武汉大学学政教育培训中心 Access总结 讲师：何少丰
示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。 2.2.2 建立表结构 1．使用“数据表”视图
“数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。 2．使用设计视图
表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 3．使用表向导
表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 4．定义主键
定义主键的方法有两种，一是在建立表结构过程中定义主键；二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。
主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。 主键有三种，即自动编号、单字段和多字段。
自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。
单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。 多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。 2.2.3 设置字段属性
字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。 1．字段大小
? 字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的
字段大小时，系统将拒绝接收。
? 字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。
? 在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字
段大小的字符个数（文本）。
? 如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超
出新限制的字符。
? 如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小
数取整。
? 如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。 2．格式
? 格式属性影响数据的显示格式。
? 可确定数字、货币、日期等字段格式。
? 在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。 3．输入掩码
? 用于指定数据的输入格式。
? 可定义文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。
? 如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显
示时优先于输入掩码的设置。
? 只为文本型和日期/时间型字段提供向导。 ? 可使用字符定义输入掩码属性。
9
武汉大学学政教育培训中心 Access总结 讲师：何少丰
? 输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字
符组成。
4．默认值
? 设置默认值可以减少数据输入量。
? 在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。
? 设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。 5．有效性规则
? 为防止数据的输入错误而设置。
? 有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。
? 有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。
? 在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。 6．有效性文本
? 当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。 ? 通常与有效性文本同时定义。 7．索引
? 索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。 ? 在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。 2.2.4 建立表之间的关系 1．定义关系的条件
? 表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。 ? 建立表间关系的条件：
（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。
10
武汉大学学政教育培训中心 Access总结 讲师：何少丰
（2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。
（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。 ２．参照完整性
? 指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表
之间已定义的关系而必须遵循的规则。
? 如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关
表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。
3．建立表之间的关系
建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。 4．子数据表
? 子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视图。
? 在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“□”。在未显示子
数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“?”号。若需展开所有记录的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部展开”命令；若需折叠展开的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部折叠”命令。
3.2.5 向表中输入数据
1．以数据表视图方式输入数据 2．创建查阅列表字段 3. 获取外部数据 （1）导入数据
导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。 一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。 （2）链接数据
链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。 2.3 维护表
为使数据库中表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。 2.3.1 打开/关闭表 1．打开表
? 使用打开命令（改内容） ? 使用设计命令（改结构）
2．关闭表
2.3.2 修改表结构 1．添加字段 2．修改字段 3．删除字段
4．重新设置主键 2.3.3 编辑表内容 1定位记录
数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。
11
武汉大学学政教育培训中心 Access总结 讲师：何少丰
常用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见下表。 2选择记录
选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。 3 .编辑表内容
（1）添加记录 在已经建立的表中，添加新的记录。 （2）删除记录 删除表中出现的不需要的记录。
（3）修改数据 在已建立的表中，修改出现错误的数据。
（6）复制数据 在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。 2.3.4 调整表外观
调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。 2.4 操作表 2.4.1 查找数据 查找指定内容
在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的查找命令 查找空值或空字符串
空值是字段中还没有值,可用Null值代替
空字符串是用双引号括起来的空字符串,即””,中间没有空格,长度为0
2.4.2 替换数据
在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的替换命令。 1、替换指定内容 2、更改默认设置 2.4.3 排序记录
排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：
12