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科研经费各项业务报销所需材料等有关事项

1科研经费各项业务报销所需材料及注意事项

1.1设备费

(1)报销需要的哪些材料?

(按业务流程先后次序,借款时只需要提供1-6项): ①采购申请表

采购金额达到5万元(含)以上,需登录信息门户“采购系统”,进行采购申请;

②仪器设备申购单

购买通用设备(如台式机、笔记本电脑、传真机、一体机、打印机、照相机等),需登录信息门户“网上竞价”系统,进行采购申请;

③外转拨经费审批表

转出金额达到1万元(含)以上,登录信息门户 “科研审核”,进行填报; ④购销合同

国内单次购置1万(含)以上需要(购置进口仪器设备时商务合同和代理进口合同);

⑤大额资金审批表

一次性报销支付金额达到10万(含)以上时,登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写;

⑥网上预约单(借款单或报销单) 登录信息门户 “财务平台”填写; ⑦发票

按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据;若采购国产设备建议取得增值税专用发票。

⑧代理手续费发票 购置进口仪器设备时需要; ⑨固定资产报增单

登录信息门户中的“资产管理”进行填报。

(2)哪些购置属于设备费购置并需要填写固定资产报增单? 需同时满足以下三个条件

①单位价值1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上)。 ②使用期限超过1年。

③在使用过程中保持原有实物形态的资产。

不能同时满足以上三个条件的配品配件,若与专用设备同时购置并与之配套,应纳入设备费报销,单独购置的配品配件,在材料费报销。

(3)使用设备费有那些注意事项?

①电脑、打印机等通用设备被认为是承担课题必须具备的基础条件,要按批准的预算数量购买;

②设备费中设备购置费不能超预算,其他科目可在设备费总额以内调剂使用;

③设备租赁费只能租用外单位和本单位独立核算单位的设备; ④不能以外包的形式转出设备租赁费;

⑤外转拨经费审批表和大额资金审批表只在经费转出时需要,冲销借款时不需要再次提供;

⑥使用科研经费研制组装的产品,如科研项目合同有约定须将相关仪器、设备移交给委托方的,报销时必须先入学校固定资产账,移交时再按照项目合同和设备实际移交清单办理固定资产报废手续。

1.2材料费

(1)报销材料需要的材料有哪些?

(按业务流程先后次序,借款只需要1-5项) ①采购申请表

采购金额达到5万(含)以上时,需登录信息门户 “采购系统”,进行填报; ②外转拨经费审批表

转出金额达到1万元(含)以上,登录信息门户 “科研审核”,进行填报; ③购销合同

单次购买金额达到1万(含)以上; ④大额资金审批表

一次性报销支付金额达到10万(含)以上时,登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写;

⑤网上预约单(借款单或报销单) 登录信息门户 “财务平台”填写; ⑥发票和清单

按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据;清单加盖购销单位发票专用章(办公耗材清单需通过开票系统打印并加盖购销单位发票专用章);

⑦材料验收单

在财务部国资办领取。

(2)使用材料费有那些注意事项?

①发票、合同及验收单齐全,验收单相关人员审批手续完备; ②办公耗材只有在预算明确列示的情况下才可报销;

③外转拨经费审批表和大额资金审批表只在经费转出时需要,冲销借款时不需要再次提供。

1.3测试化验加工费

(1)报销测试化验加工费销需要的材料有哪些? (按业务流程先后次序,借款只需要1-6项) ①采购申请表

采购金额达到5万(含)以上时,需登录信息门户 “采购系统”,进行填报; ②外转拨经费审批表

转出金额达到1万元(含)以上,登录信息门户 “科研审核”,进行填报; ③测试合同

单次金额达到1万(含)以上时; ④大额资金审批表

一次性报销支付金额达到10万(含)以上时,登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写;

⑤网上预约单(借款单或报销单) 登录信息门户“财务平台”填写; ⑥情况说明

测试单位在国外时需填写情况说明,并由学院负责审核(情况说明书可登录财务部网站“下载中心”下载)

⑦发票

按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据;

⑧测试清单

测试清单需加盖销售单位发票专用章,(1000元以上需要)或测试报告(结果)。

(2)使用测试化验加工费有那些注意事项? ①合同、发票、测试报告的单位与收款单位一致; ②必须在校外或校内独立核算且具有测试资质的单位测试;

③外转拨经费审批表和大额资金审批表只在经费转出时需要,冲销借款时不需要再次提供。

1.4燃料动力费

(1)报销所需提供的材料与报销材料费相同。 (2)使用燃料动力费有那些注意事项?

①科研项目使用的水、电、汽和油等作为燃料动力费时,需填写材料验收单,报销内容写明燃料动力费用油等,先在“材料费”中报销,结题填写决算报表时将所报燃料动力费用填入“燃料动力费”科目;

②以分摊方式提取的水、电、气等使用费计入“燃料动力费”,以比例方式提取的水、电、气等使用费计入“间接费用”;

③出差自驾车用油计入“差旅费”。

1.5差旅/会议/国际合作交流费

(1)报销外埠出差费需要哪些材料? ①差旅费预约单

登录信息门户中“财务平台”填写; ②乘坐各类交通工具的发票

汽车票、火车票和出租车票及自带车产生的过路过桥费、加油费等小票据需用1/2大小A4纸按来回路线粘贴好、住宿费、会务费等发票;

③有特殊情况需要出具的各类情况说明书

登录财务部网站“下载中心”下载“合肥工业大学报销情况说明书”进行填写。如:以下情况需要说明:

? 因健康原因及其他突发事项等情况,科研经费经项目负责人审批同意,可按上一级别人员选择乘坐交通工具的说明;因特殊情况需超标准住宿,事先向单位负责人申请,事后由单位负责人审批的书面说明。 ? 关于出差票据不完整的说明

? ?

来回交通票据不完整的,需本人出具情况说明并承诺真实性,由部门(项节假日免过路过桥费时自带车进行科研出差的,提供的住宿发票上需标目)负责人审批认可后,财务部门凭有效票据据实报销交通费;

明住宿时间,出差人说明情况并承诺真实性,由项目负责人审批认可后,才能领取差旅费补助(其他时间只有住宿费发票无出差时间证明,不得领取出差补助);

? 因特殊原因未使用公务卡,需由出差人说明情况,项目负责人签字。

(2)合肥市内交通费和汽油费报销需要哪些材料? ①预约报销单

登录信息门户“财务平台”填写;