管理系统，经过档案人员整理，形成电子档案以供查询、利用，同时对档案的完整性、正确性进行检查、添加与编辑；

组卷或者按件归档：案卷添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对立档单位提交的文件、档案、资料进行存储和归档。整理完毕的档案目录根据档号组成原则自动生成档号、件号，入相应的档案目录库；

关联挂接：在不同类型（文字、照片、录音、录像等）的档案件之间建立双向关联； 审核入库：审核整理编目的结果，通过后自动加载到档案正式库。 2.档案数据存储及管理模块

目录管理：目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护；

内容管理：电子文件、扫描影像文件、数码照片、音频视频文件等信息的管理； 信息统计：信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，要求能按规定的时间、型式自动生成各种统计报表；

档案全息库的管理：数据库设计与组织、数据库日常维护、档案数据库信息交换，档案数据的备份和恢复。

3.档案数据查询利用模块

档案检索：关键字检索、全文检索、渐进检索、复合检索、图文声像关联检索等； 档案浏览：档案全文浏览、扫描件浏览、附件浏览；

档案借阅管理：档案的借阅、催还、归还管理、借阅情况统计。具备对相关电子刷卡设备、身份电子识别设备等的集成，完成介绍信等身份证明文据的数字化自动扫描录入；

在线服务：用户利用Web浏览器检索、浏览、下载档案条目、全文内容、扫描原件，还可在线播放音视频文件。

专项打印：案卷目录表、卷内文件目录表和备考表等进行打印； 专题编研：专题库管理、档案在线编研。 4.档案数据交换模块

数据导入：导入原有档案目录管理系统中目录数据及相应的附件（扫描影像文件、电子文档如doc、pdf文件）；

在线归档：客户端在向丽水市档案馆提交数据后，能够根据用户权限对各自的档案数据进行实现网上归档；

数据交换：系统提供应用开发和数据交换的接口，以满足系统扩充和将来发展的需要，支持XML交换标准。

5.系统管理模块

用户权限管理：用户注册、注销、用户信息修改、密码修改、用户分类等；对用户使用权限进行添加、修改、删除；可根据单位、部门、不同档案种类的用户进行角色授权，权限包括：信息的接收、输入、修改（增减）、查询、浏览、打印、导出功能等；对数据库系统内已设定的格式和功能的添加、扩充和修改等；基于用户的操作权限管理、数据库密级与用户密级控制、安全操作审计；回收站管理；日志管理；

系统维护：通过用户和角色管理，完成系统用户帐号及用户角色的维护；

通过基础参数配置，完成系统基础数据的维护和管理；通过日志管理，完成系统日志的记录、分类、查询、分析以及日志的处理等；完成查询统计以及报表等的设计和配置；系统数据的备份与恢复措施。

系统设计和配置；完成基础业务字段及项目的配置；对主题词典、分类字典、关联词典等进行管理；档案库使用的频度统计、用户检索情况统计、检索用词词频统计等。

（三）档案业务管理系统需求 1、业务系统的建设需求

档案业务管理系统主要实现对档案信息和档案业务的管理。馆内管理主要突出了管理的重要性，该系统的建设需求主要包括：

（1）对丽水市档案局馆藏档案管理平台进行整体分析，根据国家档案局最新颁布的档案工作标准，结合丽水市档案局自身管理特点，搭建出平台的整体框架结构，整体框架中不仅要包含数字化馆藏档案管理流程中所涉及的各个重要环节, (如：全宗管理、档案检索、统计分析、借阅管理、原文管理等），还要充分考虑到今后各项功能的延续性和扩展性。一期的主要需求包括下列功能模块框架的搭建：

全宗管理功能

进行全宗管理8个方面相关信息的统计、分析和管理工作。 库房管理功能

档案保管包括库房管理、消防、温湿度管理、存放位置管理、病档管理等日常记录工作。库房管理要求通过端口实现条形码支持，可以将实体库房的结构反应在系统中，通过对实体档案库的电子化模拟，档案录入完成后，自动形成条形码，主动打印条形码；自动确定上架位置并记入数据库系统；实现档案出入库的自动登记，档案利用检索后，电脑和密集架显示屏上显示档案所在位置，并自动打开相应的密集架，档案利用完毕收回后，通过无线扫描仪的扫描系统自动读入收回的档案信息，同时自动打开密集架。自动登记档案的出入库时间、经手人等利用要素。

实现温湿度自动记录和统计，温湿度管理可同现有温湿度采集设备进行无缝集成。 档案检索查询功能

检索查询功能具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。检索查询模块中可以设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。 档案统计功能

实现对丽水市档案馆各类馆藏的各类统计服务，包括档案移交统计、接收统计、利用统计等功能，建设档案发布平台。

（1）档案室馆业务统计包括：档案移交统计、档案接收统计、档案数据统计、档案利用统计；档案业务性统计台账包括：档案接收登记表、档案移交登记表；档案类型统计按档案的类型进行馆藏量统计如管理文件、合同文件、科技档案文件等；密级统计可按档案的密级进行馆藏量统计例如秘密、绝密等；保管期限统计按档案的保管期限进行馆藏量统计例如永久、长期等；复合统计用户可采取各种组合条件进行馆藏统计；任

意著录项目统计按每一个项目进行统计等。

（2）利用权限设置应根据国家、省和丽水市的相关规定。

（3）应建设馆内利用平台、政务内网利用平台与公众网利用平台。公众网利用平台以丽水市档案信息门户网站形式实现。

（4）通过利用统计功能，应自动实现一定时间范围内各种档案类型的借阅卷次、借阅人数、借出卷次、借出人次、复印卷次、复印人次、卷次总计、人次总计等统计信息。

实体借阅管理功能

实体借阅管理功能包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

档案原文管理

系统实现对纸张、照片、录音、录像、磁带、电子文件等原文资料的采集、转换、识别、压缩、加密、管理、发布和检索利用等功能。满足数字化加工的有关要求，如自动制定扫描件的文件名、自动纠偏、自动去污、OCR识别、合并文件、文件可读性校验等。

辅助实体管理功能

辅助实体管理功能具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相关管理的功能。

辅助实体管理模块能满足下列主要要求：

① 对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；

② 对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。 （2）归档整理

系统提供传统立卷和一文一件整理两种归档业务。并且实现对归档文件的撤件和调整功能。

（3）数据库管理功能

档案库管理具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：档案库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。实现数据字典、实体分类的用户自定义管理，档案库的多级多层分类管理。

（4）系统的数据项的设置符合《档案著录规则》(DA／T18一1999)的规定。提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图象数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式；流媒体采用RAM格式。

（5）整理编目

○1整理编目功能具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、馆藏统计、打印输出等基本功能，并提供主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

○2该平台还应考虑到实用性和适用性，给用户提供自定义数据库结构的功能。 ○3在完成平台整体框架模板建设的基础上还要实现平台系统管理中用户管理、权限分配、数据备份、数据恢复、系统日志等各个基本模块的功能利用。

○4实现系统的查询、统计功能。 （6）档案数据录入、移交

档案数据库和电子文件库创建后，即可录入文档数据。要求文档数据录入提供以下功能：

自动复制字段内容：案卷信息和文件信息录入时，可以根据设置将上一记录的部分或全部字段复制到下一条记录，以减少信息录入的工作量。

数据格式限制：可以设置数据录入的格式，在数据录入时可自动进行重码校验、空缺校验、格式校验等数据格式校验，也可以进行列表选择、可编辑列表选择等数据录入格式限制。

导入和导出：对用户已有的档案信息数据文件，如DBF文件、Excel文件、Access数据库文件以及其他文件格式的文件等可自动导入到系统数据库中；同样也可将系统中的数据信息导出成文本文件、Access文件、Excel文件等其他文件，供进一步分析和加工。导入过程中应对数据的合法性进行检查。提供相应的文件格式的接口。

自动组卷：对于用户直接导入到系统数据库中的数据，提供自动组卷功能，即可根据导入数据之间原来存在的关系在本系统中对应生成案卷和文件的层次关系，进一步简化用户已有数据转入本系统中。

提供档案数据接收功能，档案馆自动接收各部门、单位档案室上传的文档资料、政府文件、现行文件等数据，放入统一的数据库中，在入库时进行数据合法性检查和数据内容审核，以免数据入库后因数据量大而难以检查。

档案数据管理

档案数据管理包括文档分类、档案编目、添加、修改、删除、合并、自定义调整等功能。

档案库内的档案可以按照案卷形式组织，即可以形成传统立卷方法的案卷，又可以形成安件形式的一文一件形式。对于传统案卷，每个案卷内可以包含多个文件，而每个文件直接对应一个或多个档案原件。

对于档案库的档案数据提供编目管理，还要考虑档案数据著录项的添加、修改、删除、自定义调整等功能。

对于电子文件库内的电子文件则按照文件形成部门组织分类，以便于日常利用。 无论哪种方式归档，应考虑归档日志的生成。

另外需考虑目录和多媒体信息的关联方式，可用文件，也可直接放入数据库。 档案数据利用

档案数据的利用包括档案数据查询（检索）、数据统计、档案打印、档案借阅管理、档案编研、档案销毁和鉴定等功能。

提供完全可视化的电子文件光盘打包工具，实现系统自动备份； （七）电子文件传输加密