天纵图文档管理系统操作手册 - 13 -
FTP目录：此类别文件存放的FTP站点的哪个子目录。 WEB目录：此类别文件存放的FTP站点对应的WEB目录。
（注：如果选择了在WEB端用HTTP打开FTP文件，则应设置此目录，并在WEB服务器配置相应虚拟目录。）
五、印章管理 【定义】
公司印章（如公司章、文件控制章、资格人私章等）是公司权限标记，要加以管理，如果加管理不当，会导致文件审批控制失败，造成不良影响甚至严重后果。公司文件管理制度应明确规定哪些公司印章要交由文控中心统一管理。文控中心要对印章进行分类、编号，做好标识，集中存放管理。 【操作说明】
从【菜单】\\【工具】\\【印章管理】，打开印章管理模块，登记印章。可将公司印章制作成加密印章文件，放到一个WEB目录下，将此URL设置到印章档案中，就可直接在系统中远程调用此印章了。当然，使用前要进行密码验证。
如果输入了下载路径，可远程从WEB目录下调用印章，如果未输入，则需要手工从本地读取加密印章文件。
【字段说明】
类别：公章/私章/其他类
适用范围：此印章适用于哪些文件及手续过程中。 存放位置：此印章目前存在何处，指明后便于查找。 监印人：此印章盖印时，需谁要场监督公证。 保管人：此印章由谁保管。
验证密码：使用此印章时要输入密码进行使用资格验证。 六、加密印章/签名制作
先可将印章/签名扫描后，制作成透明图片（可以利用PhotoShop软件制作透明图片）。
从【菜单】\\【工具】\\【加密印章\\签名制作工具】，打开加密加密印章\\签名制作工具，读入原始印
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章图片，输入密码，即可制作成加密印章\\签名。
必须是一个透明图片。要利用有关图片制作工具将图片进行透明处理。 密码必须是6位以上。
七、文件模板管理 【定义】
为公司各类文件制作模板，可以大大提高文件书写效率，同时也规范了文件格式，确保格式统一。
模板编号具有唯一性，不可重复。 点击第二个按钮，可打开查看此模板文件。
【字段说明】
类别：此模板适用的文件类别。
适用范围：此模板适用于哪些文件或过程中。 八、文件范本管理 【定义】
为各类文件收集范本，主要目的是方便文件编辑，提高文件编辑工作效率。其操作方法同模板管理。
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==文档流转==
文件网络流转流程：文档编辑好后，保存到系统数据库或服务器文件夹/WEB目录中，并将文件信息登记到系统中，此文件自动进入文件流程，系统会自动通知相关人员进行处理，审核人、批准人审批后，转给文件管理员发送，文件发送后，相关人员就会收到来文通知，即可打开文件阅读器阅读此文件。文件管理员可通过“文件阅读跟踪”模块查看文件阅读情况。 一、文件办理主界面 【定义】
一般用户通过文件办理窗口可完成所有权限范围内工作。包括：文件审核、文件批示、文件发送、阅读、修改、评论、办理等。
一般用户只授权此模块即可完成所有工作任务。建议用户登录知识系统后，首先打开此模块，看看有无文件操作任务待办。
这是常见问题解答，可以帮助你操作系统。 列出与当前用户有关的文件数量及任务数量。 公告栏列出公司关于文件资料方面的通知。 【操作说明】
左侧树状图根据文件类别及文件状态对文件进行分类显示。
工具栏按钮对文件审核、文件批示、文件发送、阅读、修改保存、评论、办理过程进行操作。 文件审核、文件发送列出当前用户权限范围内相关文件，点击文件，右下脚会显示此文件之属性、批示、评论，点击“文件内容”超链接，可通过浏览器打开此文件进行阅读。
如果文件有附件或相关文件，会列出来，点击期“文件编号”，艰即可打开查看，其操作权限同主文件操作权限。
可用多种方式查看文件清单，如列表、大图标、小图标、详细资料等，用户可选择自己喜爱的方式查看文件清单。
文件操作权限在发送文件或借阅文件时设定，有只读、印存权、修改权三种，若只有只读权，用户打开文件后，只能阅读，不能打印、保存、拷贝、修改。
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点击文件批示、评论、办理”按钮，打开批示、评论、办理摘要输入窗口。
工具栏一组按钮，可进行各种文件处理工作。点击“查询”按键，可打开查询面板，如图。 点击“文件内容”，可利用相应组件打开阅读全文。
点击“打开阅读”即可根据我们设置的文件打开方式打开文件。下图分别是利用OFFICE组件和图文标注组件打开界面的样式。
可加入签名和进行在线批注。 如果设置了痕迹保留，则可记录修痕迹，包括何人何时进行了何修改动作。
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