格式设置”窗口 ，进行操作

单据设计只能在“企业应用平台”中进行。 只有在启用了“应付”、“应收”系统或其他业务系统时，在“企业应用平台”的单据目录分类中才会列出与启用系统相对应的单据分类及内容。

单据设计功能可以分别进行不同模块中不同单据的显示格式和打印格式的设置。 可以分别就单据的显示格式和打印格式设置单据属性设计、表头项目设计、表体项目设计、单据项目属性设计、单据标题属性设计

四、总账系统初始化 1、设置系统参数

（1）在企业应用平台“业务”选项卡中，执行“财务会计”|“总账”命令，打开总账系统。

（2）在总账系统中，执行“设置”|“选项”命令，打开“选项”对话框。 （3）单击“编辑”按钮 （4）按照资料要求操作 2、指定会计科目 （1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“财务”|“会计科目”命令，进入“会计科目”窗口。

（2） 执行“编辑”|“指定科目”命令，打开“指定科目”对话框。

（3） 单击“>”按钮将“1001库存现金”从“待选科目”窗口选入“已选科目” 窗口。

（4） 用同样的方法指定“银行存款”科目 （5） 单击“确定”按钮 注意：

（1）被指定的“现金总账科目”及“银行总账科目”必须是一级会计科目 （2）只有指定现金及银行总账科目才能进行出纳签字的操作

（3）只有指定现金及银行总账科目才能查询现金日记账和银行存款日记账 3、增加会计科目

在“会计科目”窗口中，单击“增加”按钮，打开“新增会计科目”对话框 ，执行操作 注意： （1）由于预置科目“1002”已经被设置为“日记账”及“银行账”，所以新增科目“100201”自动被识别为“日记账”及“银行账”。 （2）会计科目编码应符合编码规则。

（3）如果科目已经使用，则不能被修改或删除。 （4）设置会计科目时应注意会计科目的“账页格式”，一般情况下应为“金额式”，也有可能是“数量金额式”等，如果是数量金额式还应继续设置计量单位，否则仍不能同时进行数量金额的核算。

（5）如果新增科目与原有某一科目相同或类似则可采用复制的方法 4、修改会计科目

在“会计科目”窗口中，双击要修改的会计科目，或在选中要修改的会计科目后单击“修改”按钮，打开“会计科目_修改”对话框 ，执行操作 提示：

（1）“无受控系统”即该账套不使用“应收”及“应付”系统，“应收”及“应

付”业务均以辅助账的形式在总账系统中进行核算。 （2）在会计科目使用前一定要先检查系统预置的会计科目是否能够满足需要，如果不能满足需要，则以增加或修改的方式增加新的会计科目及修改已经存在的会计科目，如果系统预置的会计科目中有一些是并不需要的，可以采用删除的方法删除。 （3）凡是设置有辅助核算内容的会计科目，在填制凭证时都需填制具体的辅助核算内容

5、设置项目目录 （1）新增项目大类

①在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“财务”|“项目目录”命令，打开“项目档案”对话框

② 单击“增加”按钮，打开“项目大类定义_增加”对话框 ③录入新项目大类名称 （2）指定项目核算科目

①单击“项目大类”栏的下三角按钮，选择“自建工程”项目大类 ②单击“核算科目”选项卡 ③单击“〉〉”按钮，将在建工程及其下级明细科目从“待选科目”列表中选入“已选科目”列表

④ 单击“确定”按钮确认 （3）进行项目分类定义

①单击“项目分类定义”选项卡。 ②录入分类编码 （4）项目目录维护

① 单击“项目目录”选项卡，单击“维护”按钮，进入“项目目录维护”窗口 ②单击“增加”按钮，录入项目编号 注意：

（1）一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能属于一个项目大类。 （2）在每年年初应将已结算或不用的项目删除。 （3）标识结算后的项目将不能再使用 6、设置凭证类别 （1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“财务”|“凭证类别”命令，打开“凭证类别预置”对话框 （2）选中凭证的分类方式 注意：

（1）已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。

（2）如果收款凭证的限制类型为借方必有“1001，1002”，则在填制凭证时系统要求收款凭证的借方一级科目至少有一个是“1001”或“1002”，否则，系统会判断该张凭证不属于收款凭证类别，不允许保存。付款凭证及转账凭证也应满足相应的要求。

（3）如果直接录入科目编码，则编码间的标点符号应为英文状态下的标点符号，否则系统会提示科目编码有错误 7、录入期初余额

（1）在总账系统中，单击“设置”|“期初余额”，进入“期初余额录入”窗口 （2）白色的单元为末级科目，可以直接输入期初余额

（3）黄色的单元代表对该科目设置了辅助核算，不允许直接录入余额，需要在该单

元格中双击进入辅助账期初设置，在辅助账中输入期初数据，完成后自动返回总账期初余额表中

（4） 单击“试算”按钮，系统进行试算平衡 注意：

（1）只需输入末级科目的余额，非末级科目的余额由系统自动计算生成。

（2）如果要修改余额的方向，可以在未录入余额的情况下，单击“方向”按钮改变余额的方向。 （3）总账科目与其下级科目的方向必须一致。如果所录明细余额的方向与总账余额方向相反，则用“-”号表示。 （4）如果录入余额的科目有辅助核算的内容，则在录入余额时必须录入辅助核算的明细内容，而修改时也应修改明细内容。 （5）如果某一科目有数量(外币)核算的要求，录入余额时还应输入该余额的数量(外币) （6）如果年中某月开始建账，需要输入启用月份的月初余额及年初到该月的借贷方累计发生额(年初余额由系统根据月初余额及借贷方累计发生额自动计算生成)。 （7）系统只能对月初余额的平衡关系进行试算，而不能对年初余额进行试算。 （8）如果期初余额不平衡，可以填制凭证但是不允许记账。 （9）凭证记账后，期初余额变为只读状态，不能再修改 8、设置结算方式 （1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“收付结算”|“结算方式”命令，进入“结算方式”窗口 （2）录入结算方式

五、总账系统日常业务处理 1、设置常用摘要

(1)设置常用摘要后可以在填制凭证时调用 (2)在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“其他”|“常用摘要”命令，打开“常用摘要”对话框

注意:常用摘要中的“相关科目”是指使用该摘要时通常使用的相关科目。如果设置相关科目，则在调用该常用摘要时系统会将相关科目一并列出，可以修改 2、填制凭证

（1）在凭证填制完成后，可以单击“保存”保存凭证，也可以单击“增加”保存并增加下一张凭证

（2）凭证填制完成后，在未审核前可以直接修改

（3）如果凭证的金额录错了方向，可以直接按空格键改变余额方向

（4）凭证日期应满足总账选项中的设置，如果默认系统的选项，则不允许凭证日期逆序 （5）在填制凭证时如果使用含有辅助核算内容的会计科目，则应选择相应的辅助核算内容，否则将不能查询到辅助核算的相关资料

（6）“=”键意为取借贷方差额到当前光标位置。每张凭证上只能使用一次。 （7）如果在设置凭证类别时已经设置了不同种类凭证的限制类型及限制科目，则在填制凭证时，如果凭证类别选择错误，在进入新的状态时系统则会提示凭证不能满足的条件，凭证不能保存 3、审核凭证

（1）系统要求制单人和审核人不能是同一个人，因此在审核凭证前一定要首先检查一下，当前操作员是否就是制单人，如果是，则应更换操作员。 （2）凭证审核的操作权限应首先在“系统管理”的权限中进行赋权，其次还要注意在总账系统的选项中是否设置了“凭证审核控制到操作员”的选项，如果设置了该选项，则应继续设置审核的明细权限，即“数据权限”中的“用户”权限。（3）只有在“数据权限”中设置了某用户有权审核其他某一用户所填制凭证的权限，该用户才真正拥有了审核凭证的权限。 （4）在凭证审核的功能中除了可以分别对单张凭证进行审核外，还可以执行“成批审核”的功能，对符合条件的待审核凭证进行成批审核

（5）在审核凭证的功能中还可以对有错误的凭证进行“标错”处理，还可以“取消”审核。 （6）已审核的凭证将不能直接修改，只能在取消审核后才能在填制凭证的功能中进行修改

4、出纳签字 （1）出纳签字的操作既可以在“凭证审核”后进行，也可以在“凭证审核”前进行。 （2）进行出纳签字的操作员应已在系统管理中赋予了出纳的权限。

（3）要进行出纳签字的操作应满足以下3个条件：首先，在总账系统的“选项”中已经设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”；其次已经在会计科目中进行了“指定科目”的操作；再次，凭证中所使用的会计科目是已经在总账系统中设置为“日记账”辅助核算内容的会计科目。 （4）如果发现已经进行了出纳签字的凭证有错误，应在取消出纳签字后再在填制凭证功能中进行修改

5、修改凭证

（1）未审核的凭证可以直接修改，但是，凭证类别不能修改。 （2）已进行出纳签字而未审核的凭证如果发现有错误，可以由原出纳签字的操作员在“出纳签字”功能中取消出纳签字后，再由原制单人在填制凭证功能中修改凭证。 （3）如果在总账系统的选项中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，则在填制凭证功能中可以由非原制单人修改或作废他人填制的凭证，被修改凭证的制单人将被修改为现在的修改凭证的人。

（4）如果在总账系统的选项中没有选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，则只能由原制单人在填制凭证的功能中修改或作废凭证。 （5）已审核的凭证如果发现有错误，应由原审核人在“审核凭证”功能中取消审核签字后，再由原制单人在填制凭证功能中修改凭证。 （6）被修改的凭证应在保存后退出。

（7）凭证的辅助项内容如果有错误，可以在单击含有错误辅助项的会计科目后，将鼠标移到错误的辅助项所在位置，当出现“笔头状光标”时双击此处，弹出辅助项录入窗口，直接修改辅助项的内容，或者按Ctrl+S键调出辅助项录入窗口后修改 6、删除凭证

（1）未审核的凭证可以直接删除，已审核或已进行出纳签字的凭证不能直接删除，必须在取消审核及取消出纳签字后再删除

（2）若要删除凭证，必须先进行“作废”操作，而后再进行整理

（3）对于作废凭证，可以单击“作废/恢复”按钮，取消“作废”标志 （4）作废凭证不能修改、不能审核，但应参与记账。