第2章 报表制作

2.8 工具选项

1、科目表：可以以列表或树形的方式列出本核算单位所有会计科目的名称、代码，以帮助手工快速录入公式。

2、审计追踪：可供用户查看当前单元所对应科目的账本数据，如总分类账、普通明细账、项目明细账以及凭证，各类账本之间用选项卡进行划分，要查询哪类账本，只需单击相应的选项卡即可。

在审计追踪窗口中，系统能通过“总分类账”界面反映某科目总括的会计信息；通过“普通明细账”界面反映当前科目详细的会计信息；若当前科目从属某项目核算，则可通过“项目明细账”界面查询到相关的会计信息；提供的审计追踪“凭证”界面能够按照科目性质显示对应的相关内容，基本与账务凭证保持一致。并且各账本所反映内容可包括“未记账凭证”。若要查看未记账凭证信息，您只需用鼠标在“包括未记账凭证”选项卡内打上‘√’即可。

需要说明的一点是，审计追踪的对象并非是当前单元本身，而是当前单元所涉及的各个科目，并且只能逐个分开反映各自的审计追踪结果，也就是说，当当前单元的计算表达式中涉及多个科目（项目）时，系统的处理方式为：自动将当前单元所涉及的科目（项目）都罗列在窗口中“科目（项目）”参数的下拉框内，用户通过切换此处的选项，逐一查看各个科目（项目）的审计追踪结果。

【例】：要审计追踪资产负债表中货币资金项目的“期末数”，该项目的“期末数”所对应的表达式为“=J_QMYE(101)+J_QMYE(102)+J_QMYE(109)”。

当用户进入该单元的审计追踪窗口时，可以看到系统首先反映科目109的期末余额情况，但“科目（项目）”参数的下拉框内还列有“J_QMYE(101)”和“J_QMYE(102)”，用户如果要查看101、102科目的期末余额情况，只需将窗口中的“科目（项目）”参数切换至目标科目（项目）即可。

提示：在报表中双击已设计好的公式单元，其功效等同于选中某公

式单元，然后单击菜单“其它\\审计追踪”，即进入该单元的审计追踪窗口。

3、设置平衡校验：该菜单用于用户录入平衡公式，如A12=D12，A13>=B13+C13等式子。平衡公式支持加减乘除、括号及支持引用10类公共函数（如ABS( )、Sum( )、Average( )）运算，系统提供“平衡校验函数引导录入”窗口。平衡表达式的关系可以为‘＝’、‘<>’、‘>、<’、‘>=’和‘<=’。

4、平衡校验：可对“设置平衡校验”菜单中设置的平衡公式进行校验，如果等式设置有误，系统会提供“计算消息窗”反映相关的信息，用户还可

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报表处理系统

将该提示信息打印出来。系统在执行计算操作时，包括“平衡校验”这步工作。

5、平衡校验传入与导出：报表平衡校验的结果以文件的形式传出与导入，系统默认的报表平衡校验文件为“balance.ini”。

6、变元设置：此功能是为了方便用户制作报表。

当用户制作报表时经常用到一些值很长或很复杂的数字或文字时，就可以使用变元设置功能，实现简单化的操作。

在变元设置窗口，点击“增加一行”即可进行变元设置，需要特别提醒用户的是，变元必须以“@”开头，并以“@”结尾，中间用户可以根据自己的习惯设置一些简单易记的字符，“值”就是变元所对应的一些比较长或复杂的数字或文字等。

变元设置好之后，在以后的报表制作过程中随时可调用设置好的变元，以简化报表制作过程。

7、导入公式函数：将公式函数导入系统，以备用户制作报表时取用系统的各种函数。

8、XML转换输出：将当前报表以XML超文本文件形式输出。

先选择需转换输出的单元，点击“XML转换输出”子菜单。在“XML转换输出设置窗口”单击“提取单元”按钮，系统将用户选择单元显示于明细栏内，用户对文件输出路径进行选择后，按“输出”按钮完成此操作。

9、其它选项：用于设置与其它账套、年度数据库连接的数目。

2.9 窗口

在本系统中可以进行多窗口操作。所谓多窗口是指一个窗口中的事务尚为处理完毕时又同时打开另一个或多个窗口处理别的事项。在通常情况下，刚打开的窗口会将原先的窗口覆盖，如果此时单击该菜单，系统可将这两个（或多个）窗口同时显示在当前窗口中，并且可将这些窗口按垂直、水平、并排、层叠四种不同的方式排列显示。

2.10 其它

1、帮助：提供了联机帮助系统，以方便您在遇到问题时可随时查看。 2、计算器：系统提供“计算器”的功能，它可以帮助您执行所有常用手持计算器所能完成的标准操作。

到此，我们已完成了对报表编辑窗口中所有菜单的介绍，最后还想说明、强调几点，希引起用户的重视。

在对各菜单的介绍中，经常提到“单元”，这里的“单元”概念不仅仅是指一行与一列所围成的一个单元格，它可能是由许多真正意义上的单元格所

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第2章 报表制作

组合成的一个新的单元格，也就是说，各菜单介绍中提及的“单元”是一个泛指的概念。

2.11 报表输入

介绍了这么多，下面就让我们开始对当前报表进行编辑。报表支持直接输入，也可在下图 2.11-1所示的数据录入行中进行。

图 2.11-1报表公式录入窗口

数据录入行左边提示的是当前单元的单元名 ，如A1、C6等等，右边则用于输入当前单元的内容或表达式，输入内容有公式和非公式之分，当输入内容以等号‘=’开头时，软件自动将该内容默认为公式，公式是由函数和数字、运算符组成，并且必须要经过计算以后才能在报表中显示。在数据录入行的最右侧有一个图标

，点击后将出现公式编辑窗口，如公式编辑窗口

所示。在此你可以查看所有可用函数、各函数的参数等内容，帮助你快速查找函数、录入公式。

各函数实现的功能、使用方法参见“三.报表函数”。

在“报表处理系统主窗口”中，系统提供了6张供参考的报表：资产负债表、损益表、现金流量表、资产负债表（2000年版）、利润分配表（2000年版）和现金流量表（2000年版）。用户可以在这些报表的基础上，作适当的修改，使其成为适合反映本企业财务状况的会计报表。

若要新建报表，则首先需要进行格式设计，确定报表标题、表尾和报表各项目名称等内容。报表格式设计完毕，便可设计报表数据，如对于“资产负债表”，需定义各资产、负债、所有者权益项目的“年初数”和“期末数”。下面以编制“资产负债表”为例说明整个编制过程。

1、首先定制资产负债表的整体轮廓，它包括报表标题、编制单位信息、报表所含栏目、报表表尾，如图 2.11-2所示：

图 2.11-2资产负债表窗口

2、依次录入资产、负债和所有者权益所包括的项目。根据我国《企业会

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计准则》的规定，企业的资产负债表采用账户式结构，所以在录入资产全部项目时遵循将流动性大的资产排在前面，流动性小的资产排在后面的原则；对于负债及所有者权益的全部项目按求偿权先后顺序排列。

3、设计各项目的数据，在“资产负债表”中包括“年初数”和“期末数”。 <例>：假设该账套的建账日期为“2010年1月1日”，定义“货币资金”项目的“年初数”。

1)将单元格定位在“货币资金”所对应的“年初数”栏上，然后将光标移至图 2.11-1所示的数据录入行内，因为输入的为函数，所以加上‘＝’，然后单击数据录入行最右侧的图标，系统弹出“公式编辑”窗口。（若用户对各业务函数相当熟悉，可通过菜单“集中录入公式”直接手工输入。）

2)“货币资金”项目的“年初数”所对应的函数应为“J_QCYE(科目，月份、部分代码、年度、账套号)”，括号中的内容为该函数的参数，您可在“函数引导录入窗”最下方的“参数”栏内查看到。由于“货币资金”项目应根据“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”科目的年初余额的合计数填列，该账套的建账日期又为“2010年1月1日”，所以“货币资金”的“年初数”应通过表达式“＝J_QCYE（101，1）＋J_QCYE（102，1）＋J_QCYE（103，1）”进行统计，其中101，102，103，分别代表“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”科目。

4、对当前单元或整表进行计算，系统便根据用户所设置的公式自动计算出各项目的数值。

5、单击工具栏上的的报表。

注意：

1、当一个单元输入完成，击回车键后光标自动跳到右边(或下方，在菜单“选项”中设置)单元，此时需要再敲一次回车键就能继续录入该单元的内容，也即第一次回车表示录入完成、切换单元，第二次回车表示开始新单元的录入。在这两次回车键中间，可以用键盘的上、下、左、右键控制光标的移动，当然也可以用鼠标直接点取。

2、系统采用了标准的Cut、Copy、Paste功能，可以与Excel、Word、IE页面相互之间作表格的复制粘贴操作。

3、与Excel表一样，系统支持自动增行、自动增列。

为了方便用户，系统将一些常用功能排列在编辑窗口的工具栏上，另外还提供了快捷键的功能，具体方法是，选中编辑窗口中的任一单元，然后单

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按钮或单击菜单“文件\\存入”保存当前所设置