X-X-X-X-X-X-有限公司 X-X- 字[2018] 001号
关于发布《公司标准行文规范》的通知
公司各部门:
为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布,强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化,有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策,确保政策指令畅通,确保各项工作的落实。根据母公司Y-Y-Y-Y-Y-有限公司的相关制度结合公司的实际情况,经总经理办公会研究决定制定《公司标准行文规范》。
望公司各部门组织相关人员学习,掌握行政公文的拟定和发布的基本要求和流程,提高日常的行文工作效率。
附件:《公司标准行文规范》(共9页)
X-X-X-X-X-X-科技有限公司
二〇一八年十月二十三日
主 题 词:行文 规范 通知 主送部门:公司各部门 抄送部门: 发文部门:行政部
校对:
印发分数:10份
密级:一般
签发:xxx
X-X-X-X-X-X-科技有限公司
X-X- 字 [2017] 001号《公司标准行文规范》 XX-AD-01-2018
附件:
公司标准行文规范
1、目的
为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布,强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化,有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策,确保政策指令畅通,确保各项工作的落实,制定本规范。
2、范围
本规范适用于公司各种规章制度、及对内对外发文的编制格式(包括:标题、正文、落款、附录)、审核、批准、发放、归档等文件管理要求。
3、职责
3.1 公司行政部负责文件的归口和管理,为内部行文统一编号、打印、发放和归档。 3.2 各部门领导负责组织本部门行文的拟定。
3.3 各部门分管领导负责本部门对内、对外行文的审核。 3.4 总经理负责对内、对外行文的签批。 4. 行文分类
公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。
4.1各项规章制度:公司在管理中依照执行的各项制度(规定/办法/准则/政策/措施)等;
4.2 公务文书:请示(申请)、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等;事务性文件:说明、各类统计报表等;
4.3 公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。 5、行文定义
5.1 规定/办法/准则/政策/措施:对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度;
5.2请示(申请):用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项; 5.3 报告:向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级的询问; 5.4 通知:传达公司指示、要求,告知各部门办理中需要的事情;
5.5 通报:公司认定的,表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况;
第 1 页 /共 12 页
X-X-X-X-X-X-科技有限公司
X-X- 字 [2017] 001号《公司标准行文规范》 XX-AD-01-2018
5.6 通告:公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项; 5.7 决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项;
5.8 决定:对重要事项或重大行动做出安排,对有关部门及人员的奖惩,组织变更或人事任免等;
5.9 函:于对外沟通,用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽,联系工作的,或称公函(可不受行文规定拟定);
5.10 会议纪要:用于各类会议的记录、整理与总结;
5.11 说明、表格:用于日常事务工作,由撰写部门领导决定是否受行文进行制定; 6、行文格式 6.1 正文内容
(1)公司统一文字排版上边距为2.5cm,下边距为2.2cm,左右边距为2.4cm,表格排版上下左右边距为2cm;
(2)文字版头标题为黑体加黑、小二号字体、居中,正文为仿宋、四号或小四号字体;表格版标题为宋体加黑、二号字体,表内文字为宋体、五号字体;
(3)文字行距1.5倍行距;段落设置一般为首行缩进2个字符; (4)文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体; 6.2 页眉页脚:
对内行文首页页眉第一行“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”等线加粗、50号字体并居中,单倍行距段前断后0.5行;第二行 “X-X- 字 [年号] XX号”仿宋-小三号(序号为Times New Roman)加粗;
次页眉靠左“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”,“文件名称”居中,“文件编号”靠右 (编号格式见本规定或附录一);页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗、带格式线;
对外行文页眉靠右“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”;页脚同对内行文; 6.3 落款
为四号或小四、宋体、加黑,发文单位写在公文下面偏右,写全称;发文日期在发文单位下面向右错开,写全年月日,日期为发文公布日为准; 6.4 附件
发文中有附件,应在正文后、落款前,注明附件数及附件名称; 7、行文要素
第 2 页 /共 12 页
X-X-X-X-X-X-科技有限公司
X-X- 字 [2017] 001号《公司标准行文规范》 XX-AD-01-2018
7.1 标准发文即为红头文件的形式,除第六条的各项外,包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中:
?文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级;普通指在工作当中随时让员工可以借阅、查看、了解的文件资料;秘密指在一定的时间和范围内,需加以限制、保护,避免外界知悉的保密性文件资料;机密指关系到公司的利益,依照公司的规定,在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料;
?涉及公司保密的文件应当标明密级,其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求,公司人员严格遵守保密协议中提及的各项;
?文件按紧急程度分为:“急件”、“一般”;急件需立即办理;一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间;
?发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起:XXXX[20XX]XX号(字体:宋体;字号:5号,其他符号:用Times New Roman体,5号)各部门发布公文时,应向行政部申请文件编号;
2、主送、抄送部门,属上级的列入主送,平级或下级列入抄送;
3、所有发布文件,除封皮隐藏页码外,其他页数一律设置页码,页码设置在每页页脚居中。
7、发文管理
7.1 发文按照编制→审核→批准→发放/存档→学习与执行→作废的程序进行管理。 7.2 文件编制、审核、批准流程:
制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政部发布; 通知、通报、通告、决议、决定→行政部编制→主管领导审批→行政部发放; 会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政部存档。
7.3 公司内部行文,各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围;相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的,应以红头文件的形式;
7.4 对于公司出台的各项制度、通知、决定等,公司行政部对生效公文(加盖公章)进行签字留存;
7.5 公文作废时,需向总经理进行申报请示,获批后,进行统一整理销毁; 8、其他注意事项
8.1 所拟稿件的密级等级(见公司保密制度),应先通报总经理进行初步定级;
第 3 页 /共 12 页