第1章 概述
在介绍该部分内容时，是假设用户已完成了“1、安装‘报表处理系统’”和“2、增加核算单位”两步操作。由于这两步操作已专门编有相关的手册《软件安装手册》加以详细介绍，所以在此从略。
启动“报表处理系统”后，若用户设置了多个核算单位，那么一开始软件会要求您在“核算单位选择窗口”中选择其中的一个，然后，系统要求输入操作员姓名、密码（首次进入系统时，操作员只有“财务主管”，密码为空。但进入系统后，可通过系统管理员在“账务处理系统”中增加其它系统操作人员。最后进入报表系统主窗口。
“报表处理系统”中的数据主要源自于“账务处理系统”中产生
的数据，所以该系统必须和“账务处理系统”配合使用。如果使用报表中从其它模块取数的函数，包括固定资产、工资、成本、采购、销售、库存等模块，那么必须同时安装并使用以上相应的模块。
1.4 报表处理系统的主窗口
为了介绍的需要，我们将“报表处理系统的主窗口”划分为3个区域，包括主菜单栏、常用功能快捷键和本单位所有的报表区域。如图 1.4-1，下面将说明各区域的功能和作用。
主菜单栏
常用功能快捷键
报表区域
图 1.4-1报表主界面
主菜单中的功能包括报表分组及类别管理、报表汇总、报表复制、批处理、操作员权限管理、以及数据备份与恢复等功能，这些功能将在“第6章报表管理 ”中介绍。
常用功能快捷键都是对于右边窗口（即报表区域）中的当前报表而言的，
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报表处理系统
可以分别进行相应的操作。其中“列表显示”和“树状显示”相当于是切换开关，单击它们可使窗口右边列示的本年报表以列表或树状方式显示，图 1.4-1所示为“列表显示”。报表的树结构显示如下图 1.4-2所示：
图 1.4-2报表列表树状显示窗口
当切换至以树结构显示报表列表时，窗口只显示了报表树的第一层，细心的用户可以发现在报表树第一层的前面有一个‘＋’号，表示此层还有下级层次。用鼠标单击这个‘＋’号，则可以列出此层的下级层次，同时此‘＋’号变成为‘－’号；反之单击‘－’号则不显示下级层次同时变为‘＋’号。
在报表树中任何一个带有‘＋’号的报表项目上单击鼠标右键，
系统将展开全部项目；此时，用鼠标双击该报表项目，报表树的结构又回到原来状态。
在树状窗口的右下方有一小图标：
，点击它后在随后弹出的窗口（见
图 1.4-3）中你可以根据自己的意愿定义报表树的每一层。
图 1.4-3设置查询树展开的层次窗口
从图 1.4-3中可以看出，查询树展开的层次最多可有四层，其中第一层
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第1章 概述
系统默认为“报表分组”，不允许修改，第二层、第三层和明细层的划分标准在“月份”、“报表类型”和“下级单位码”三选项中选择，当然划分各层的依据不能重复，即“月份”、“报表类型”和“下级单位码”各只能使用一次。
图 1.4-2所示的报表树便是按“第二层报表类型、第三层月份、明细层下级单位码”进行设置的结果。
在“报表处理系统主窗口”右边（即报表区域）是本年报表的列表子窗口，在以列表方式显示的报表子窗口内每行表示一张报表，报表的内容有报表组别、报表类别、月份、备注、文件名、拥有者、批注等；对于新建核算单位，窗口内都有几张供参考的基本报表如“资产负债表”、“损益表”等等，软件不仅设置了这些报表的格式，而且也包含了从财务提取数据的计算公式；窗口内有一高亮显示条，表示此行为当前行；用鼠标双击当前行或按回车键即可打开该报表进行编辑，点击鼠标右键则可处理报表的批注内容。
1.5 图标说明
本功能手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的困惑，功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出，以免用户错误理解；另外，本功能手册中示例丰富，基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。
这是一个“注意”图标。它提醒您注意各种需要特别注意的因素
或一些有趣的事情。
这是一个“提示”图标。它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。
这是一个“说明”图标。它对可能会引起您误解的问题进行解释。
这是一个“疑难解答”图标。它提醒您一些用户在操作过程中可
能带来问题的操作。
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报表处理系统
第2章 报表制作
在财务管理中，除了需要制作常规的几张格式统一的报表外，还经常需要制作各种各样的内部管理报表，由于这些报表的格式和内容是多变的，为此，本软件提供了完善的制表工具，并汇合了最灵活、最方便和自由的操作手段、准备了二百多个函数，使用户自己能随心所欲地制作各种各样的复杂报表。
2.1 建表
建表操作从单击功能快捷键“建表”开始，系统提供两种建表方式： “1.从原有报表格式中复制”是从已有同类报表中复制过来的简捷生成方法，屏幕将列出当月所有报表供用户挑选。您可以按不同的报表组别、报表类型、月份及下级单位的报表中进行报表筛选，然后再选择要进行复制的报表。
“2.新建格式”即建立全新的报表，报表的所有格式也将都由用户自行定义。
选择“新建格式”后，系统弹出“确定报表文件”设置窗口。用户可先通过“增加组”和“增加类别”按钮对分组及类别进行设置，再在选择报表中对分组、类别、日期、备注、下级单位代码、文件名及报表拥有者分别进行选择、录入。按“确认”按钮，进入“新建报表默认格式”设置窗口。
在新建报表默认格式窗口中，系统提供对报表名称，具体格式的设置，如行数、列数、行高、列宽、对齐方式、小数点位数和计算结果为零的单元显示0.00的设置选项，及对报表边框和颜色的具体设置。关于该窗口中的格式，行高和列宽建议用户不必作改动，其它参数则可根据需要作出调整。格式定义好之后，系统将给出一张空白报表，该报表的格式和定义的相符合。表格定义好后，然后就可以在该报表编辑窗口中进行具体的制作了。
2.2 报表制作若干概念
在具体制作之前，需要先解释一些基础但又非常重要的概念。 2.2.1
单元
报表有若干个列，若干个行，行、列的每一个交叉(即格子)在此称为“单元”，例如某报表共有10行4列，那么该报表一共有40个单元，报表制作的
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