创维汽车电子（深圳）有限公司 第1 页，共 5页
Skyworth Automobile Electronics (Shenzhen) Co.,Ltd.
文件及资料控制程序
文件编号: SAE-COP-01 版 本： A 生效日期: 2008.12.1
修订记录：
序修订部门 修订日期 号 版本/页次 次 修改内容 生效日期
编制： 肖峰 审核： 批准：
声明：○盖上受控印章方可视为有效。
○此为创维汽车电子（深圳）有限公司内部文件,未经许可不得翻印。
创维汽车电子（深圳）有 限 公 司 文件类别： 文件名称： 文件及资料 控制程序 文件编号： 版 本 号： SAE-COP-01 A 文控中心 （印章） 页 码： 生效日期： 2/5 2008.12.1 运作程序 1．0目的 规范公司质量体系文件和资料的编制、标识、审批、发放、更改、保管、回收和作废等过程，从而确保质量体系文件和资料得到有效控制。 2．0适用范围 本程序适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制，如： 1）质量手册； 2）运作程序； 3) 作业指导书； 4）控制计划； 5) 标准； 6) 技术资料； 7）外来文件。 3．0定义： 一级文件：质量手册——规定公司质量管理体系各个过程的顺序和相互关系的文件。包括：质量管理体系的范围（包含任何删减的细节与合理性），公司所有程序文件的引用和质量管理体系各过程间的相互作用。 二级文件：程序文件——组织为确保与质量管理体系有关的过程得到有效策划、运行和控制所需的质量体系文件，与标准和组织的质量方针相一致。 三级文件：作业指导书——规定某项活动如何进行，与程序文件相互补充、完善。 四级文件：质量记录——对完成的活动或达到的结果提供客观依据。具有追溯、证实和依据记录采取纠正和预防措施的作用。 4．0职责 4.1 各级文件的编制、审核、批准职责参见6.2.1中表格。 4.2 各部门负责人负责对相关文件进行会签。 4.3 综合管理部文控中心负责质量手册、程序文件、工艺技术文件、质管文件、工作文件、标准类文件的统一管理。 4.4 各部门负责本部门收到文件的管理。 4.5 开发部技术类资料参见《技术资料管理规定》。 5．0文件及资料控制流程图(见附表) 6．0程序内容 6.1文件和资料的编制 6.1.1质量手册由综合管理部文控中心负责确定和组织编写，总经理批准。 6.1.2运作程序文件由管理者代表指定的人员或各部门主管编制，部门经理审核，管理者代表批准。 6.1.3作业指导书中的工艺技术文件由工艺工程师编写；其它文件一般由各部门主管编写，交部门经理审核、批准。 6.1.4技术资料由研发资料处理员制作，项目负责人审核，经理批准。 6.1.5品质部工程师负责组织公司产品有关标准的编写，部门主管审核，经理批准。 6.1.6任何一份文件或资料都应有唯一的编号，以便区别、保管、索引、编目等，必要时还应有版本号，以区分修改过的相同文件编号的文件。 6.1.7文件编写完成后，均交给文控中心制订成标准文件格式，再交相关人员签字，审核和 创维汽车电子（深圳）有 限 公 司 文件类别： 文件名称： 文件及资料 控制程序 文件编号： 版 本 号： SAE-COP-01 A 文控中心 （印章） 页 码： 生效日期： 3/5 2008.12.1 运作程序 批准，然后再行发放。 6.2文件和资料的批准 6.2.1各类受控文件审批分工如下表： 文件类别 质量手册 程序文件 作业指导书 技术资料 检验标准 编 制 管理者代表组织编写 各相关部门主管或MR指定人员 各相关部门主管、工程师 研发中心资料处理员 品质部工程师 审 核 管理者代表 部门经理 项目负责人、副经理 项目负责人 品质主管或经理 批 准 总经理 管理者代表 部门经理 部门经理 部门经理 6.2.2所有需要采用的国际、国家标准经批准后实施，交文控中心受控。 6.2.3文件的生效日期以文件中“生效日期”栏中日期为准。 6.3文件和资料的分发、回收和归档保留 6.3.1所有需分发的文件和资料均由文控中心来分发，如文件分发栏中有规定则按文件分发栏分发。 6.3.2文件的发放、回收及归档均有纸张和OA系统挂网两种方式（各类具体文件的发放、回收及归档方式参见附表二）。 6.3.3分发文件时，纸张文件类，应对文件加盖红色“受控文件”章后复印分发给指定的相关部门，各相关部门的使用负责人在文件分发表上签名，文控中心和开发资料室保存文件分发记录；OA系统挂网类，由文件发放者将文件加盖“受控文件”章的PDF电子文档挂网，并设置阅读权限为文件编写者指定的发放范围人员，各部门接收文件人员应每天定时检查OA系统挂网文件，以文件挂网时间为依据，一经挂网即视为文件已分发。 6.3.4 更改文件版本时，纸张文件类，需更改版本或有破损、丢失等情况的，按6.2.2流程及6.4内容申请及批准后，文控中心收回旧版或破损文件，再行分发新文件；挂网文件类，更改版本时按6.2.2流程及6.4内容申请及批准后，文控中心对旧版本做版本号标识，再将新版本文件重新挂网发放。 6.3.5文控中心应定期制作最新受控文件清单（纸张或电子版本），以便了解现行受控文件的状态。 6.3.6受控文件在必要时可向客户或公司以外的其它组织作为非受控文件发放，须经总经理或管理者代表批准方可发放，由文控中心盖“仅供参考”印章。 6.3.7纸张文件应采用适当的工具（文件夹、文件柜）存放，注意贮存环境（不潮湿、易取出等），并进行适当的编目归档管理；电子文档应存放妥当并做好备份。 6.3.8 所有受控文件及质量体系相关的质量记录，保存期限为三年。纸张文件的原版加盖受控章，由文控中心保存。 6.4文件的更改及其控制 创维汽车电子（深圳）有 限 公 司 文件类别： 文件名称： 文件及资料 控制程序 文件编号： 版 本 号： SAE-COP-01 B 文控中心 （印章） 页 码： 生效日期： 4/5 2008.7.1 运作程序 6.4.1当文件需修改时，由申请人填写《文件变更修改通知单》列述修改理由与内容，必要时交相关部门会签，部门经理审核，管理者代表批准后交文控中心修改。文件修改幅度较小时，附《文件变更修改通知单》即可；文件修改幅度较大时，在盖有“受控文件”章的文件上修改，必要时附页；不得用复印稿修改。 6.4.2文件的更改须经原部门批准。下列特殊情况除外： 6.4.2.1原部门被拆消。 6.4.2.2文件的批准权已重新规定。 特殊情况更改文件的批准由相应批准权的新部门或管理者代表批准。 6.4.3在对某一文件作更改时，如涉及其它相关文件的内容，则应由文件修改人通知相关文件的编制负责人作更改。 6.4.4文件更改的标识状态按6.6.4条实施。 6.4.5临时作业指示： 当某项操作处于试用/试验阶段，或其作业指导书尚处于编制过程中，或因故暂时不 能编制出其作业指导书时，有关部门应编制临时作业指导书以作为该项操作之指导， 临时作业指示须按本程序规定的作业指导书的审批权限审核和批准，并注明生效日期及有效期。临时作业指示之发文部门在有正式作业指导书发放时，须收回临时作业指示。 6.5文件的作废 6.5.1作废文件原则上应及时收回，纸张文件由文控中心或开发资料室在文件（含正本和副本）上盖“作废”印章，并销毁副本，保存作废文件正本（保存年限一般为三年，视情况经管理者代表批准后可调整）；电子文件作废则应做好标识后保存作废文件，保存年限同纸张文件。 6.6文件编号规定 6.6.1编号组成： SAE － XX － XXX 文件代号（记录类为部门编码） 企业代号 6.6.2文件代号 质量手册：QM 程序文件：COP 控制计划：CP 作业指导书：WI 技术资料：EF 标 准：QB 其 它：GT 6.6.3 GT类具体编号由文控中心汇总表中统一描述，开发资料按客户代号进行编号。 6.6.3.1技术资料包括：原理图纸、贴片图纸、BOM清单资料等。技术资料依据《技术资料管理规定》统一管理。 6.6.3.2市场部负责客户图纸及资料管理，依据SAE-COP-15《顾客财产控制程序》执行。 6.6.3.4外来文件包括法律法规、国际标准、参考性技术资料等。接收到外来文件之后，由文控中心分类登记并统一保管，在《文件归档目录》内列出文件名称及相关应关注部门，以供相关部门知晓。使用部门如需查阅，需向文控中心进行申领，使用期间需保证文件完好无损，并按时归还。 6.6.4受控文件版本号统一规定：第一次发放出版本用“A”版，修改版自B、C??延续。 7．0相关记录 《文件签发及回收一览表》SAE-WK-R001 《文件变更修改通知单》SAE-WK-R002 《文件归档目录》 SAE-WK-R003 创维汽车电子（深圳）有 限 公 司 文件类别： 文件名称： 文件及资料 控制程序 文件编号： 版 本 号： 责任部门 文控中心 （印章） SAE-COP-01 B 页 码： 生效日期： 5/5 2008.7.1 使用表格 运作程序 流 程 文件编写 5．0文件资料控制流程图 说 明 审 批 OK 分 发 NG 试 行 文件更改申请 NG 更改评 估 OK OK 文件更改编写 NG 批 准 OK 文件发放/归档 生效执行 各职能部门负责人 管理者代表组织相关 部门编写 总经理 评审文件可行性 管理者代表 文控中心 分发前应加盖受控印 章 各相关部门 检验文件适用性 相关部门负责人 管理者代表 相关部门 管理者代表 由文控中心统一编制文控中心 文件标准格式并发放/ 回收和建档 各相关部门 按文件要求执行运作 《文件签发及回收一览表》 《文件变更修改通知单》 《文件变更修改通知单》 《文件签发及回收一览表》