第一章-文字工作（编辑定稿）

第一节 文字工作概述

一、文字工作的概念和内容

文字工作——将各种信息转变成书面材料的工作。 包括文稿撰拟和文字记录两大类。

文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。 第一节 文字工作概述 二、文字工作的意义

(一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二) 秘书机构做好其他工作的前提条件 (三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会 第一节 文字工作概述 三、秘书文字工作的特点 (一)写作活动的受动性 (二)思维形式的抽象性 (三)表达方式的综合性 (四)成文过程的程序性 第二节 文稿撰拟

一、秘书撰拟文稿的种类 (一) 各种法定公文 (二) 其他通用文书

(三) 商务文书和公关礼仪类文书 (四) 上司讲话稿 (五) 媒体署名文章 (六) 新闻报道 第二节 文稿撰拟

二、文稿撰拟的方式 (一) 秘书个人撰拟 (二) 小组集体撰拟 (三) 职能部门代拟 第二节 文稿撰拟

三、文稿撰拟的质量要求 (一) 准确反映上司意图 (二) 内容符合法律政策 (三) 观点明确、逻辑严密 (四) 内容实在、篇幅简短 (五) 语言规范、行文得体 第二节 文稿撰拟

四、文稿撰拟的一般过程 (一) 文稿起草前的准备 第一，思想准备。 第二，材料准备。

第三，拟定提纲。 第二节 文稿撰拟

四、文稿撰拟的一般过程 (二) 初稿的撰拟

注意恰当地使用材料。

应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。 第二节 文稿撰拟

四、文稿撰拟的一般过程

(三) 文本的校核、检查和修改 1.文本的校核

2.文本的检查和修改（内容、语言） (四) 文稿的审核、签发和定稿

第三节 文字记录

一、文字记录工作的特点 (一) 即时性 (二) 格式化 (三) 制度化 (四) 准确性 第三节 文字记录 二、文字记录的种类

电话记录、值班记录、信访记录、 接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。 (一)大事记录 (二)上司讲话记录 第三节 文字记录

三、文字记录的一般要求

(一)备好记录工具,准备随时记录

(二)培养倾听和判断能力,快速做出记录 (三)及时补充和修改,认真整理记录 (四)科学地制作表格 第三节 文字记录 四、文字记录的方法 (一)要点记录法 (二)详细记录法

(三)文字记录与录音、录像技术并用法 思 考 题

1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？ 2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？ 3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？ 4.简述文稿撰拟的一般过程。

5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？

第二章-文档管理

第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 1.文书、公文、文件

文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。

公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。

文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。

第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本

文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。 公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。 稿本包括文稿和文本。 文稿——草稿、定稿。

文本——正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 3.公文体式

公文的整体结构形式——文体、结构、格式 文体——应用性文体。 结构——公文的组织构造。

格式——指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。如下图： 第一节 文档管理概述 第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 1.档案、全宗、案卷、件

档案——过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值 第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 2.档案室、档案馆

档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。

档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构。

第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 3.档案的种类

机关档案室的档案通常划分为以下门类：

文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案 第一节 文档管理概述 二、文档管理工作的内容

文书工作——核心内容是公文办理。

档案工作—— “秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。

第一节 文档管理概述 三、文档管理的基本要求 (一)文书工作的基本要求

及时、准确、安全 第一节 文档管理概述 三、文档管理的基本要求 (二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理 2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用 第二节 文书办理与管理 一、发文办理程序

草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。 第二节 文书办理与管理 二、收文办理程序

签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。 第二节 文书办理与管理 第二节 文书办理与管理 三、文书的保管 （一）保管工具

存放工具、装订工具 （二）分类

分类整理、分类存放 第二节 文书办理与管理

四、文书立卷、归档、销毁和存查 （一）文书立卷 （二）文件归档

（三）文件的销毁和存查 第三节 机关档案管理

一、机关档案工作的基本任务

(一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。 (二)负责管理本机关的全部档案。

(三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。