Excel排序的三种方法

2003-05-27 17:14 来源：电脑报 作者： 责任编辑：·yesky 评论(188)

在用Excel 2000/2002处理数据的时候，经常要对数据进行排序处理。我们最常用、最快捷的方法就是使用工具栏的排序按钮。但是，面对各式各样的表格和各种需要，只用这一种方法显然不够。 一、一般排序

在图1中，要对英语成绩进行排序，可在英语这列中单击任一单元格。然后单击工具栏中的升序或降序按钮，可完成排序。

注意:若把排序的一列全部选中后再使用上面的操作，排序将只发生在这一列中，其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造成数据错误!

二、菜单排序

如果我们把图1中的数据稍微改动一下，如在第一行的前面插入一行，并输入“石中2000(6)班成绩表”，并把A1~H1这几个单元格合并，然后再用一般的排序方法排序，会提示不能成功，如图2。

如果对这样的表格排序，可选中要排序的所有数据，包括标题行(学号、姓名等所在的行)，然后单击“数据/排序”菜单，弹出如图3所示窗口。

在主关键字的下拉列表中，选择要排序的列，如英语，在右侧选择“升序排列”或“降序排列”。至于次要关键字和第三关键字可添可不添，但是它起到什么样的作用呢?在这儿举个例子，如果按英语排序，有两个学生都得了96分，但又必须分出高低，这样我们可选择数学成绩作为排名次的次要标准，谁得分高谁排在前面，那么这儿的次要关键字就是数学。一切做完后，单击“确定”就可以看到结果了。 三、自定义排序

在这个成绩表中，如果我们想按职务这列排序，如先后顺序是:团委书记、班长、副班长、学习委员、学生。但是不管用上面的哪种方法都不会得到我们需要的结果。在这儿利用Excel 2000/2002提供的自定义排序，就可以解决这个问题。 1.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“自定义序列”选项。

2.在右侧的输入序列框中依次输入团委书记、班长、副班长、学习委员、学生，然后单击“确定”。

3.选中排序的数据，在“数据”菜单上单击“排序”， 在“主要关键字”框中，单击需要排序的列，如职务。

4.单击“选项”按钮。在“自定义排序次序”之下，单击创建的自定义列表。单击“团委书记、班长、副班长、学习委员、学生”(图4)，确定。

5.选中所需的其他排序选项，再单击“确定”。

注意:在“次要关键字”框中无法使用自定义排序次序。自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。若要用自定义排序次序对多个数据列进行排序，则可以逐列进行排序。例如，如果要根据列 A或列 B进行排序，请先根据列B排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序。下一步就是根据列A排序。

大家在使用Excel软件的时候，经常会遇到Excel排序的问题。但是Excel排序的方法比较复杂。下面就为大家介绍一下Excel排序的方法。

一、数值排序

1.RANK函数

RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

例如E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。

再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。

需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。

2.COUNTIF函数

COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF（range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

仍以上述为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， \）+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。

此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

3.IF函数

Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。上例中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。

假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF

（E3=E2， G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。

二、文本排序

选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列（或行）的首个