用户手册(PDM) - 图文 下载本文

天纵图文档管理系统

用户操作手册(V3.2.8)

易皓 责任编辑

公司:天纵科技(软件)开发中心 网址:www.zoomsky.cn 电话:(86)730-5240398 传真:(86)730-5241006

电邮:sales@zoomsky.cn

天纵图文档管理系统操作手册 - 2 -

目 录

前言…………………………………………………….………………..…………..……………………...4

第一章 实施步骤……………………………………………………………..…………………………..5 1.1网络及系统配置……………………………………………….…….………………..……………..…5 1.2 静态数据录入步骤…………………………………………..………………….……………………..5 1.3系统培训及运行…………………………………….…….………………….……………………...…6

第二章 基础设置……………………………………….…………………..………………….…………7 2.1文件格式设置……………………………………….………………………………….…….…….…...7 2.2文件库设置………………………………………….…………………………………………..………8 2.3FTP站点管理……………………………………….…………………………………………..…….…8 2.4文件发送组别设置……….…………………………………………………………………..…………9 2.5文件分类…………………………………………………………………………..….…….………....10 2.6印章档案管理…………………………………………………………………………..….………….13 2.7加密签名/印章制作…………………………………………………………………..….……...…….13 2.8文件模板管理…………………………………………………………………..….…………....…….14 2.9文件范本管理…………………………………………………………………..….………………….14

第三章 文件流转………………………………………….……..……………….…………………..…15 3.1文件办理主界面…………………………………….…………………….…….…………….……….15 3.2文件创建……………………………………………….………………………….…………..……….17 3.3文件修改…………………………………………………………….………..……………………….18 3.4文件审批……………………………………………………….…………………………..………….19 3.5文件发送……………………………………………………….……………………..……………….20 3.6文件批办……………………………………………………….……………………..……………….21 3.7文件承办……………………………………………………….……………………..……………….21 3.8文件催办……………………………………………………….……………………..……………….22 3.9文件借阅……………………………………………………….……………………..……………….23 3.10文件阅读跟踪…………………………………………………….……………………..……..…….24 3.11文件回收…………………………………………….………………………….……………..…..….24 3.12文件销毁管理………………………………………………….……………………..………….…..25

第四章 档案管理………………………………………….……..……………….…………………..…26 4.1档案分类…………………………………………….…………………….…….…………….……….26 4.2文件归档……………………………………………….………………………….…………..……….27 4.3档案合并…………………………………………………………….………..……………………….28 4.4档案拆散……………………………………………………….…………………………..………….28

第五章 系统管理………………………………………….………………..……………..…………….29 5.1系统初始化………………………………………….………………………….………..…….……....29

天纵科技 ( 软件 ) 开发中心 TEL:0730-5240398 FAX:0730-5241006 http://www.zoomsky.cn EMAIL:sales@zoomsky.cn 天纵图文档管理系统操作手册 - 3 -

5.2数据导入……………………………………………….…………………………....………….…..….29 5.3角色设置……………………………………………….…………………………....………….…..….30 5.4用户管理…………………………………….……………………………………………..….……….31 5.5报表设计………………………………………….…………………………....……………….…..….32 5.6数据字典…………………………………….……………………………………………...………….35 5.7操作日志…………………………………….……………………………………………...………….36

第六章 其他工具………………………………………….………………..…………………..……….37 6.1文件收集工具……….…………………………………………………………………………………37 6.2内部邮箱系统…………………………………………………………………………….…….……..38 6.3公告系统………………………………………………………….…………………………………...39 6.4短消息提醒系统………………………………………………….…………………………………...40 6.5口令修改工具………………………………………………….……………………………………...40 6.6个人选项………………………………………………….…………………………………………...41

第七章 附录………………………………………….………………..……………..………………….43 7.1从EXCEL表格式中导入数据…………………………………………………………………………43 7.2文件存放策略………………………………………………………………………………….……...47 7.3常见问题答疑………………………………………………………….……………………………...50

天纵科技 ( 软件 ) 开发中心 TEL:0730-5240398 FAX:0730-5241006 http://www.zoomsky.cn EMAIL:sales@zoomsky.cn 天纵图文档管理系统操作手册 - 4 -

“天纵图文档管理系统”基于国际先进的KM思想及微软成熟的.NET平台技术开发的一套拥

前言 有B/S(浏览器/服务器)和C/S(客户端/服务器)两种访问方式的集团级图文档管理产品。

本系统提供了从文档、图纸、资料录入(电子化)到文档发布及网络化管理的整体解决方案,可有效降低图纸录入及信息发布的成本,保证文档安全,提高文档搜索、查询的响应速度,方便远程信息的获取,有利于知识与信息的传递与共享,使设计单位图纸资料的管理更加专业化、规范化,为图文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。

本系统可用于建设单位、设计单位、物业公司、政府单位、企业产品设计部门等的文档、图纸、资料管理,软件操作简单,功能强大,可对各种幅面的工程图纸、图片和各种文书资料等进行综合管理。系统集图纸和文档资料管理于一体,为用户建立起电子化的图纸资料库,用户通过分类检索或条件组合检索、模糊检索快速查到所需图纸或资料。

本系统依据ISO9000文档控制与管理标准设计,利用先进的计算机软件技术,有效地控制各种文档的产生,管理文档的存取访问,控制文档的分发,监控文档的流转过程。具有灵活的签入/签出机制,严格的版本控制,对文档的所有操作均记录在案。

本系统可选择将文档保存到文档夹、WEB目录或数据库多种方案,支持多服务器多硬盘。系统提供了统一的图文浏览、标注以及协同作业的组件,可直接浏览、标注450种以上的不同文档格式(Office/Image/2D/3D/EDA)的文档,而无需安装种类相应的编辑软件,并且可以完全保留原文档的完整性、机密性,可灵活设置只读、打印保存权及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦,同时也节省了购买这些软件(Office/Image/2D/3D/EDA)的昂贵费用。OFFICE文档能还可实现在线编辑、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。

本系统可实现集团内各分公司、各部门甚至个人文档的管理,各单元之间既可共享文档,也可独立管理自己的文档。旨在通过计算机技术推动知识管理,帮助企业建立先进的知识管理模式,使企业知识管理平台成为短期营运与长期成长战略结合的资讯平台,极大化企业最有价值的资产-员工与知识。让员工快速获取个人成长所需的工具及信息,达成员工高度的成就感,加速协同作业,通过知识管理平台实现实时信息的共享,为企业更有品质的营运决策提供支持。运用高效率的作业流程,降低管理成本。

天纵科技 ( 软件 ) 开发中心 TEL:0730-5240398 FAX:0730-5241006 http://www.zoomsky.cn EMAIL:sales@zoomsky.cn