方签署了期限3年的劳动合同。2007年3月份，杨某觉得国有企业的工作缺乏挑战和激情，于是向公司提出辞职。公司认为，杨某在劳动合同尚未到期时就提出辞职属于单方面违约，于是要求杨某必须支付15000元违约金，否则不予办理档案转出手续。杨某被逼无奈，身上又没钱，只好给公司打一张欠条，内容为“今本人因劳动合同未到期辞职，自愿于2007年12月底之前向公司缴纳15000元违约金，待本人付清违约金后1个月内，公司应将本人档案一概转出公司”。公司收到欠条后为杨某办理了离职手续。杨某离职后一直没有缴纳15000元违约金，公司也一直未为杨某办理档案转出手续。2008年5月份，杨某提起劳动仲裁，要求公司为自己办理个人档案转出手续。仲裁裁决支持了杨某的请求，判令公司与裁决书生效之日起10内为杨某办理档案转出手续。 二、用人单位不得以任何理由扣押劳动者档案

原劳动部、国家档案局《企业职工档案管理规定》（劳力字[1992]33号文）第十八条规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。”《劳动合同法》第八十四条也规定：“劳动者依法解除或者终止劳动合同，用人单位扣押劳动者档案或者其他物品的，由劳动行政部门责令限期退还给劳动者本人，按每一名劳动者五百元以上两千元以下的标准处以罚款；给劳动者造成损害的，用人单位应当承担赔偿责任。”

由此可见，只要双方法解除或终止了劳动关系，用人单位必须为离职员工办理档案转出手续，此为用人单位的法定义务，不能附加任何条件。因此，公司以杨某拒付违约金为由拒办档案转出手续，于法有悖，应予纠正。当然，公司如果认为杨某应该支付违约金，正确的做法应该是通过劳动争议仲裁或法院诉讼等法律手段来维护自己的合法权益，但不能擅自扣押其档案。

（摘自“上海劳动法律师网”2009.3.12）

案例33

员工违规跳槽 单位不能扣档案

一年前，某机械厂为开发新产品、提高竞争力，来到某名牌大学招聘，与应届毕业生小周(非沪籍)签订了劳动合同。为此，厂方向小周所在高校支付了3000元的教育资助费，并将小周的户口落入该厂集体户。双方在劳动合同中约定：小周必须为企业服务5年，如果小周提前解除劳动合同，应赔偿违约金20000元和教育资助费3000元。

半年后，小周提出辞职。机械厂批准了小周的辞职，但要求小周按约定支付违约金和教育资助费。结果小周没有支付违约金，机械厂也没有为小周办理退工手续，并且扣留了他的人事档案。又过了三个月，小周提起劳动争议仲裁，要求机械厂办理退工手续，转移人事档案。厂方则提起反诉，要求小周赔偿违约金和教育资助费。 劳动争议仲裁委员会认为，小周提出辞职后，厂方既予批准，即应及时为小周办理退工手续。机械厂不为小周办理退工手续，确有过错，应当改正。小周因个人原因提出辞职，违反了双方的合同约定，理应承担违约责任，按约定支付违约金。但是，遗憾的是，机械厂没有在小周拒付违约金后的六十日内提起劳动争议仲裁，放弃了主张自己权利的机会。由于已经超过了仲裁时效期，机械厂的请求不予支持。 为什么同样过了三个月，小周的主张能够得到仲裁部门的支持，而机械厂的反诉却被拒绝？因为按时办理退工手续，是用人单位在与劳动者解除劳动关系后的法定义务。劳动合同是一种特殊的合同，从某种意义上讲，它体现的是一种人身关系。劳动合同终止后，双方仍应遵循诚实信用原则，履行通知、协助、保密等义务。用人单位不开具退工单，不办理退工手续，劳动者就无法与其他用人单位建立正常规范的劳动关系，这是一种侵犯劳动者就业权的违法行为，应当予以制止。机械厂的反诉则不同，它体现的是一种财产关系，在法律上一般受到

时效期限的制约。同理，如果不是受时效影响，机械厂还应承担民事赔偿责任，赔偿小周由于延迟退工造成的相应损失。

（摘自“西祠院校网”2008.10.30）

案例34

单位扣留职工档案是否违法？

李某于1992年进某公司工作，于1997年订立十年期劳动合同。合同中对岗位、工资、合同解除条件、违约金赔偿等均有明确约定。2004年，李某向该公司递交了辞职报告，当日下午李某离开该公司。此后，双方劳动关系已实际解除，但未办理有关李某档案转移手续。李某要求该公司办理档案转移手续不成，遂于2005年向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。该仲裁委做出仲裁裁决，裁决该公司为李某办妥人事档案转移工作等。该公司向法院起诉，要求支持该公司不予办理档案转移手续。

该公司称：李某在合同期内辞职，未提前三十日以书面形式通知我公司，辞职后又不按合同约定交纳违约金，故我公司不予办理档案转移手续。李某工资收入不低于本市最低工资标准，李某单方解除劳动合同手续不合法，违反合同约定，应支付违约金40000元。请求支持我公司不予办理档案转移手续。李某称：该公司的诉讼请求违反劳动法律、法规，李某的作为合法、合情、合理，要求驳回该公司的诉讼请求。

该案最主要的争议焦点是该公司是否能以劳动者违约或欠违约金为由不为劳动者办理档案转移手续。

笔者认为该公司扣留员工档案的做法是错误的。李某向该公司提交辞职报告后，于当日下午离开该公司，双方劳动合同已实际解除。在双方实际解除劳动合同后，原用人单位不能随意扣住员工档案，应按有关规定及时转递。该公司应按《企业职工档案管理工作规定》为李某办理档案转移手续。该公司以李某单方解除劳动合同手续不合法及李某应承担违约金等为由要求支持其不予办理李某档案转移手续的观点无法律依据。该公司提出的与李某间的劳动争议，可通过劳动争议的一般解决途径处理，而不能拒绝为李某办理档案转移手续。

《企业职工档案管理工作的规定》第十八条规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动( 组织人事)部门。第十九条规定，转递档案，可通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带;对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装;对转出的材料，不得扣留或分批转出;接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回，逾期一个月转出单位未收到回执应及时询问，以防丢失。《关于固定工签订劳动合同有关问题的函》也明确，用人单位与职工解除劳动关系后，应及时将职工档案转到职工新的接收单位;无接收单位的，应转到职工本人户口所在地。

可见，不管劳动者以哪种方式离开用人单位，用人单位均应及时将其个人档案转出，用人单位以双方争议未解决为由扣押个人档案的做法是错误的。现实生活中，用人单位在解除或终止与职工的劳动关系后，以种种理由扣留职工档案的现象较普遍。应该说，许多用人单位也有他们的苦衷，有的员工给用人单位造成损失而被辞退或者开除的，但员工本人不赔偿损失，用人单位只好把档案扣着;有的员工在离开时不退住房、不交纳违约金;有的员工和单位签订了在职培训协议，但提前离职，却不愿意向单位退培训费等。有的单位想约束员工，就把档案扣留着。只有员工缴纳了违约金，单位才把档案关系转走。用人单位通过扣留档案的手段来制裁职工，这是一种违法行为。企业无权以任何理由扣留已离职的员工的档案。 （摘自“中顾法律案例网”2009.11.30）

案例35

辞职档案被扣应维权 佚名

某市一高校法律专业的毕业生，工作不到两年从单位辞职，由于没能交纳高额违约金，单位一直没有为他办理档案等相关材料的转出

手续。为此，他将原单位告上法庭，讨要人事档案等材料。日前法院支持了他的诉讼请求，但他需向单位交纳1.8万元违约金。 张某今年25岁，2004年毕业于某市一所高校的法律专业，毕业前应聘到本市一家公司。2004年7月5日张某正式到公司报到，并与公司签订了劳动合同，约定合同期限为5年，每提前一年终止合同应交纳1万元违约金。就在工作不到两年的时候，张某向单位辞职，得到了单位的批准。2006年3月份，公司与张某办理了解除劳动合同的手续。但由于张某没能交纳违约金，公司没有为张某转出户口、人事档案、社会保险、住房公积金和党组织关系。 张某认为公司为了迫使他交纳违约金，扣押档案等材料，属于违法行为。而就提前解除合同而产生的违约金问题已经超过了60天的仲

裁时效，自己就不应交纳违约金了。至于户口和档案等材料具有人身专属权利的性质，不受60天劳动仲裁申诉时效的限制。 公司则表示，根据劳动合同约定，张某应交纳3.5万元违约金，但在张某从单位辞职后，搬离了单位宿舍，还更换了唯一可以联系到他的手机号码，致使公司一直联系不上他。早在2006年5月，公司就已经就违约金问题提出仲裁申请，但是由于一直找不到张某，无奈只得撤诉。公司表示，在2006年11月，张某认为仲裁时效过期，公司已经丧失了胜诉权，在可以规避违约金的情况下，提出这一请求，作为一个法律专业的毕业生，张某利用所学的知识规避自己应尽的责任和义务，属于不道德的行为，应进行制裁。 法院判决：被告应当归还档案。 一审法院认为，双方在劳动合同中约定了合同期限及违反劳动合同的责任，应依约履行，张某就提前解除劳动合同应支付违约金。 关于违约金的数额，双方虽然约定每提前一年交纳1万元，但是公司在庭审中也认可按照张某辞职前12个月的平均工资计算12个月。

关于人事档案、社会保险、住房公积金材料，公司应该给予转移；至于户口、党组织关系问题，不属于劳动争议内容，应当由相关部门给予解决。

故法院判决张某支付1.8万元违约金，公司为他办理人事档案、社会保险、住房公积金转移手续。

（摘自“盈科律师事务所”2009.10.20）

五、擅自销毁档案案例

安全的保护和利用档案，是我们开展档案工作的基础。一旦档案资料出现损毁或缺失，往往造成的后果是难以弥补的。希望通过以下的案例让大家了解到，档案的安全和完整，不仅仅是档案工作者的责任，也需要各单位与档案管理部门密切配合。从制度落实、提高从业人员素质上来防止各种档案损毁现象的发生。

案例36

擅自销毁档案记大过

姚志成

2003年4月11日，湖北省当阳市监察局发出《监察决定书》，对擅自销毁档案的直接责任人陈建华给予行政记过处分。陈建华在法定期间未有申请复审，该决定已经生效。7月底，宜昌市档案局将这一案件向全市各单位作了通报。

今年春天，当阳市有关部门在清查清平河土地整理项目范围内农户第二轮土地承包面积时，发现该市庙前镇经管站站长陈建华擅自销毁了该站保管的农户与各村鉴定的第二轮土地承包合同书。当阳市委、市政府领导非常重视，立即责成有关部门成立调查组，对陈建华擅自销毁档案案进行了立案调查。

经调查表明，1997年，陈建华在任当阳市原烟集乡经管站站长期间，负责保管该乡集中收回的第二轮农村土地承包合同。但陈未对《土地承包合同书》按要求整理归档，而是用纸箱将合同书散装放在保管室柜顶上。2000年春，陈发现其保管的《土地承包合同书》因房屋漏水而侵湿破损，他未作任何抢救处理，也未向上级组织报告，擅自将被损的109份合同书原件予以销毁。同时查明，到调查为止，陈在现任的庙前镇经管站站长期间，对该镇管辖的杨河村、解放村共计667份《土地承包合同书》未收集，更未整理归档。调查组认为：陈建华身为经管站站长、管理《土地承包合同书》档案的责任人，对应当归档的《土地承包合同书》负有收集和保管的职责，但其收集不力，保管不善，造成重要档案损毁，给庙前镇第二轮土地承包后续管理工作造成一定损失。其行为违反了《中华人民共和国档案法》的规定，其违法事实成立，证据确凿充分，调查程序合法，依照《国务院关于国家行政机关工作人员的奖惩暂行规定》，应当给予陈建华行政处分。

当阳市监察局《监察决定书》确定的对陈建华行政记过处分决定生效后，中共当阳市委办公室、当阳市人民政府办公室于4月24日向全市发出了《关于庙前镇经管站站长陈建华损毁档案事件的通报》，要求全市各单位认真汲取该案的教训，举一反三，采取得力措施，加强档案管理，杜绝类似事件再度发生；强调各单位领导必须认真贯彻执行档案法，增强档案法制观念，把档案工作纳入议事日程，高度重视，依法管理；要求档案行政管理机关同有关机关密切配合，重点抓好经济体制改革和农村新领域的档案工作；加大档案法制宣教力度，制定切实可行的管理办法和服务措施，依法加强对档案工作的监督与检查。

该《通报》发出后，在当阳市引起强烈的反响。当阳市农村经营管理局根据《通报》的要求，对加强全市农村经营管理机构的档案管理工作发文提出了新的明确的要求。规定全市各镇（办事处）在6月底以前进行一次认真清理，于7月对所有经管站的档案资料管理工作进行大检查。在这次检查之后，针对存在的问题，采取相应的措施，予以解决。在现有的基础上，进一步明确领导责任，改善档案保管条件，规范档案管理，为促进农村经济发展，保持农村稳定提供档案信息保证。

（摘自《中国档案报》2003.9.11）

案例37

一起“销毁会计档案案”的判决 福建省福清市档案局 叶敏 一、案 情

2003年10月29日，福建省福清市检察院根据群众举报，调查东瀚镇党委组织委员吴某经济案件问题。在海亮村调查福清市海福水产养殖有限公司成立时围海赔偿海亮、佳乐、沃口自然村资金的账本情况，发现该公司在股东变更、财务结算进行会计交接时会计凭证和会计账簿已被销毁，该公司会计魏守国以涉嫌“故意销毁会计凭证、会计账簿罪”被逮捕。11月28日，市公安局立案受理。12月1日，犯罪嫌疑人魏守国被刑事拘留。经审讯，魏守国供认，福清市水产养殖有限公司于2002年3月筹办，当时与海亮村签订了“承包海域30