公文写作基础知识
一、公文的定义和分类 (一)定义
公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针,政策,法规,政令和信息,情况的表现者,运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达,下情上报和信息沟通的重要作用.公文贯穿机关管理工作的始终.我们要向上级报告情况,需要写成文件;我们要向乡镇,村安排什么工作,提工作要求,需要写成公文印发下去,备查,备用,便于基层照章执行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文.因此,公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关,可以说,具备较强的公文写作能力,是每一个机关工作人员的基本素质要求.当前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,有许多年轻人因为具备较好的文字功底,而被选拔进市,县党委,政府机关工作,从而改变了自己的生活环境和人生境遇,一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁.由此可见,重视公文写作,加强公文写作,对于年轻人来说,具有更加积极的作用.
(二)分类
1,按照制文机关的种类划分:党务机关公文,行政机关公文,司法机关公文,军事机关公文,企事业单位公文,社会团体公文.今天讲的,重点是行政机关公文.
2,按照行文方向划分:上行公文,平行公文,下行公文.草拟公文前,
必须弄清楚行文方向,才能确定文种,内容,措辞等.
3,按照保密程度划分:绝密公文,机密公文,秘密公文,内部材料,普通公文5种.我们在起草或者管理公文时,必须要按照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密.
4,按照紧急程度划分:特提公文,特急公文,加急公文,平急公文,普通公文5种.紧急公文的处理,我在后面要专门给大家讲.
5,按照使用范围划分:通用公文和专用公文.决定,通知,通报,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要等全是通用公文;司法类的公文,经济类的公文,任免类公文,议案,提案,建议等等,属专用公文.今天讲的,主要是通用公文.
6,按照规范性和颁发程序的规范程度,行政约束力的强弱划分:规范性公文和非规范性公文.
规范性公文有13种:命令,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要.
非规范性公文:除规范性公文以外的公文.常用的非规范性通用公文有调查报告,工作计划类,工作总结类,提案,建议,说明,讲话稿,简报信息,书信类,启事类,条据类,表格类,大事记等等.
(三)机关公文要素机关公文由版头,份号,密级,紧急程度,发文字号,签发人,标题,主送机关,正文,附件,发文机关署名,成文日期,印章,印发传达范围,主题词,抄送机关,印制版记组成.
(四)公文处理包括哪些工作公文处理包括拟制,办理,管理,立卷归档在内的一系列衔接有序的工作.
二,公文写作的共性要求
公文不同于其他文字作品,它的写作,制发,处理必须按照固有的规定,特定的体例格式来进行.
(一)确定文种这是写作公文首先要明确的.我们在写作公文前,要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用,是在什么背景下写这个文件材料.根据写作的背景,目的,受文对象(为什么要写这个文件;写这个文件要达到什么目的,是安排工作,通报情况,还是解决困难问题;文件是写给哪个部门,是上行,平行还是下行),确定采取哪个文种.一般说来:
1,要对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项,选择《决定》文种.比如:党中央决定在全党(特别是党员领导干部)开展讲政治,讲正气,讲团结的\三讲\活动,这对党的建设来说,是件大事,所以用决定文种;每年初的农村工作会议,计划生育工作会议上,县政府都要出台一个《关于兑现**年农村工作(人口与计划生育工作)责任制的决定》,这就是个奖惩决定.
2,要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定,适用公告公告.比如,要在县城取公告取缔三轮车,或者实行三轮车分单双号进城运营,这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益,我们就要事先以各种方式发出公告,告知社会各界.联合执法队,建设局,交警大队.要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项,比如停水停电,适宜采用通告文种.
3,我们要将上级的文件批转给下级执行,或者要求下级从哪些方面
作好哪件工作时,一般印发《通知》
4,向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问时,选用报告类文种,如工作报告,情况汇报等等.(在其中,政府工作报告是一个有特指内容的文种,政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况)
5,向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题,选用《请示》. 6,答复下级机关的请求事项,用《批复》.
7,我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法,一般选用《意见》.
8,不相隶属的机关之间,也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间,比如绥江县与三峡公司,与市财政,审计,国土等市政府部门,商洽问题,询问或答复问题,一般用《函》.
9,明确通过会议形式决定的事项,记录会议精神,选用《会议纪要》. 10,还有一种《命令》文种,主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章(如主席令,国务院令),宣布施行重大强制性行政措施(如通缉令),这些法规,规章的制定,要省级以上的国家机关才能制定和通过,因此,在市,县两级,一般不涉及到《命令》文种.
以上讲的是一般原则,具体采用哪类文种,要根据具体情况来确定. (二)规范写作
公文写作要努力做到\七个规范\
1,主题规范.主题是文章所要表达的中心思想.任何文章都要有主题,公文也不例外.公文主题规范.题的提炼标准,就是集中单一,鲜明显
露.要求一文一事,一个主题,主题鲜明突出.主张什么,反对什么,要鲜明直接,不能含糊,不能让人产生歧义.
2,使用材料规范.公文材料的选用标准必须是真实典型,新鲜有力.所谓真实,就是实实在在使用材料规范.存在的,反映当前事物本质规律的真实.我们分析问题时,所列举的现象,不是假的,人为编造的,也不是偶然现象和个别现象.所谓典型,就是既是个性特征,又是共性特征.新鲜有力,就是我们所列举的,分析的问题,,提出的办法,必须是符合当前实际的,必须是有说服力的.你不能在说今年的工作时,还拿去年,前年的数据和一成不变的措施办法,因为事物总是在发展变化,尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下,如果总是一成不变,不思进取,不思考,不调研,写公文也好,安排工作也好(事实上,写公文也是安排工作的一种方式),都做不到\有的放矢\—即对准目标放剑,一剑中的.公文的选材标准与文学作品不同,公文强调真实,强调掌握最基础最真实的材料,摒弃想象(合理的推测可以),而想象则是文学作品的核心和灵魂.
3,文章格式规范.公文普遍的结构格式是:公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间.为文章格式规范.了便于大家理解,我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲,这里主要讲公文的写作格式,写作格式包括标题,正文,结尾三个部分.
1标题:公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种.
例如:县国土局要向市国土局写一个请求帮助解决地质灾害防治经费的请示,标题就是\绥江县国土资源局关于请求帮助解决地质灾害防
治经费的请示\板栗乡人民政府要向县政府报告一个煤矿安全事故的调查报告,则标题就要写成\板栗乡人民政府关于**煤矿安全事故的调查报告\
2主送机关的写法:一是只写受文机关的名称,不写领导个人名字(领导特别要求的除外);二是只能写一个主送机关,例如:市委,市政府,其他需要送达的受文机关采取抄送方式(调查报告因为是知阅性公文,受文单位不特别确定,除了要求有主送机关的,可以不写主送机关);三是用统称或者规范的简称,不能随意写,如市政府,市人民政府都是规范的简称,但不能写成市府;四是行文关系,只能逐级行文,一般不能越级行文(如要上报省政府的文件,一般只能市政府转报),某些经费请示属特殊情况.
3正文的写法:正文是主送机关以下,结束语之前的部分.正文是一篇公文用笔最多,最重要的部分.一般是在主送机关之后,先写一段或几句导语,说明写这篇公文的原因,根据或者目的,导入正文.正文要做到逻辑层次清楚有序,说理简洁准确并力求深刻,用语符合规范.
4结尾:正文写完后,一般要写几句号召的话(一般针对下行文),或者表决心,态度的话(上行文).《请示》要说\妥否,请批示;《意见》要说\以上意见若无不妥,请批转执行;《通知》和《报告》可以不要结尾,说完就落款结束;讲话稿类的一般有鼓劲,号召的话语;汇报材料一般有表示感谢和今后打算,态度的.
4,文字表述规范.公文的用语用字要求简明,准确,朴实,得体,通俗,易懂,体现字面意义文字表述规范.而非联想意义,讲求陈述性,写实性,
而非描绘性,虚拟性.一般以概述为主,据事说理,言之有物.不像诗歌,散文,小说等文学作品,需要大肆铺展,渲染,大量的想象,细致的描写,这些,恰恰是写公文所忌讳的.(比较文学作品语言与公文语言的异同:同是写一个夜晚发生的一件事,武侠小说写\月黑风高夜,***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入,手起刀落,一剑封吼,杀死了仇家;而公文只写某年某月某日,谁在家中被人杀死,或者谁杀死了仇家.)所以,很多时候,我们看文学作品很过瘾,看公文则觉得死板,千篇一律,这个跟公文的性质有关系,但是公文同样可以写得很好,好的法规性,政策性公文,充分考虑了各阶层,各方面的利益问题和可能出现的反应,可以做到面面俱到或滴水不漏,好的讲话稿可以写得饱含感情,深刻,精彩.
5,标点符号使用规范.该用逗号用逗号,该用句号用句号.需要慢慢积累琢磨.要注意:转发标点符号使用规范.上级或下级文件时,标题一般不用标点符号(有书名号的,取消书名号);此外,标题中不要过多出现\通知\两个字,比如省,市层层转发国务院一个文件的通知,到县级,可直接说转发国务院***文件的通知.
6,数字和计量单位使用规范.一般使用阿拉伯数字.前后要统一,不能一时用大写,一时用小数字和计量单位使用规范.写.
7,印制规范.包括印制格式,排版,用纸规格,紧急程度,发文机关,发文字号,印制份数,印制规范.发送单位,印制机关等要素标识.目前各单位在印制上比较规范,请大家在制文的过程中,拿单位印制好的文件来参考学习,我只点几个方面的细节:
1印制格式(印制方式):两种,红头文件和白头文件.红头就是单位
的文件头,简报,信息等,一般适用于正式形成的请示,报告,意见,通知,函等文件.白头就是不冠特定的文件用纸,直接排版印制,一般会议印发的讲话稿,汇报材料等用白头印制.调查报告,对内的工作方案(如单位解放思想大讨论方案)这类文件既可印制成红头,也可印制成白头,视具体情况定.红头文件拟文单位,成文时间等落款在结尾处,白头文件一般把拟文单位,成文时间放在标题下.
2签发:公文的制作签发程序很严谨,不能谁写谁签都行.重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发,一般文件由一把手,分管领导或主要领导委托的领导签发.
3印鉴:即盖章,也有讲究.首先是不能盖倒了;其次是要盖在单位落款和成文时间之间,具体有下套,中套两种盖法;联合行文的落款盖印,一般每排平行落两个单位的名称,依次往下排,盖印时不能相互侵占.现在有很多新成立的机构,需要启用新印章,印鉴的启用也有规范,要持机构成立的批准文件向公安机关申请,雕刻好后,由县政府办行文告知各乡镇各部门后启用,行文宣布启用之前盖的印无效.
4成文时间:领导签发的时间,而不是拟稿的时间和印制时间,印制时间在版记部分专门有一栏,哪天印的就写哪天.
5行文层次序数的写法及排版:目前有些乱.一个正式的文件材料,除总标题外一般有四个层次,总标题用二号华文中宋字体.第一个层次,是大标题,一般用三号黑体,写成一,二,三;第二个层次是小标题,用(一),(二),(三)来表示,三号楷体;第三个层次用阿拉百数字表示,即1.2.3.,可以三号仿宋加粗以醒目;第四个层次用(1),(2),(3)表示.
三,几种常用公文的写作要具体讲怎么写公文很难,通过听讲了以后就能写好公文,基本上是不可能的.我写了8年公文,要总结经验,头脑里几乎还是空的.我个人的体会是,要写好公文,除了多了解,多熟悉工作,多写以外,没有别的办法.在此,也只是和大家作粗浅的交流.
(一)常用规范性公文 常用规范性公文
1,请示:如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题,比如资金,政策等,需要上级帮助解决,就得写成请示.写请示要注意几个问题:一是只能一事一请,不能在一个请示里夹带多个请示事项,要资金就只写要资金的请示,需要某个政策性决定的,就写成单一的请示.二是一请一报,一个请示只能报一个主送机关,不能多头报送.三是一般不越级请示,但特殊情况除外(如经费请示),在实践中本着解决问题的原则,不僵化,不教条.四是要简短精炼,简洁明了地讲明原因,困难,对请求事项要明确,要多少钱,要什么政策,至于人家怎么批是人家的事,还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面.
2,报告:报告是典型的上行公文,是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级的询问等.报告的特点是阅知性,不是批复,答复性,看的人可以签署意见,也可以不签署意见或表态.所以,在选择这个文种的时候,要选择那些只需要上级知道的工作或事件,或者向就某项工作提意见建议,但不一定需要批复.
1分类:一是工作报告,是按照上级机关要求做作的报告,如政府工
作报告;二是情况报告,即在工作中遇到了问题,或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况(贯彻落实会议精神的报告);三是回复性报告,回答上级问询,落实上级临时交办的某项工作(关于审计意见整改情况的报告);四是备案报告(规范性文件备案).
2写法:一是要有导语,说明依据什么写这个报告,或者为什么要写这个报告(依据什么机关的什么通知精神,或者根据某位领导的批示精神,我们做了什么,怎么做的).二是总体结构一般是:第一,基本情况;第二,主要做法;第三,收到的效果;第四,存在的问题;第五,今后工作的建议.这是常规格式,具体中有变化.如人大视察**法的实施情况,就可以先写成效(可以一并写做法),再写问题,最后写建议,三个部分完成.我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告,就要有基本情况(建设用地,开发区用地),问题,措施.回复报告的写法比较直接,上级问什么问题,我们就答什么问题,一条一条的答(如审计意见整改报告,用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的,程序不规范我们是怎么整改的,挤占专项建设资金我们是怎么整改的).三是结尾.回复报告写\专此报告,请阅\工作报告写\以上报告当否,请阅示\备案报告写\请予审查\切忌报告中夹带请示事项.
3,意见:分为上行意见,平行意见,下行意见三种,上行意见一般上级要作出处理或者答复,平行意见则一般提供给对方参考,对方可以不执行,下行意见则具有指示性,下级应该遵照执行.意见的写法也不是固定不变的,但一般应该包括几个方面的内容(以印发关于开展某项工作的意见为例):指导思想和原则,目标和意义,方法和步骤,工作要求等.
4,通知:通知的应用范围很广泛.传达指示,部署工作,实施管理措施,处理公共事务,任免干部等等,都需要印发通知.通知以红头文件和白头文件印发都行.属下行文,要下级机关(或受文对象)明确做什么,怎么做(这与请示,报告不同,比意见要细),要具有操作性.例如写一个会议通知,开会时间,地点,参加人员,有些什么要求等等,要一,二,三逐一说清楚,让看的人一看就明白.通知可以不写结束语.
5,工作计划类:是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件,明确下一步做什么,怎么做.工作计划要有操作性(缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病).计划,规划,方案,要点,都属于计划类公文范畴.计划类公文必须具备目标,措施,步骤三要素.计划类公文有两种格式:一是文字表述式,一是图表式(图表式越来越多,清晰,明了,包含的信息量大),政府重点工作任务分解,拟办实事分解,经济发展主要指标分解,议提案办理责任分解等都是图表式.当前部门上报的计划类文件普遍缺乏前瞻性和操作性,都是泛泛而谈,随便写几条(以收集政府工作报告素材为例).
6,工作总结类: 1定义
2分类:综合性总结(单位工作总结),专题性总结(专项工作总结),个人总结(学习,思想,工作)
3写作关键和重点:其特点是实践性,经验性,自述性,理论性(不仅陈述工作情况,更要揭示理性认识,不仅回答\是什么\更要回答\为什么\怎么做\的问题.一般包括本年度(半年)基本工作情况,所做的主
要工作,工作进度,取得哪些成绩经验,存在的不足和教训,下步工作计划(个人总结写努力方向).个人总结要抓住主要问题,把握写的侧重点,突出收获最大,成绩最突出或者感受体会最深的东西,不是记流水帐.当前各部门上报的工作总结类材料,缺乏亮点的提炼和总结,都是按部就班写来,看不出我们与别的县相比有什么亮点,与去年相比有哪些做得更好,政策上发生了哪些重大变化.
(二)常用非规范性公文
常用非规范性公文有讲话稿,调查报告,汇报材料,礼仪讲话,简报信息等,下面分别作简单介绍.
1,讲话稿:主要有工作报告(政府工作报告),会议讲话(报告),汇报材料,传达提纲,述职讲话稿:报告等.
标题的写法:工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式(主标题,副标题构成,主标题是报告内容的精炼,概括,副标题写报告人,报告时间,比如《解放思想,团结奋进,夺取改革开放和现代化建设的新胜利》,是主标题,副标题是**省长*年*月在**会议上的报告则是副标题);还有一种常用的标题,就是讲话人+会议名称+文种构成,如《张县长在全县人口与计划生育工作会议上的讲话》,简洁明了.
主体内容和基本要求:上年(上一阶段)工作回顾,存在问题和困难,下年工作任务,措施.要分析形势,统一思想,安排工作.总体要求是中心突出,议题集中,政策清楚,任务明确.写的好的讲话,还需要生动,富于感情.工作报告比较正规,用语庄重,一般不用口语化语言,一般不举例子,但工作做的怎么样,要用详实的数据说话,一般不允许脱稿临场发挥.
会议讲话就相反,用语要力求生动,可以较多的使用口语化语言,体现个人风格,可以临场脱稿发挥.(脱稿讲话责任认定)
要具备的基本条件:一是全面,深入了解工作情况,包括困难问题,经验教训,才能做到落笔真实,全面,客观;二是要了解有关政策,特别是新机遇新政策,有什么好的新的政策,有什么限制因素和政策,拟订措施才能够有针对性,体现时代性;三是高度要站够,(高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病),你如果是代县长拟讲话稿,就要站在县长的角度思考问题,该讲什么,该怎样讲,都有讲究;你若是代书记拟讲话稿,就要站在书记的角度思想如何讲,怎样讲,二者是有差别的.
部门代拟讲话稿存在的突出问题:一是高度不够,二是不结合本县本工作实际,不具有针对性和操作性,三是提炼归纳不够,逻辑性不强(段落之间,层次之间).比如,去年我们县召开了大规模,高规格的全县教育工作会议,总结近几年来的教育工作,出台一些新的开创性的重要政策措施(教师调整政策,稳定教师队伍的办法,实行中高考政府奖励政策等).教育局很重视筹备工作,代县委政府主要领导拟的讲话稿先后修改了两次才送到两办,但最后修改很大,许多内容都没用,原因就在于没有结合我们的实际,没有突出我们的亮点(通篇基本讲的是党中央国务院关于教育发展的意见纲领精神).
讲话稿的用语和感情问题:有人认为公文都是平铺直叙,没有感情的.其实不然,好的公文可以写得既朴实,又有文采,体现讲话人的心声;既有操作性,又能带来听觉和感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典,富有文采,这是片面的看法.公文的写作特别是讲话稿的写
作,要视讲话人的风格而定,有的领导喜欢引经据典,我们就要考虑和体现他的风格,有人说我不具备丰厚的古典文学修养怎么办,现在网络可以帮忙,可以针对性的查阅,学习,选择.
2,汇报材料和传达提纲:都要简明扼要,条理清晰,实事求是. 汇报材料和传达提纲:汇报材料事实准确,重点突出,要有事例和数据,事例要有说服力.一般根据工作情况来安排框架,但上级有明确要求内容的,一般按上级要求逐一汇报.传达提纲的写作要点:一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言,要抽取,综合主要的,有代表性的体现会议精神的东西;二是要有侧重,要将本地区本部门急待落实的方面作为传达重点(比较工业园区与沿江路复建与我县的关系和意义);三是贯彻落实措施也要紧密结合本地本部门实际.
3,礼仪讲话:欢迎词,答谢词,祝酒词,悼词,纪念性讲话等(我把开幕词,闭幕词也列入礼礼仪讲话:仪讲话).其特点:一是简短精炼;二是富有感情,欢迎词,祝酒词要热情洋溢,悼词要沉痛沉重;三是力求文采斐然.讲起来流畅悦耳,听起来文采飞扬.一般要避免小标题.欢迎词除在开篇表示欢迎外,要简要介绍本地的风土人情,经济社会概貌(但是忌写得呆板),要展望今后的合作与情谊,最后要有祝愿的话.(例文)
(三)信息写作
1,定义:是党政机关,人民团体,企事业单位为了向上级机关,平行机关,不相隶属机关,单位或个人送阅,通报有关情况,信息形成的材料.
2,定位:信息工作是各级党委,政府办公室履行\参与政务,管理事务,综合服务\职定位:能的重要手段,是各级政府及其部门办公室工作
的重要组成部分.信息是各级政府及其部门之间沟通情况,交流经验,反映下情,辅助决策的重要手段.它不可能代替行政公文,但是对行政公文作用的必要补充;它不可能涵盖办公室的所有工作,但是办公室工作的重要组成部分;它不是辅助决策的唯一渠道,但是辅助决策的重要手段.这个定位是从上到下都比较统一和认可的.在我们过去的信息工作中,存在对信息工作定位及其理解的片面性,即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料,而没有从沟通情况,交流经验,反映下情,辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作.在乡镇和部门上报的信息中,多数是新闻报道式的会议信息,即х
年х
月х
日开个什么
会,хх领导讲了话,或者хх领导去检查什么工作,而没有从更高,更深刻的角度去总结,提炼可供借鉴和推广的工作经验,去思考,调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题,困难及意见建议.在信息工作反映下情,辅助决策方面,昭通市政府办做得非常好,他们利用被列入国务院信息直报点的机遇,及时编写,上报各类信息,通过国务院领导批示等途径,促成了渔洞水库,巧威公路等重大建设项目中一些问题的解决,其中关于林业采伐政策的调研,扶贫攻坚进展情况等信息被国务院领导批示后促成了一些政策的出台.信息工作也先后获得省政府办公厅的特等奖,一等奖,二等奖.
3,发展趋势:随着政府职能从全能向有限,从管理型向服务型,从封闭型向开放型转变速度的发展趋势:不断加快,以及经济社会的快速发展和信息时代的到来,信息工作显得越来越重要,面临的形势也在不断发生变化.主要体现为两个方面:
一是各级领导越来越重视信息工作.一是各级领导越来越重视信息工作.信息工作具有传递快速便捷,反映内容全面广泛深刻的特点,越来越受到各级领导的重视.近年来,从国务院到省,市政府领导及办公厅(室)领导都反复强调和要求,要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容,使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口和向领导同志反映情况的一个重要渠道.从国务院到省,市政府办公厅(室)都设立了一定比例的信息直报点,将一些重点省,市,县(区)列为直报点,便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中,提供真实,及时的决策参考(如昭通,水富).2002年,徐荣凯省长两次对信息工作作出重要批示,要求省委办公厅和省政府办公厅研究并主动做好信息上报工作,让党中央和国务院了解云南省的工作情况.县委,政府领导经常对信息工作提出明确,具体的要求,(张县长批示,我县的成绩,名次).建立了乡镇(部门)信息上报,采用台帐,实行县政府办文秘人员信息上报责任制,要求每位文秘人员每周撰写,上报信息不得少于1条,对全县办公室系统信息工作量化考核和稿酬奖励试行办法.发计,田坝等少数部门(乡镇)还实行了信息工作考核奖励制度,大多数部门和乡镇加强了信息报送工作.总的说来,信息工作已经逐步引起大家的高度重视.
二是政府工作越来越需要信息工作.首先,是政府各项政策措施,工作部署的贯彻落实,及其存在的困难,问题的收集反馈离不开信息工作.其次,随着社会主义市场经济体制的日益完善,政府职能转变不断深化,政府决策也从过去单纯的凭经验,拍脑子转化为科学,民主决策,对信息的需求量大,依赖程度高.第三,在经济全球化迅猛发展,经济转轨和社
会转型加快的情况下,各种矛盾容易碰撞,激荡,社会容易失序,经济容易失调,人的心理容易失衡,新情况,新问题将层出不穷,领导同志也需要及时,准确,全面地获取各方面的信息,以便预测走势,调整策略,指导决策.
4,分类
第一大类是动态类.动态类信息主要指反映重要工作进展情况,重大决策部分类:第一大类是动态类.署贯彻落实情况,重要经济社会动态和社情民意等方面的简要信息.它的特点是一事一报,及时准确,文字精炼(一般不超过500字).动态类信息又可细分为八个小类:一是上级做出的重要决策部署,召开的重要会议在本地的贯彻落实情况;二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反馈;三是上级领导关注的重点工作情况;四是反映本地当前发展中一些较为突出的热点,难点问题;五是各地承担的一些重点工作的进展情况;六是各地最新灾情及救灾工作情况;七是反映各地政府工作中存在的突出困难;八是其他重大的社会动态和重要的社情民意.
第二大类是综合类.第二大类是综合类.综合类信息主要是就涉及某方面工作或某个问题的相关情况,进行汇总,分析所形成的信息,一般应有情况,有分析,有建议,主要目的是汇报工作,反映问题,建言献策.这类信息的特点是要素齐全(时间,地点,问题,经验,建议等),数据准确;主题鲜明,层次清晰;论据充分,不空发议论;平铺直叙,文字简炼(一般不超过2500字).综合类信息主要分为五个小类:一是报告类.主要汇总报告重点工作的阶段性进展情况,反映经济运行和社会发展中出现的需
要上级领导了解的重要情况.二是反馈类.主要反映上级决策部署,上级领导同志重要指示的贯彻落实情况.三是问题建议类.主要反映工作中遇到的各种需要上级领导帮助或协调解决的突出困难和问题,以及就某些重大问题向上级领导建言献策等.四是经验成效类.主要是对一些具有普遍性的重点,难点,热点问题,本地区有哪些独到的,值得上级领导同志了解或其他地区和部门借鉴的好做法.五是调研类.主要是围绕政府中心工作,组织开展一些考察,调研,研究活动形成的对上级有参考价值的材料.
5,县政府办公室信息督办载体情况:目前县委办有《绥江信息》,《信息增刊》,《信息专报》县政府办公室信息督办载体情况:县政府办公室信息督办载体情况3个载体.县政府办公室的信息载体有5个:一是《绥江政务信息》,属下发信息,主要登载上级有关政策和外地好的经验,做法及各乡镇各部门反映的各方面工作进展情况的动态信息,约每月出刊3期,全年在40期左右.二是《信息专报》,主要反映我县某项重要工作的进展情况,取得的经验和成效,存在的困难和问题,及自然灾害,重大疫情等重大突发事件的发生和处置情况等.这个载体一般不下发,重点是上报市政府办和送呈县政府领导,原则是一事一报.《信三是息快报》,属上报信息,就是收集和综合各乡镇各部门重要工作情况,成效,经验等,向市政府办公室上报,同时送县政府领导阅知.这个载体基本上每周编辑上报2期.四是《调研信息》,主要就国家和省市某项政策贯彻执行中存在的困难,问题及解决建议,县政府某项重点工作,社会热点,难点问题等进行调研,形成专题信息上报市政府办,这个载体一般不下发.五是
《绥江移民》,属上报和下发兼用的载体,专门摘录刊登国家有关移民政策,反映我县移民工作进展情况,存在问题,困难等,一般每周出刊2期.(县委办的载体有《绥江信息》,政办拟开办《领导参考》专刊,专门刊印具有参考价值的消息,文章,政策,供领导决策参考)
6,我县的信息工作情况:两办都有信息科,有专人负责信息工作,负责收集全县的我县的信息工作情况:工作信息上报,编辑下发信息.党务信息在全市排名平稳居中,政务信息在全市排名曾经一直靠后.2006年,2007年狠抓了信息工作,2006年政务信息居全市第6,2007年跃到第3名.
7,当前各乡镇各部门信息上报中存在的突出问题:
当前各乡镇各部门信息上报中存在的突出问题主要存在五个方面的问题:
一是认识有差距,发展不平衡.主要是指对信息工作的定位认识不到位,这是各乡镇各部门带共性的问题,也是当前信息工作存在的主要问题.最突出的现象是,由于大家还没有充分认识到信息工作反映下情,辅助决策的重要作用,把上报信息简单等同于新闻报道,信息内容单一,单薄,参考价值不大.从上报信息的量上看,各乡镇各部门在信息工作上做了大量工作,但采用率普遍不高.信息质量较好,采用率较高的有农业局(2007年上报54条,被绥江《政务信息》采用14条,转报35条,市级整条采用3条,采用简讯3条,综合采用率达到70%左右),林业局(2007年上报信息65条,政务信息采用8条,转报25条,市级采用整条2条,简讯4条,采用率达到40%左右),移民局,发计局,中城镇,南岸镇,会仪镇
等做的不错;卫生局上报数量不多,但采用率高,监察局,国税局,民政局上报数量多,但采用率低.
二是针对性和时效性不强.一些乡镇和部门没有把信息工作的着眼点放在全县全局和重点工作的高度,进行提炼和综合,虽然报送的数量多,但上报信息与领导机关需求不对径,参考价值不大;收集信息的渠道不畅,情况掌握不及时,上报迟缓,导致一些重要信息时效性丧失.尤为突出的是,报喜的多,报忧的少(也就是说成效类信息过多,问题类的少,问题类即调研,综合类信息恰恰是上级关心的,采用率会高).
三是综合调研类信息严重缺乏.可以说这是各级政府系统办公室信息和日常工作的\软肋\因平常耽于事务,没有足够的时间主动深入基层或工作一线调研,没有形成深入调查研究的工作作风,\见子打子\理性思考少.近一年来,除约稿信息外,各乡镇各部门基本没有主动上报综合调研类信息.上报的一些调研信息也缺乏深度,缺乏全局性的意见建议,辅助决策的参考价值不大.
四是重大突发信息报送迟缓,报送程序不规范.这个现象在各乡镇各部门都十分突出,在一定程度上给我们造成了工作被动.在突发公共事件和社会热点,难点方面尤为突出.还有不按程序规范上报的现象也比较突出.表现为:主管部门只按照行业管理规定向省市对口部门上报,而没有坚持先向政府办报告,统一口径后再对口上报.这样不仅造成相关部门上报口径不统一,还给工作造成了被动,往往是省市领导的批示下来了我们才知道,也对政府及政府领导的从政形象带来了不良影响.希望各级各部门高度重视重大突发事件的信息上报和处置,不要出现因
迟报,瞒报,漏报,谎报信息行为受到批评和追究,争取工作的主动权.
五是写作质量有待提高.我总结为四个缺乏:缺乏数据和素材支撑,1上报的工作措施空洞乏味,上报的工作进展情况缺乏数据支撑.2缺乏与相邻县区相比独到的,适宜在更大范围推广的经验性提炼(如微耕机推广,畜牧科技扶贫).不注重挖掘和提炼工作中的亮点,总结不够深刻全面,精炼程度有待提高.3缺乏深入调研的精神和心得,对信息辅助决策的作用认识不组(市办调研信息促进重大项目的落实,重大政策的调整).4缺乏对全局性重点工作,社会热点问题,领导关注事件的把握(要关注社情民意(当初两县撤并思潮),关注重大政策实施后的反应,关注特殊重要工作(如移民16118政策的出台).
8,怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作:一是注意以点带面,选好上报信息的角度.怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作:选择有新意,有价值,有效用的信息上报,角度抓得新,抓得巧,很快就能进入领导的决策视野,反之不然;六求是所反映的问题和提出的建议能够给人以启示,动态类信息要快速上报,\以快带新\问题类信息要注意事物发展的新动向,新变化;经验建议类要注重现实性,要仅仅围绕工作中心,体现单位工作特色,力求有推广价值.二是要突出时效性,加快信息上报速度.收集要快,编写要快,上报要快,有预见性的东西要超前介入.三是切中领导需求,增强信息上报工作的\贴近度\当前,要加强调研,在综合类信息报送上取得突破,努力实现信息工作的四个转向(单纯的动态类转为动态和综合类并重,动态信息向调研信息,反映情况向建言献策,报喜向喜忧兼报,喜忧并重).过去有一个保守的观念,认为
报忧就得忧,现在要转变为报忧解忧,促进问题解决,衡量的尺度是:由于客观因素或者上级政策执行过程中出现的问题均可上报,只要不是本地主观工作上出现的问题均可上报.在平常的执行工作中出现了问题,需要上级调整政策,我们一般采用专门的汇报方式,其实信息也是一种重要的汇报方式,不能忽略.三是结合实际,加强写作和上报中的薄弱环节.四是加强制度和队伍建设,要有人分管(分管领导定期不定期的召集研究,确定报送重点),有具体人员撰写,要建立激励机制.
9,信息与新闻的异同:
共同点:党政信息和新闻都是对客观事物的反映,都具有客观性,真实性,新鲜性,时共同点效性,都能影响人们的认识和行动,在一定意义上讲都具有指导性.信息追求信息价值,新闻追求新闻价值,有的时候两者是相通的.比如国家最新做出的一些需要全社会周知的重大的决定,政务信息和新闻就是两条重要的传播渠道.通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情,而这些指导性的意见通过政务信息渠道传达贯彻到基层,可以在最短的时间内让基层领会其精神实质并组织实施.
广义的信息是对客观事物的表述(包括发生的和未发生的)而新闻是对已经发生的事情的表述,,从广义上讲,信息包含了新闻.二者有四个共同点:一是都是对客观事物的反映和表述;二是都是受众预先未知的事情;三是都讲求新鲜,真实,准确;四是都有可传递性.
区别点:区别点:一是信息的包含量比新闻大.新闻只是新近所发生的,为受众所关注的具有新闻价值的那部分事实的报道,信息则是反映事物存在方式或运动状态的普遍形式.这是最大的区别.信息稿件有超
前性(趋势性的苗头问题,预测事物未来的发展方向和态势),新闻是对已经发生事情的报道,注重影响,导向,信息则侧重于告知,反映事物的存在和运动状态.二是信息的时效性要求不及新闻要求强.三是公开性上不同,新闻向社会公开,信息则分类上报,公开,专属性信息(如涉及国家安全)不能公开.四是信息提供的服务效果比新闻要直接.
写作上的不同(5个方面):
选材上:信息侧重于全局性,综合性,典型性,指导性,新闻侧重于知识性,趣味性,可读性.
标题上:信息为单标题,直白直观;新闻标题有多行标题(眉题,正题,副题),两行标题(主标题,副标题),单行标题三种形式,活泼,吸引眼球.(举例:1,**局加强票据管理,信息的写法就是直入主体,一是…二是…;新闻标题则是:强化管理,强化检查,强化处罚(主标题)——**局以票管税堵塞税收\暗流\写我国农产品6月对日出口下降,信息的写法;新闻的标题和写法:豌豆被拒敲响第一声警钟(引题)--中国农产品6月对日出口下降18%.3,举办建筑业职业技能大赛:你想一显身手吗?擂台上见分晓(引题),我市举办建筑业职业技能大赛(主题),获奖待遇(副题).
结构上:信息主体直言表述,开门见山,直接由主体构成,较少用导语,字数100-300字左右,一段成篇;新闻稿由导语,背景,主体,结尾构成,包括何时,何地,何事,何因,何果五要素.
形式上:信息有相对固定的规范(动态类)一般采用\一是…二是…三是…\,,一就是一,二就是二,实事求是,忌讳随意粉
饰,一般不允许估计基础上的模糊表达;新闻则活泼,无固定格式.
写作风格上:信息的语言平实,直叙,准确精炼,朴实庄重,事实准确,分析中肯,建议合理,忌用修辞手法.新闻力求可读性,可以采取多种文体,运用各种修辞手法(插叙,倒叙,比喻,夸张,讽喻,借代,映衬),讲究的是悬念感和新鲜感,给受众冲击力,激起阅读兴趣,扩大社会影响力.
五,公文处理中几个需要注意的问题 (一)联合行文的问题
1,行政机关联合行文,主办机关排列在前,原则上文头,文号都用主办机关的,落款时几家单位都要落款并盖印(上行文可只盖主办机关的印).如,食品药品监督管理局,工商局,卫生局要联合下发一个食品卫生安全方面的文件,这项工作食品药品监督管理局是牵头单位,文件头和发文字号都用药监局的;另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件(切忌不能用黑头文件联发),但发文字号原则上用主办机关的.
2,行政机关与同级或相应的党的机关,军队机关,人民团体联合行文,按照党,政,军,群的顺序排列.
3,联合行文一般用主办单位的文头和文号,一般不用几家单位作文头,字号为联发字号的格式.
4,会签,由主办单位首先签署意见,协办单位依次会签,一般不用复印件会签.
(二)部门和内设机构行文问题
政府各部门(包括议事协调机构),除以函的形式商洽工作,答复询
问外,一般不得向下级政府正式行文,如确需行文,有两种处理方式:一是经县委,政府领导同意,由\两办\发文(如印发实施方案);二是部门自行行文,可以用《通知》等文种,但必须在正文前冠上\经县政府同意\这句话;三是有关议事工作机构(各种领导组,工作委员会)要向乡镇或部门行文,一般不能以办公室名义印发,如:要印发食品安全方面的文件,应以食安委的文头印发;要印发灾区卫生防疫方面的文件,应以爱国卫生运动委员会的文头印发,不要以爱卫办的文头印发;四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文,要与相应部门商洽工作,必须以函的形式,要安排内设某机构的专项工作,须以主管部门文件行文.
(三)数字和数值范围规范表述的问题
1,百分数与分数应用阿拉伯数字表述.如20%不应写为汉字表述的\百分之二十\不应写为\四分之三\
2,数值范围表述:数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较,百分比不可能大于1,只能小于或等于1.如表述\不能写成\—8%\不能省略3后的百分号;用分数和整数表述数字范围时,也同理不能省略第一个数字后的单位,5万-10万人不能写成5-10万人.
3,表述时间时段,一般不要表述为去年,今年,明年等,应表述出具体的年份,2007年,如2008年.
(四)规范用字用词的问题
在公文写作中,有许多字,词长期被混用,造成不统一,不规范的问题,要加强甄别和规范.如截止(到现在告一段落)和截至(事情还在继续发展)的使用;在表述\其它\通讯\时,应为\其他\通信\年10
月以来的时段,不能用\建国以来\应为\新中国成立以来\制定与制订的准确使用,制订突出拟订,草拟,创制,对象多为方案,计划等,注重的是过程,制定突出确定下来,正式实施,多指路线,方针,政策,法令,规章等,注重的是结果;做出与作出,前为口语,强调具体的事,后者多为书面语;急待和亟待,前者指时间上的紧迫性,后者表示意义上的紧迫性,表明问题已经严重到了极点.
规范表述是一个长期学习积累的过程,要在工作中时时留心,总结. (五)重要紧急公文的处理
1,如何界定重要公文:凡上级机关(党中央,国务院,省委,省政府,市委,市政府及其部门)来文中标注\特级\急件\字样和涉及重大事项的公文,各级领导的批示件,各级各部门上报的重大突发性事件的请示件,都界定为重要公文,根据紧急程度,规定办结时间办理.
2,分类:按紧急程度分为特急件,急件和普通件三类,特急件要在24小时内办理完毕(如特提电报),急件在3日内办结,普通件在其要求的时间内办结.