质量管理体系内部审核存在的问题及对策

贯彻GB/T19001-2008标准的核心是建立、实施和保持文件的质量管理体系，并持续改进其有效性，实现“满足顾客要求，增强顾客满意”的目的。内部审核是组织的自我评价和改进机制，是质量管理体系保持和改进的重要管理手段。但在实践中，一些单位或组织没有用好这一重要手段，内部审核流于形式，难以深入开展下去，有效性较差，对体系改进的推动作用不大，亟待改进提高。

一、内部审核存在的主要问题

1、内审策划不当

一方面，许多贯标单位只满足于一年开展一次集中式全面内审，包括所有部门及所有条款，没有按标准要求“考虑拟审核的过程、区域的状况、重要性以及以往审核的结果”来规定审核的范围和频次。另一方面，审核日程安排过于紧凑，安排的审核内容较多，重点不突出，审核时间不充分，很难深人发现问题，审核难免流于形式。

2、审核不到位

一是检查表中的审核内容千篇一律，不结合单位的产品、过程和体系实际，审核目的不明确，可操作性差，有的根本无法取证。二是审核记录中存在问题较多。如：审核计划及检查表中有的审核内容没有相应的审核证据支撑，不能表明对该项内容实施了审核；有的审核记录仅为“符合”或“不符合”，没有体现出审核抽样及相应的审核证据，不能支持审核结论；有的审核记录仅为“规定要求”，反映不出该项要求的实施及其有效性；

3、发现问题及整改力度不够

首先是审核深度不够，每次通过内审仅发现1-2个诸如文件、记录或标识管理方面的问题，很少涉及设计、生产、检验及体系管理和改进方面的实质性问题，对体系改进的推动作用不大。其次，不少不符合项仅停留在就事论事的纠正上，未认真查找原因，并针对原因制定和实施有效的纠正措施。第三，一般仅对不合格项的纠正进行验证，未对纠正措施的实施效果进行验证。第四，有的审核报告中未对体系的薄弱环节进行认真分析，也未提出改进的建议。

二、产生问题的主要原因

1、对内审缺乏足够的认识

不少单位仅把内审作为管理体系的一项要求，作为认证审核的一项受检内容而被动开展，没有真正把内审作为组织识别改进机会、改进和完善体系的自身需要。因而有的管理层不够重视，部门配合不够和谐，内审员审核不够认真，使内

审流于形式。

2、内审员素质不高

一是内审员培训质量不高。尽管近年来国家加强了对内审员培训机构的资格审查和监督管理，但相当一部分以内审员培训机构名义进行的培训仍不规范，使培训“合格”的内审员不理解标准要求，不知道怎样进行审核。二是内审员素质参差不齐。有的内审员缺乏管理或技术知识，文字及语言表达能力差，参加审核实践的机会少，加之有的组织人员变动大，审核水平难以提高。三是有的内审员责任心不强。有的单位规定，凡是审核发现的问题都要处罚，给内审员带来一定的精神压力，加之朝夕相处，打不破情面，因而宁愿少找问题。

三、改进措施

根据标准的要求和单位内审的实践，对改进组织内审、提高内审有效性提出以下建议，以期对组织有所帮助。

1、切实提高对内审的认识

一是要充分认识到内审对组织管理体系保持和改进的推动作用，真正把内审作为组织的自身需要，充分用好内审这一重要管理手段，及时发现体系运行中存在的问题，识别改进机会，不断改进和提高体系有效性。二是组织的管理层不仅要思想上重视，更要行动上支持。组织的最高管理者应参加首次和未次会议，以便了解内审和休系运行情况，尤其是存在的问题，向各部门提出纠正措施要求，管理者代表应对内部审核计划、实施方案等进行审批，并参加内审。三是各部门领导要理解并主动配合内审，对内审查出的问题一定要认真整改。

2、重视内审策划

(1)应考虑拟审核的过程、重要性以及以往审核的结果，对审核方案进行策划，规定审核的范围及频次。通过策划，组织应在《年度内审计划》中规定一年开展几次审核、每次审核哪些部门和过程以及大体什么时间审核等。

(2)在《年度审核计划》及《内审实施计划》中，应突出审核重点，把部门的主要职能过程作为重点必查内容，而对能取证的相关过程可采取抽查的办法，对各部门通用的过程可结合部门审核时检查，以有利于抓住关键过程或活动，使审核有一定的深度。内审的日程安排宜宽不宜紧，以保证受审核部门有人能够接受审核，且在计划安排的审核时间内能查完。

3、认真搞好现场审核

搞好现场审核，要按照审核计划及检查表的安排进行现场审核。对具体过程的审核，可按PDCA的过程方法。应把审核重点放在检查文件（规定）实施的符合性和有效性上，抓住重点，采取抽样检查的力一法，按照“有没有规定·做没

做·做得怎么样·”三个层次，一查到底，审核至一定深度。审核记录应反映审核全过程及审核发现，体现“查了什么·符合不符合·的证据，符合的证据可稍简略，不符合的细节一定要清楚、可追溯，表明按审核计划实施了审核，并支持审核结论。

4、加大整改力度

(1)内审的目的重在改进。要支持内审员多找问题，对内审发现的问题，原则上均应整改。对普遍性的、典型性的、重复发生的及影响严重的问题，宜以书面不符合报告提出，以引起管理层及责任部门的重视，认真分析原因，采取措施，限期整改，防止其再发生。

(2)组织体系管理部门及内审员应指导责任部门针对问题，认真分析原因，采取有效的纠正措施，并对措施的实施情况进行跟踪验证，不仅要验证纠正措施的完成情况，更要验证其实施有效性。

(3)内审重在改进。对内审查出的问题，关键在于整改的态度。为了给受审核部门提供改进机会，鼓励各部门自我暴露问题、自我改进、变被动熬改为主动改进。

5、加强对内审过程的监视和评审

(1)内审是组织管理体系的一个重要过程，组织的体系管理部门要加强对审核方案的管理，采取检查审核案卷等方式加强对内审实施过程的监视，找出内审策划和实施中存在的问题，提出改进意见。

(2)要把内审结果作为管理评审的重要输人，对内审方案的实施及内审的效果进行评价，研究改进和提高内审的有效性措施，推动内审的深人开展。

6、加强内审员队伍的建设

(1)内审员的素质直接关系内审的效果。组织应选派一定数量的技术或管理骨干组成内审员队伍。由于内审员均属组织内部人员，且均是兼职，因此，在编写或修改体系文件时，可以将内审员的性质、职权、责任以及相应的利益予以确认，以保持一支相对稳定的从事内部质量体系监督审核队伍。同时，组织应采取适当的激励手段，鼓励内审员尽职尽责，发挥作用。

(2)组织应充分利用接受外审的机会，安排内审员作为陪同人员，也可以聘请有经验的外审员参加或指导内审，内审员要充分利用这些机会，多学习审核方法和审核技巧，弥补内审员培训缺乏实际训练的不足。

(3)组织的体系管理部门应加强对内审员的考核，重点考核内审员的组织、沟通、分析、行政、合作以及与被审核部门关系等能力。实践中要针对内审中存在的问题，管理部门应不定期组织内审员学习研讨和交流沟通，以加深对标准的

理解，提高审核能力。

质量管理体系内部审核是整个体系运行的重要环节，也是体系保持和改进的重要管理手段。要提高内部审核的有效性，贯标单位必须以标准为依据，结合自身的实际，扎扎实实地搞好内部审核，并不断反思、研讨本单位内部审核还存在的问题，分析原因，给出对策，不断改进。内部审核一定要实实在在，脚踏实地，不能流于形式，只有这样，内部审核才能顺利开展下去，对质量管理体系的持续改进起到推动作用。