修管理】--【维修接待】进入。

客户来厂维修车辆，首先点击【添加】录入维修客户的车辆信息和客户信息（车牌号、底盘号、发动机号、厂牌、车型、手机号码、客户名称、油量、里程等信息，这些信息可在菜单栏【维修管理】--【维修基础资料】--【维修各种定义】--【接待必填项目】中设置必填项目，其中任一项必填项为空，该工单无法建立）。

建立好工单后，可在【在修车】--【估算项目/材料】中进行估算项目和材料的添加，给客户做维修估算报价。维修项目可以单个添加，也可以批量添加，即【维修套餐】。单个维修项目的添加可输入部分项目代码或者部分维修项目名称进行模糊查询添加。材料的添加可以模糊查询零件名，如果显示无记录，存在以下两种可能：第一，库房未入库包含该零件名的配件，尝试输入其他零件名查询；第二，当前厂牌下无包含该零件名的配件，切换厂牌再次操作（快捷键F11）。如需打印此估算单，请点击【打印】--【维修接车单】--【估算维修项目】。

客户同意此估价单并签字确认后，服务顾问应当提取估算项目到正式维修单中，在【在修车】--【维修项目/材料】模块点击【提取估算项】，默认选择提取方向为估算到正式，选择客户确认的维修项目勾选提取并确认，此时维修项目的颜色显示为红色，表示未派工，需要点击【修改】给维修项目指派维修班组。

客户是会员的，可在【卡号】一栏查询会员信息（包含客户的卡号、卡类型、有效期、优惠率、上次

惠顾日期、客户名、车牌、现在积分、积分累计、消费累计）。

客户购买过服务卡的话，可点击【服务卡】，选择本次服务消费的项目，扣减服务次数。

待车辆维修领料并修理完工后，服务顾问进入【完工车】模块，对客户的维修费用做优惠处理。点击【预结算】，可输入优惠金额，系统自动换算优惠率；也可直接输入优惠率（客户是会员的话，可自动提取会员卡的优惠率）；还可以对维修费用进行拆分，直接修改实收金额并确定，弹出以下提示“减少的金额加入其他支付方吗”（注：第一部分金额是客户付费的话，选择‘是：由其它支付方支付’，此时剩余金额转为挂帐，由第三方进行支付，选择收费类型，并选择支付方的名称，是减维修费还是减配件费；第一部分金额是第三方付费的话，选择‘否：由客户支付’，此时剩余金额由客户自付。）金额拆分错误的，可点击【还原拆分】还原到未拆分前的状态。最后点击确定退出【预结算】模块，此时可打印【结算单】。

需要对单个项目设置不同的优惠率的话，点击【完工车】--【单项优惠】。

注：客户是预约客户的，在【维修接待】添加工单信息的时候会提示服务顾问“该车是预约车，显示预约时间和预约人”。

点击【维修历史】可查看该车牌号在系统中的所有维修历史信息。

点击【应收应付】可查看该车牌号在系统中的所有应收应付信息。

客户需要另作一张结算单的，需要车辆先完工，然后点击【A项目/材料】，提取正式单的维修项目和材料，并在此基础上做添加、修改、删除、单项优惠等操作。打印【结算单】的时候需选择开单打印；如需提取正常单的优惠率，选择特殊打印-开单打印。 2. 预约来车

该模块用于预约车辆进厂维修，如联系日期、保险日期或年审日期即将到期的车辆提前预约客户。便于维修人员及时通知客户前来维修或检查车辆。

四 车间调度操作说明

检查各班组的工作情况，及时安排每一班组进行维修车辆，同时查看每一辆车的维修情况。并对完工的车辆进行确认。

操作步骤

点击【维修管理】--【车间调度】进入车间调度派工模块。首先进入在修车，可以选择【查询】，查询到需要派工的工单，点击【派工】，指派维修工种和维修班组（如果需要批量派工的，请选择‘全选’或者部分勾选维修项目，然后点击【派工】）。在维修过程中，发现有新维修项目需要增加的或者维修项目有错误的，可点击【车间意见】输入关于该车的新维修信息，前台服务顾问在点击这个工单时，此车间意见会显示在一个自动弹出的对话框中。

另外在【车间调度】模块，还可以查看该车的维修历史信息，班组状态信息，估算项目和材料的信息。

车辆维修完工后，可点击【单项完工】完工某个维修项目，也可点击【整单完工】完工此维修工单，整单完工后的车辆进入完工车界面，如此时发现有项目错误的，或者客户新增了维修项目的，可点击【恢复未完工】进行反完工操作，回到在修车界面继续修理。

查看工单的交车信息，点击【交车】可看见维修工单的预计交车时间，并有红色文字提示半小时内交车。

五 财务部操作说明 1. 收银结算

车辆维修完工后服务顾问打印好结算单并陪同客户前往收银室，收银员打开系统[收银结算]模块，在其中对客户的车辆维修费用进行工单优惠、收款、录入发票号信息和还原收款以及查看客户的会员积分、打印可视卡的操作。 操作步骤：

打开[收银结算]，点击[查询]按钮输入查询条件{车牌号、工单号、底盘号、会员卡号等信息}以查找到客户的维修工单，再点击[收银]按钮，在弹出的收银对话框中，客户付款方式单一的可直接下拉列表选择；付款方式多样的，在左侧的付款方式列表中，相对应的付款方式中直接输入金额，做到减收为零即可{注：1、工单结算费用需要做折扣的，先点击[优惠率]在弹出的优惠率窗口中进行工时和材料的折扣；再点击[收银]按钮进入收银对话框。2、工单结算金额有小数尾数的，可直接填写整数的付款金额，小数部分计入减收（此操作对于工单结算金额有小数的需每次进行）；也可在[系统定义]--[系统参数]--[客户结算金额尾数的处理]中设置自动处理方式。}。 2. 财务确认

对已开的入库单、出库单、调拨单、到帐进行确认，或将已确认的记录还原，确认后该单不能进行修改。 注：

A:执行出库确认操作后，才可以进行提货, 即【出纳管理à财务确认】。 B:到帐确认是对维修结算后支票和汇款的到帐确认。

C：出库确认后，支付方式是挂帐和汇款的，会在应收应付里自动生成相应的欠款记录。 操作步骤： 3. 收款管理

收款管理针对的是应收应付里没有结帐（付清）的应收款项，一般都是一些挂帐、月结的客户，主要作用是作为一种直接的工具使业务和财务所发生的帐务相互体现出来，最终也体现在应收应付上。本模块的收款都是以业务单为基础，每次收款都会生成一张收款单，可以一次收几个业务单的款项，也可以把一个业务单分为几次收款。

关于收款，特别是保险公司与厂家索赔的收款，在很多时候会出现少收的情况。关于这个问题的处理，长远公司的处理办法是使用【维修坏账】。

点击【出纳管理】--【维修坏账】进去坏账处理界面，查询到坏账工单，点击【坏账处理】按钮，输入实收金额后确定，此时工单的结算金额自动修改为坏账处理后的金额。最后进入【收款管理】模块对该笔款项进行收款处理。

操作步骤：

点击【出纳管理】--【收款管理】进去收款管理界面，先点击【提取】提取所有未收款单据，并且可在这个界面做查询操作；然后在本次收款一栏输入收款金额并点确定，此时收款一栏会有√显示；最后点击【确认】完成本次收款操作，并有提示“已确认并加入应收应付和收支流水帐”。

如给客户开据发票的，可在票号一栏输入发票号码，然后点击【确认】。

如需看维修工单明细信息，可点击【业务明细】进行查看。

如需添加备注信息，请在未确认收款单前进行填写。

还原收款单的时候，需要先点击【查询】输入收款单号（此单号可在【出纳管理】--【收款查询】界面查询到）；然后点击【还原】按钮完成还原操作。

客户预先存入款项的，可在输入客户名称后，点击【预收款】按钮，弹出的对话框中选择“类型”为预收款，“单据号”可填写财务开据的收据号码，“收款金额”填写实际收款的金额并确定，最后点击【确认】

完成本次预收款操作，并有提示“已确认并加入应收应付和收支流水帐”。 4. 付款管理

付款管理的操作步骤和收款管理相似。

5. 应收应付

对挂帐客户的管理，可设置挂帐限额、赊数期，方便前台销售人员对挂帐客户的控制。其内容包括应收应付汇总表、明细帐、客户资料。【应收应付汇总表】即显示各客户的总余额及其限额。所谓余额即表示该单位未交的总款，限额则表示该单位未交总款的最高限额，其限额的设定可自行修改。赊数期则表示该单位未清款的最长期限。

6. 发票管理

记录所开发票的各种信息，及已经开发票的工单或销售单。 7. 维修坏账

对不能收回足额款项的维修挂帐工单进行坏账处理，减收部分金额 六 客关部操作说明 1. 客户档案

用于管理车辆客户的相关资料，包括其车主的姓名、地址、联系电话及其所属车辆的明细资料等。并可记录每部车辆的联系记录、投诉记录、维修历史及积分记录。

【客户服务→客户档案】，新增、修改客户档案可设置必填项，填写不完全的档案不能保存。 办理会员卡、添加联系记录也可以在【客户档案】模块完成。 2. 客户追踪

对已维修车辆客户进行跟踪，可及时了解客户情况。便于对维修车辆客户进行管理，从而更好改善服务质量。

3. 客户提醒

用于发送客户提醒信息。这里的待发送短信是与业务有关的，如年审、路费、保险、维修跟踪等。 4. 车主会管理

对车主俱乐部的管理。在此你可进行会员卡的登记，记录会员的积分情况和消费情况，积分查询和消费查询、会员的统计，登记服务卡。具体流程请参考说明书中长远系统维修会员管理.

5. 服务卡管理

对服务卡的管理。在此你可进行服务卡的登记，服务卡的类型和服务卡所包含的服务项目。

七 查询统计操作说明 1. 配件进出库查询

【进库单查询】

按查询输入各种条件。可对所有零件的进库历史进行组合查询，并可打印查询的结果。按累计可累计出数量、外币价、进价、售价。

【出库单查询】

按查询输入各种条件，对所有销售，预售，调拨，报价进行各种组合查询，并能打印查询结果的报表。输入分类统计的条件，对结果进行分类统计，并可导出数据及列出图示。【打印发票】按钮是打印销货清单。

2. 配件库存查询

对库存进行各种组合查询。并可以对查询结果进行分类汇总，批量修改等操作。（本系统可以查询每一个零件任何一天的库存。）

3. 进销存统计

按厂牌、编码、零件名、仓位统计所有零件的入库、销售、调拨和库存等的数量并统计出各项的金额。

4. 维修查询分析

【维修统计查询】

对一段时间内的车辆维修记录进行查询统计，计算成本、收入。

变量名可多种自由组合查询，亦可点击分类汇总来汇总数据，以便进一步分析产值和成本 【维修班组查询】

对一段时间内的班组作业情况进行查询统计，以便合理安排班组作业。 【维修领料查询】

对一段时间内的材料出库情况进行查询统计，计算成本、收入。 5. 收款查询

查询一天或某段时间的收款或付款记录（可指定查询操作员、付款方式）。 【出纳管理→收款查询】，指定查询的时间范围、操作员（不点选的话默认显示所有收银员）、付款方式（可只查询某个付款方式也可点选全部查询所有付款方式），点统计将得出查询时间范围内的所有收款记录。查付款记录只需要勾选【查付款】，操作方式与【查收款】一样。 6. 进出流水帐查询

用于查询某一零件在指定日期时间范围内的进、销、存情况。 操作步骤: 【各种查询→进出流水帐查询】，输入零件编码（输入完整编码），指定查询时间范围，点确定。 统计的结果中将显示配件的进库、销售以及结存情况。 八 系统管理员操作说明

1. 权限分配（视公司规定可能不同）

操作权限是以组来区分的，每个组的权限不同，组下面的操作员权限相同。 右侧权限列表中打勾即为拥有该项权限。

2. 数据备份

系统数据备份有两种：

第一是使用【系统管理→数据备份】功能，手动备份文件； 第二是使用MSSQL 提供的维护计划，创建备份作业定时执行。 3. 客户端安装

1）复制服务器上共享的newqpgl_v8文件夹到客户机任一盘符（建议放在除C盘外的其他盘符）

2）打开长远软件运行库文件夹，双击运行V8.exe，进行注册操作（windows vista及其以上系统，在安装注册之前需检测system32/syswow64文件夹中是否有动态链接文件msvbvm50.dll，若无请先下载并放到system32/syswow64文件夹下，之后在执行注册）。

3）打开newqpgl_v8文件夹中的网络设置.exe文件，测试连接，成功后保存，并右键单击长远汽修汽配管理系统.exe文件创建快捷方式到桌面。

4）添加杀毒软件或安全类软件的文件夹信任，防止在运行程序时杀毒软件会误杀。