论秘书的参谋职能

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中文摘要：秘书工作是行政管理的一项重要内容，秘书工作的优劣直接影响领导决策和组织管理的效率和效能。对秘书工作的研究，不仅有助于科学把握秘书工作的活动规律，逐步完善秘书工作的规章制度，有效提高秘书工作效率和水平，而且对优化领导决策、完善组织管理、提高行政效率都具有重要意义。

然而，当前我国对秘书工作的研究还非常薄弱，主要还停留在对?秘书工作经验的理论概括，还远不能适应秘书工作实践发展的需要。因此，加强对秘书工作的研究，迅速提升秘书学的理论水平，已成为当前行政学和秘书学刻不容缓的一项重要任务。

有鉴于此，本文试图从行政学视角，通过理论联系实际、结合现实的分析方法，对秘书的参谋职能进行全面、系统的考察、分析和论证，并在此基础上，力争全面揭示秘书工作的活动规律，找到提高秘书工作效率的途径，并对秘书与领导的关系作出尝试性的分析和定位。

关键词: 行政秘书；职能参谋；参谋作用 0．引言

随着时代的发展，现代社会对秘书工作已提出了更严、更高的要求。秘书工作更多地参与到了领导决策当中，他们扮演着越来越重要的角色。在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。秘书工作的内容概括起来就是辅助领导，为领导提供综合服务。其中，秘书职能是秘书工作

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的首要职能，参谋职能能完善领导的思想，辅助领导取舍，同时对领导工作也有提醒作用。秘书的参谋职能的发挥可以从信息收集，领会领导意图，把握参谋时机和追踪参谋效果加以把握。 1 秘书与秘书参谋

秘书是在管理系统领导者近身，以处理事务、参谋政务的综合职能，辅助领导者进行有效管理的工作人员。

1.1.秘书的职能

秘书的职能是指秘书在辅助领导者履行其职能时所担负的职责和功能。秘书的产生因应于领导的需要，秘书的职能也便围绕领导工作而铺展开来。秘书的职能在不同的历史时期具有不同的内容。这是由职能的局部可变性所决定的。当前我国秘书的职能大体包括如下几个方面:

参谋决策。指辅助领导进行决策，为领导决策提供情况和背景资料;参谋决策预案，协助领导选择决策方案;以及跟踪决策执行情况，及时发回反馈信息，提出修正意见等。

沟通协调。指协助领导沟通上下，联系内外，协调在右;使上情、下情的输送传达保持畅通，帮助领导掌握真实可靠的信息，同时辅助领导协调各职能部门之间的关系，保证组织运转井然有序。 管理事务。指帮助领导搞好机关制度建设和后勤管理，保证机关正常运转，提高工作效率。

办理文书。指协助领导办理与公文形成、处理和管理相关的事项。

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包括公文的拟议、撰拟、缮校、用印、封发和收文、拟办、催办、归卷、调用、立卷、归档等内容.

调查研究.指帮助领导就某项决策的可行性、某项政策的施行效果或领导想要了解的某一专门间题搜集了解实际情况，有针对性进行分析研究，提出科学有效的参谋意见。

检查督办。指协助领导对某项决定或批示的执行情况进行检查，对群众反映的特殊或重大问题进行查处，从而督促有关单位尽快办理、落实，以保证领导的决策指令及时、完整地得到贯彻实施的一系列活动。

1.2 .秘书的参谋职能

秘书参谋是一种具有鲜明个性的参谋形态，它直接针对领导者的政务管理活动，通过近身围绕领导者，为其提供综合、及时的智能辅助，而有效协助领导者履行以决策管理为核心的政务管理。可以说，秘书参谋乃是秘书人员近身围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动.

秘书参谋作为秘书的基本职能之一，与秘书的事务辅助职能相比，是秘书部门及秘书人员更为重要的秘书工作、更见深层的职能活动。这主要表现为:①秘书参谋是秘书更深层的职能。秘书参谋的价值，主要在于针对领导者的政务管理，通过补充延伸和放大完善领导指挥控制全局的智力及能力，协助领导者管理控制整个组织系统。显然，作为秘书政务辅助基本形态的秘书参谋，比诸事务辅助，对领导者和整个组织的影响，要显得更见深刻也更为重要.②秘书参谋是领导更

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需要的辅助。领导者的主要任务是制定决策、指挥全局，顺利实现组织目标.这一情况决定了领导者对秘书参谋辅助的更强烈需求。当然，秘书的事务辅助也是为领导工作服务的，只不过它对领导的决策管理更多的是间接性的.秘书参谋需要秘书有更高素养。③秘书参谋是对领导工作影响更大、作用更深刻的一项职能，它要求秘书随时有效地为领导提供决策信息、决策预案，协助领导协调左右、检查督办，乃至为领导拾遗补缺、提醒规谏。这要求秘书具备相当的政治、思想、理论、政策、知识、智力、经验、能力及作风等方面的综合素质与修养，而不能仅仅满足于停留在能够处理一般辅助事务的水平上。 2.秘书参谋范畴

2.1参谋领导决策

决策是领导工作的重要内容之一，但决策又决非领导者一人之事。每一项科学决策，都是一个集思广益的过程，也是一项复杂的工程。任何一个科学决策的形成，都要经过掌握情况、分析研究、选择判断以及做出决定等环节或阶段。在此过程中，决策者要亲自动手，这是毫无疑义的。但这并不意味着领导者包揽一切，绝不排斥机关各工作部门特别是秘书部门的辅助作用。为领导机关、领导者做参谋、出主意，辅助他们决策，当然不是秘书一个部门所专属，其它工作部门也可参与其事，但由于秘书部门是领导机构的综合管理机构，对领导意图和全局工作有较全面的了解，因而所提意见或建议也往往容易做到较为全面和周密。?所以，对领导决策来说，办公室应是最主要的辅助部门，办公室工作人员(实乃秘书)应是最得力的助手.

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