②合肥市区市内调研、参会等差旅性质产生的燃油费和合肥市区市内交通费等发票（燃油费单位名称须写“合肥工业大学”；机打有困难的，手写“合肥工业大学”后加盖单位公章或发票专用章

③相关情况说明

登录财务部网站“下载中心”下载“合肥工业大学报销情况说明书”进行填写：

一次性报销合肥市区市内燃油费3000元（含）以上、合肥市区市内交通费1000元（含）以上，需出具用车时间、地点、人数和事由的详细清单。

（3）报销差旅费有那些注意事项？

①预算批准的出差地点可以变化，城市间交通费和住宿费标准原则上不能超标，最好来回票据齐全；

②只能报销与科研实际活动相关的费用，不得报销购买加油卡、公交卡等预交款项的发票；

③出差产生的外地汽油费需要和过路过桥费及住宿费一起填写差旅费报销单报销；汽油费发票的客户名称应填写“合肥工业大学”。

④出差要求使用公务卡，且不予借款；

⑤用于科研项目研究的大型仪器等设备运转产生的油费需填材料验收单在材料费报销，报销摘要写能源动力用油。

（4）报销会议费需要哪些材料？

（按业务流程先后次序，借款只需提供1-6项） ①会议审批备案表（含会议费预算表）

登录信息门户“办公系统”，选择“会议审批申请”进行填报； ②集中采购申请审批表

采购金额达到5万（含）以上时，需登录信息门户 “采购系统”，进行填报； ③外转拨经费审批表

转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户 “科研审核”，进行填报； ④大额资金审批表

一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；

⑤会议通知；

⑥与承办单位签订的委托举办合同； ⑦网上预约单（借款单或报销单） 登录信息门户 “财务平台”进行填报；

⑧参会人员签到表（包含姓名、工作单位、签名）；

⑨发票；

按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；

⑩会议开支清单

清单需加盖购销单位发票专用章。 （5）报销会议费有那些注意事项？

①注意区分举办会议和外出参加会议的概念，外出参加会议在差旅费中报销；

②不能在风景区特别是国务院规定禁止的风景区举办会议，根据《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》规定，党政机关一律不得到八达岭－十三陵、承德避暑山庄外八庙、五台山、太湖、普陀山、黄山、九华山、武夷山、庐山、泰山、嵩山、武当山、武陵源（张家界）、白云山、桂林漓江、三亚热带海滨、峨眉山－乐山大佛、九寨沟－黄龙、黄果树、西双版纳、华山21个风景名胜区召开会议，禁止召开会议的区域范围以风景名胜区总体规划确定的核心景区地域范围为准。

（6）报销国际合作与交流费需要哪些材料？

1）教职工使用因公护照出国（在三个月及以下）时，报销时需提供如下材料（借款只需提供①-④项）：

①邀请函；

②安徽省外事办批件（或确认件）、学校批准出国的文件； ③因公出国申请表 在国际事务部办理；

④出国旅费预约报销单或借款单 登录信息门户“财务平台”进行填报； ⑤因公护照交回审批表 在国际事务部办理； ⑥因公护照每页的复印件；

⑦出国期间某日的外币汇率和出访国家的汇率—在中国银行网页下载； ⑧所有开支的刷卡证明等；

⑨用中文注明开支内容、日期、数量、金额等并由经办人签字的各种报销单据；

⑩相应的科研活动证明材料

因公出国超过三个月，报销在出国期间参加国际会议、进行国际学术交流等科研活动时需提供相应的科研活动证明材料。

2)报销国际合作交流费有那些注意事项？

①若受聘到国外参加研究等，并由对方提供住宿费用，则只报往返路费； ②出国（境）费用建议只报销课题组成员发生的； ③出国购买机票原则上采取政府采购方式； ④学生因公出国审批手续按照学校相关规定办理。

1.6出版费/文献/信息传播/知识产权事务费

（1）报销出版费/文献/信息传播/知识产权事务费需要哪些材料？ （按业务流程先后次序，借款只需提供1-6项） ① 采购申请表

采购金额达到5万（含）以上时，需登录信息门户 “采购系统”，进行填报； ②外转拨经费审批表

转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户 “科研审核”，进行填报； ③合同

出版专著金额达到1万元（含）以上时； ④大额资金审批表

一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；

⑤收费通知

报销专利申请费或代理费时； ⑥预约报销单或借款单

登录信息门户 “财务平台”进行填写；

⑦论文录用通知或论文缴费通知或公开发表的论文目录复印件等 报销论文版面费时； ⑧发票

按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；

清单需加盖购销单位发票专用章； ⑨资料验单

报销报刊、杂志等资料时； ⑩固定资产报增单和明细清单

报销图书时需登录信息门户中的“资产管理”进行填报，同时需提供开票系统打印的清单并加盖发票专用章。

（2）报销出版费/文献/信息传播/知识产权事务费需要注意哪些事项？ ①不能开支日常手机和电话费；

②不得报销专利维护费，只能报销开展本项目研究产生的专利申请费、代理费、论文版面费和专著出版费等；

③专用软件的购置和报销手续与专用设备的购置和报销手续一致； ④国家社科基金项目资金和教育部人文社科项目资金不得支出论文版面费；除国家社科基金项目后期资助项目、中华学术外译项目外，国家社科基金其他类别项目的最终成果出版费也不得列支印刷出版费。

1.7劳务费和专家咨询费

（1）报销劳务费和专家咨询费需要哪些材料？ ①酬金申报预约单

登录信息门户 “财务平台”进行填写；

②领取人员承担的工作时间及工作内容等情况说明

（根据中办发〔2016〕50号文件，项目聘用人员的劳务费开支标准，参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平，根据其在项目研究中承担的工作任务确定，为简化手续，暂时个人发放金额达到2000元需要此说明）—在财务部网页下载“合肥工业大学报销情况说明书”填写。

（2）报销劳务费和专家咨询费需要注意哪些事项？

①各类人员经费的发放原则上通过银行卡发放，预约单上需填写领取人员姓名、身份证号（校内可填工号或学号）、银行卡号、开户行、工作单位和发放金额等；野外调研和实验等临时需要聘请农户无法打卡的，提供对方的身份证复印、收条、联系方式等材料；

②项目组聘用人员，需先经人事管理部门批准或备案后，方可支付相关人员工资并按工薪税计税；

③本单位在职在编人员不得领取劳务费，课题组成员和管理人员不得领取专家咨询费；

④劳务费和专家咨询费原则上只发给个人，不转给单位； ⑤填写的专家咨询时间要符合报销的专家来回交通票时间； ⑥不得以劳务费发放专家咨询费；

⑦不能超标准发放专家咨询费，目前，国家制定的科研经费的专家咨询费的开支标准见下表（如国家有新文件下达，请按新文件执行）： 咨询专家 具有或相当于高级专业技术职称的人员 咨询方式 标准（元） 500-800（人300-400（人/会议咨询 /天）（第1、天）（第3天及2天） 以后） 通讯咨询 60-100（人/个项目）