第6章 报表管理

由于在本系统中可控制报表的拥有者为“无”、“本部门所有”或“本人所有”，所以对报表的查询和修改权，系统也将其划分为成四类：

1) 能查询、修改拥有者为自己的报表。该权限系统默认所有操作员都拥有。

2) 能查询、修改拥有者为本科室（即部门）的报表，用户一旦拥有该修改权限，系统还可进一步控制用户是否拥有报表取数公式的权限。

3) 能查询没有拥有者的报表。

4) 能查询、修改全部报表。用户如果选中该选项，系统便默认您拥有前三类的所有权限。

6.1.3.2 账套间报表共享权设置 该菜单可控制当前账套所在的报表是否可以被其它账套调用，并且可控制被调用的方式。

报表共享权设置窗口中的设置表明用户允许本账套的报表被其它账套用REF（）函数调用、“报表汇入”、“报表汇出”功能调用。如果用户要控制本账套的报表是否允许被其它账套用REF（）函数调用，请用鼠标单击该选项所对应的选项框，当选项框内为空白时，则表明系统将不执行该命令。“是否允许被其它账套用‘报表汇入’功能调用”与“是否允许被其它账套用‘报表汇出’功能调用”也按用户实际情况选择是否执行。

6.1.4

功能设置

6.1.4.1 标准账套复制功能设置 设置标准账套功能用于集团大型企业，上下级部门之间报表的统一 上级单位操作(将当前账套设置为标准账套。)：

1、选择“启动标准账套设置”，在标准账套与从属账套中选择“设置为标准账套”，按“确认”键进入报表选择窗口。

2、用户可手工选取或通过“全部选入”、“全部不选”功能键对需上下级统一的报表进行选择，被选择报表以高亮蓝色显示。当报表数量众多时，系统提供“筛选”功能键，用户在对报表的“组别”、“类型”、“月份”和“下级单位代码”参数进行设置后，便能快速查询到相应报表，选择后按“确认”键结束。

此时，标准账套及报表已设置完毕，上级单位在不退出报表处理系统的情况下，可通过“系统服务/账套选择”子菜单切换至下级单位的账套对从属账套进行设置，下级单位也可在自已的账套进行设置，方法是一样的，以下以下级单位自行操作为例：

1、进入报表处理系统，点击“功能设置/标准账套复制功能设置”子菜

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报表处理系统

单，选择“设置为从属账套”，按“确认”键进入“从属账套设置窗口”。

2、在从属账套设置窗口中，系统提供“本地其他账套”和“远程服务器账套”，用户可根据实情情况选择上级单位账套，按“确认”结束。

下级单位在从属账套设置后，在本账套的报表处理系统主界面即可查看到上级单位标准账套的报表。

提示：从属账套设置必须在标准账套设置后进行。 6.1.5

系统服务菜单

6.1.5.1 帮助 提供联机帮组，以方便您遇到困难时进行查询，协作您完成任务。

6.1.5.2 修改密码 如果您（财务主管或一般操作员）还未设置密码或已经设置了密码进入本操作系统，那么当您想增加或修改密码时，可用本功能来完成。

6.1.5.3 更换操作员 当系统中存在多个操作员时，因各个操作员的分工或权限不同在使用该系统时需要进行此操作。

6.1.5.4 备份与恢复 数据备份

是将当前账套的所有数据进行备份。为防止系统出现故障、感染病毒等不可预料的情况，造成数据丢失，影响系统操作的正常进行。用户可对已有账套数据以任一时间段进行备份，也可按月进行备份。

在备份界面中，首先确定将备份的数据保存为“单个文件”或“多个文件”，如果用户选择备份成“单个文件”形式，系统将激活“文件名”输入框，系统默认“字母bk＋当日时间”作为备份文件名，用户可进行修改；然后在下面的选框中选择备份路径，用户只能选择本地的磁盘或软盘进行备份否则系统将提示出错。设置完毕，单击“确认”按钮，系统便将数据备份到选定的目录中。如果用户确定的路径已有同类备份数据存在，系统将出现警告提示，要求用户确认是否覆盖原有数据。

如果用户选择按月备份，除了执行以上操作外，还请选择“备份月份”。 帐套恢复

恢复操作提供了把已备份的账套数据恢复到原系统的功能。本系统中恢复操作也包括一般的“数据恢复”和“按月恢复”。

在数据按月恢复界面中，首先请选择需恢复的数据所在的月份，然后在

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第6章 报表管理

“请输入源文件路径”选框中选中要恢复的备份文件的路径（注：系统会将文件“备份路径”自动记忆在该选框中），对于以“单个文件”形式备份的数据，还需输入相应的文件名。在窗口下方还有两个选项“恢复所有数据”和“不覆盖当月报表，恢复到新组X”，在“恢复到新组”的输入框中填写要写入的新组代码，可以是已存在的也可以是系统中没有的。如果输入的代码是系统中还不存在的，执行该步操作后请到菜单“报表功能\\报表分组设置”中增设。上面工作完成之后，如想执行下一步操作，则单击“确认”按钮；如想放弃，就单击“不恢复”按钮。 6.1.5.5 重建索引 在正常情况下，数据库中数据应该和索引库中的数据严格对应，并且索引库通常是自动随数据变化而变化的；但是也有可能因为各种因素如操作者直接修改数据库不当、磁盘读写错误等等，而导致索引错乱，为此软件提供了“重建索引”功能，操作者可以随时重新建立正确的索引关系。“数据库重建索引”和“数据备份”一样，需要定期检查，以防意外的数据处理错误。

网络用户须注意，由于重建索引时需要对索引文件进行大量的读

写，所以必须让其它用户先撤出本软件。

6.1.5.6 年度选择 在软件运行时，如果您已经有两年以上的电子账簿，那么有可能要查看前几年的报表，甚至是生成下一年的某几个月的报表，为此软件在此设立了“切换”年度的功能，可以任意切换至其它已有年度进行相应的操作。

6.1.5.7 账套选择 “账套选择”功能在多账套处理中比较有用，用户可以在不退出软件的情况下，进入另一个账套进行操作。

您可以通过双击进行账套的选择，也可以在“账套号”输入框内输入相应的账套号，如输入02则系统会直接进入第二套账。如果你所使用的软件是大型（C/S）版时，该窗口中将增加一个“其他网络服务器”按钮，通过它，网络用户可以切换到远程或另外服务器上的账套中去。当然，用户要成功登录至远程或另外服务器上的账套，必须在设置网络服务器参数窗口正确设置好各参数。

参数说明：

?单位名称：输入预连接的单位名称。

?服务器名：数据库所在的服务器名称，即该服务器的网络名。

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报表处理系统

?数据库及DBMS：DBMS用于指示PowerBuilder（本软件的开发工具）使用哪个数据库接口，对于不同的数据库，

DBMS的取值不同，如MS SQL Server数据库的DBMS的取值为“MSS”;Informix数据库的DBMS的取值为“IN7”或“N5”。该窗口中已列出了所有本系统支持的数据库及相对应的DBMS，用户可从下列框中选择。

?DBParm：与具体数据库管理系统相关的一组连接参数。 ?用户ng的口令：登录系统的用户保密字。 ?Userid：与数据库连接的用户名称。 ?DBPass：与Userid相对应的保密字。

6.1.5.8 关于 显示本应用程序（软件）的版本号、版权、有关法律和许可的注意事项、软件开发单位名称等有关信息。

6.1.5.9 退出 单击此菜单可退出本系统。您也可通过按下快捷键“Alt+F4”完成该功能。

6.2 报表存储

具体的报表数据可分为两部分：数据库部分和表体部分。在不同的数据库下，报表数据的存放方法是不一样的，以下按不同的数据库一一说明，供数据库管理员参考。

对于单机版的用户，每张报表作为独立的文件存放，以01账套2001年度为例，报表存放在 NG\\USER01\\2001\\BB目录下，如果报表是分组管理的，那么每一个组都有一个子目录。报表的文件名规则为： 报表分类码 + 月份 + 下级单位码 + “.FMT”

对于工作组版和大型版，报表作为一个大二进制字段存放在数据库的表B_LIST中，报表的文件名实际上已无意义。

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