公文写作讲座
一、公文基础知识 （一）公文释义
公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。
（二）公文的分类
公文按行文方向分为上行文、平行文、下行文。
从文种上划分，可分为行政公文和事务公文，根据2000年8月24日颁布的?国家行政机关公文处理办法?规定：
行政公文种类包括以下13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务公文包括：计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
行政机关的公文种类主要有： (一)命令(令) （下行文） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 (二)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (三)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (四)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 (五)通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
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(六)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 (七)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (八)报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 (九)请示（上行文） 适用于向上级机关请求指示、批准。 (十)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (十一)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十二)函（平行文） 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 (十三)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 党的机关公文种类主要有： （一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。 （二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。 （三）指示 用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。 （四）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。 （五）通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 （六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 （七）公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。 （八）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机
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关的询问。 （九）请示 用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 用于答复下级机关的请示。 （十一）条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 （十二）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （十三）函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 （十四）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
（三）公文的组成要素
公文一般由秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限、紧急程度（特急、急件）、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（四）公文写作的基本功能
规制令使作用。公文是各级各类领导机关发号施令的手段，是实施领导、处理公务的工具。公文在实施领导、实施管理中能够发挥规范控制、令行禁止、组织协调的作用。
明事通情作用。各级各类领导机关在实施管理职能、开展公务活动中，在上下左右之间，需要经常沟通情况、交流意见，以求共识共作。公文作为明事通情手段在机关工作中广为应用。
参谋决策作用。各级各类领导机关在决策和决策实施过程中，离不开信息的搜集、处理和运用，离不开调查研究和征求意见。公文以其法定的渠道和效率满载各种信息为资治辅政服务。
宣传舆论作用。各级各类领导机关在实施领导、处理公务中需要有效的宣传舆论的支持。而公文的贯彻执行是宣传舆论的核心。
商洽联络作用。各级各类领导机关之间有许多事情需要商洽、介绍和联络，
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以便互相理解、支持和配合，发挥整体效应。此中，公文写作不可或缺。
存储凭证作用。公文是各级各类领导机关职能活动的真实记录，是统一思想、处理问题的基本依据。公文在执行的时候是这样，成为档案之后仍然是这样。
（五）公文写作的主要特征
主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。
材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。
结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。文风的平实性。力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。
表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。
体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。
（六）公文的写作要求
符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。 情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确。 人名、地名、数字、引文要准确。日期一般要写具体的年月日。 数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字书写。
（三）常用公文的写作要点 1.通知的写作
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知属发布、
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知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。 通知的种类有：
发布性通知。用于发布法规规章。 批转性通知。用于批转或转发文件。
事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。 任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。 指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。 2.请示的写作
适用于向上级机关请求指示、批准。
写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、不越级请示、不得抄送下级机关。 请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 3.报告的写作
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报
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告、工作报告、答复报告。
格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。 如：关于蒙泉镇中小学合格学校建设实施情况的报告。 “报告”不得夹带请示事项。 4.函的写作
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。如：关于组织我乡部分骨干教师到贵校观摩学习高效课堂的函
函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。 函的主要格式：
函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。 标题：有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种，事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。 上款：受函机关或领导人。
正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。
结尾：要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予××是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”作结束语。
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（七）行文注意事项
1．行政机关不能向地方党委作指示、交任务。如：统计局发文不能出现要地方各级党委、政府怎么做。
2．除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经批准，部门一般不得向地方政府正式发文，如需行文，应报请本级政府批转或本级政府办公厅（室）转发。除办公室外，内设机构不得对外正式行文。进行工作联系确需行文，只能以信函格式。
３．行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、团的顺序排列。
４．标题必须加发文机关。正式公文一般使用3号仿宋字体；大标题使用2号宋体；副标题、讲话人职务姓名使用3号楷体。
５．标题中?试行??草案?要放在书名号之内。如：?XX市统计局奖惩管理办法（试行）?
６．上报公文（请示、报告等）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。公文发文字号居左空一字，签发人居右空一字，签发人用3号仿宋，姓名用3号楷体字。
７．结构层次序数，第一层为?一、?，第二层为?（一）?，第三层为?1．?，第四层为?（1）?。
８．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。简称要规范：一、名文规定的。如：?统计法?二、社会约定俗成的。如：纪委、高考、集资等。
９．引用公文应当先引标题，后引发字号，再次出现可直接引用发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
10．党的机关发文应当署机关名和成文日期（用阿拉伯数字），行政发文只署成文日期（用汉字）。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。
11.成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之间，端正、居中下弧压在成文日期上。联合行文加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。
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12．主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如?国务院关于加强水土保持工作的通知?，先标类别词?农业?，再标类属词?水土保持?，最后标上?通知?。上行文要按照上级机关的要求标注主题词。目前，各机关公文尚没有统一的主题词表，亦可暂不标引主题词。
二、公文写作中常见错误 (一)文种使用常见错误 1、缺少文种。
公文标题的一般结构是这样的：发文机关+事由（关于+词组）+文种。其中的词组有两种类型：动宾词组和主谓词组。缺少文种的错误大多发生在使用动宾词组的标题上，例如：?XX市教委关于批转XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告?，?批转……的报告?是一个动宾词组，宾语?报告?很容易被看成是整个标题的文种。拆解这个标题的结构，将要转发的原公文的标题标注出来，变成?XX市教委关于批转?XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告??。那么，很明显XX市教委的这个公文的标题缺少文种，应在?报告?后添加上?的通知?。一般像这种转发性公文比较容易产生标题缺少文种的错误。
2、文种错误
文种错误则是对事由和行文原则把握不准，出现偏差。例如：XX工厂要进口一批设备，必须向外贸办请求进口设备的指标，于是自行向外贸办行文?XX工厂关于进口设备的指标的请示?。在这里?请示?就用错了。因为职能部门是不能向政府行文的，必须先向上级领导部门工业局请示，由工业局代为行文向外贸办发函。
3、文种混淆
（1）上行文中?请示?与?报告?不分
?请示?和?报告?均是上行文，但有很大区别。?请示?适用于向上级机关请求指示、批准；?请示?应当一事一文；一般只写一个主送单位，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；?请示?只能事前汇报；上级机关对下级机关的?请示?，应予以回复
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?报告?适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。?报告?不得夹带请示事项；?报告?可以事前、事中、事后汇报；上级机关对下级机关的?报告?，一般不予回复。
行政公文?请示?和?报告?的错误使用表现形式有3种：该用?请示?时用?报告?，如?关于增加教学科研用房的报告?、?××公司关于急需购买碱性电池的报告?；?报告?中夹带请示事项；请示报告合用，如?关于某某问题的请示报告?、?××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告?
(2)?请示?与?函?不分
?请示?适用于向上级机关请求指示、批准。?函?适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据这些规定，不具有隶属关系的单位之间行文，如省教育厅各处室、市委市政府及其有关部门等单位，不应使用?请示?文种。主送省教育厅，请求指示批准应使用?请示?。
如：?××市司法局关于拨付法制教育经费的请示?，主送机关是?××市财政局?。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种?请示?应改为?函?。
(3)?报告?与?意见?不分
?报告?适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。?意见?适用于对重要问题提出见解和处理办法。?报告?只适用于上行文，而?意见?可以用于上行文、平行文和下行文。?意见?作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的?意见?作出处理或给予答复。?意见?作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。?意见?作为平行文，提出的意见供对方参考。
(4)?通告?与?公告?不分
?公告?适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，而?通告?适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。根据上述规定，?公告?的特点适用于级别较高的单位，并且发布的事项重要或者是法定事项，告知的范围是国内外；
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?通告?适用于级别较低的单位，并且发布的事项是社会有关方面应当遵守或者周知的，告知的范围较公告小，如?关于拆除违章搭建的通告?。
①?××商场有奖销售开奖公告?
②?××县人民医院关于新设保健门诊的公告? ③?××火车站关于火车晚点的公告?
以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。因此，?公告?应改为?通告?。
(5)生造文种
因为撰文者对具体的文种不甚了解，例如：?XX大学关于XX同学英勇救火事迹的表扬?和?XX工厂关于研发新产品的资金问题的申请?，在这两个公文标题里，所用的?表扬?和?申请?都不是文种。习惯上我们会认为这些也是文种，但是在国家公文法规中没有这些习惯上的文种，因而在正式场合是不可以用它们来替代文种的。
（二）标题错误
公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，归纳为以下几个方面，并作粗浅分析。
1、要素不全。
完整的、规范的公文标题一般应具备?三要素?，即发文机关名称、事由、文种（在前面已讲过），以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。常见的病例有三种：
一是随意省略事由。如（XX县人民政府决定），由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。再如，XX省召开了一次环保工作会议，XX市政府为了贯彻这次会议精神，决定在XX县召开各区县环保局负责人会议，发布?XX市政府关于XX县召开各区县环保局负责人会议的通知?。乍一看这个标题好象各部分齐全，句式完整，?关于……的通知?的形式看起来很像标题的标准格式。但召开这次会议的
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目的即真正的?事由?是为了贯彻省环保工作会议精神，该标题没有出现这一点，也就是缺少事由。应改为?XX市政府关于召开贯彻省环保工作会议精神的会议的通知?。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院?公告?、?主席令?、?布告?等），一般情况下不得省略事由。
二是事由不清。例如：XX市政府针对最近一段时期出现的部分干部用公款游山玩水的情况，决定严加制止，发布?XX市政府关于严肃处理全市干部利用公款问题的通知?，这里的事由存在两点错误：一是发文机关标明了市政府，那么这里的?全市干部?就属于多余成分；另外，发文事由是禁止干部用公款游山玩水，而从这个公文标题看，到底用公款做什么事情，是用来享乐还是投入市政工程并没有加以明确说明。
三是事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。
①?××公司关于申请增加超计划出口指标的请示? ②?××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报?
③?××县税务局重建税务所办公楼的请示报告?(应为?请示?，少了介词?关于?。该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼。)
④?××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知?
例①的错误是词义重复，文种?请示?已含?请求?、?申请?之意，故应删去标题中?申请?二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为?××县人民政府关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报?；例③属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为?××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示?；例④属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词?关于?重复使用，?通知?也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为?××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知?。
四是在事由里动词使用不准。在事由里有一个十分重要的成分需要单列出来仔细研究，那就是动词。动词决定着事由的正确与否质量高低，一个准确鲜明的
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动词一下子就能把标题激活，而一个错误的动词则可能将标题完全破坏，所以它是整个标题的心脏，也是公文的点睛之笔。
使用动词也存在一些常见的错误。例如动词和文种重复，如?XX工厂关于申请研发新产品的资金问题的请示?，这里的?申请?就和文种?请示?重复，必须将之删除，或者可以改为?解决?。
另一种情况是在一个公文标题中出现两个动词，这是不允许的。如?XX工厂关于研发新产品缺少资金的请示?，好像也是?关于……?的结构，似乎是正确的。仔细看会发现有两个动词。?研发?和?缺少?，这样两个动词就形成了两个事由，到底是关于什么的请示就弄不明白了。一份公文只能有一个事由，也就只能有一个动词，一旦发现有两个动词就可以很肯定地判断它是错误的。
五是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题?关于加强农村党支部建设的报告?，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如（XX乡人民政府关干召开春耕生产会议的有关事宜）。
六是公文内容不能出现在标题里。如?XX市政府关于XX区召开全市卫生系统负责人工作会议的通知?，这里的公文发送对象?全市卫生系统负责人?不应出现在标题里，当然会议地点?XX区?也不应出现，因为这些都属于公文的内容。应该出现在正文里。它们的出现反而阻碍了事由的出现。
例1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。
例2、***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。 例3、***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。 例4、***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。
例5、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。 病例分析：
例1的介词?关于?应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应
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是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词?关于?，应补上。
例2的动宾搭配不当。此标题中心词为?试行办法?，其限定部分为?关于?引导的介词词组，?进一步搞活校产办集体企业有关政策?，?搞活?的宾语应是?企业?而不能是?有关政策?，?有关政策?紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为?政策?只能是贯彻执行，而不能是?试行?，?试行?的只能是?办法?而不能是?政策?。
例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题?加快发展?的宾语应是?彩色印刷品?而不能是?若干措施?，阅文件内容有?决定采取以下措施?等语，应使用?决定?、?规定?。若使用?措施?等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。
例4的标题有多项错误：1、动宾搭配不当，标题限定部分?加快和发展?的宾语应是?普通高校教育体制改革?而不能是?若干问题?。?若干问题?需另外用一个动词与之搭配，2、在没有适配动词与之搭配的情况下，?若干问题?被迫充当限定部分的中心词，而?若干问题?不能限定?试行意见?；3、?意见?本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在?意见?之前再加上?试行?实属多余。
例 5缺宾语。此标题动词是?做好?后面缺少宾语?工作?应补上。 另外，要注意公文语言的反向作用。某市在清明期间发现买卖焚烧冥币纸钱现象有所抬头，于是下了一个文制止这一现象，标题是?XX市政府关于在清明期间禁止买卖焚烧冥币的通知?，这个标题怎么看都像是对的，挑不出毛病。但是，反过来想一下，标题说在清明期间禁止这一现象，是不是就意味着过了清明就可以了呢？明知不是这个意思，但从标题上确实可以这样推断。
2、隶属不清。
不该用?批转?的，用了。批转；该用?批转?的却用了?印发?、?转发?，分不清三者之间的隶属关系和词性。如（XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知），这里的?批转?使用不当，应该使用?印发?或?转发?。因为?批转?具有?批准转发?之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用?批转?，
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否则将混淆了上下级的隶属关系。
关于印发类公文：如?XX市政府关于印发?省政府XX文件?的通知?，这里出现了一个很大的错误，在公文制发的有关规定中，印发类公文的发文机关与制发机关必须是同一个单位。市政府不能印发省政府的文件，想要翻印下发，可以用转发。
3、提炼不精。
主要表现在标题冗长上。如（XXX（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知），可修改拟为（XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知）或（XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知）。
4、题不达义。
表现在四个方面：一是事由偏跑。如（XXX关于草原灭鼠的请示），从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决?灭鼠经费?的请示，应改写为（XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示）。二是题大义小。如（关于企业技术、人才开发的若干规定），而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题?帽子?太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如（关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知），标题的事由主旨是?筹备?二字，而正文中不仅详细介绍了?争创活动?的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为（XXX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知）。四是题义不清。如<
5、用词重叠。
多出现在转发、印发式公文方面。如?XX县人民政府关于转发<
6、滥用符号。
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如?XX县人民政府办公室关于印发<
7、标注不规范。
主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。（国家行政机关公文处理办法）明确规定：公文标题?回行时，要做到词意完整?。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：
中共XX县委XX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展
环境的实施意见
此题回行时，将?经济发展环境?一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：
中共XX县委XX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的
实施意见
二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与?红色反线?距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间?以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离?；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按?居中?键即可。
三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用来体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字），这是<<国家行政机关公文格式>>（GB／T9704—1999）国家标准所规定的。
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（三）行文格式错误（正确格式见?国家行政机关公文格式?） 1．公文份数序号
按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。
2.发文字号
?发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份标全称，用六角括号?“”?而不是?[]?或?（）?括入；序号用阿拉伯数码标识,不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。?
（1）机关代字混淆。
每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如?华东师范大学?，它的代字不能写成?华师大?，因为另外还有?华中师范大学?、?华南师范大学?，如用?华师大?就不能分辨，而应写为?华东师大?。
（2）年份不全，乱用括号。例如： ①金计生(96)第15号 ②陕民政(2003)16号
例①年份不全，应写为?1996?，使用圆括号也不正确，根据应用六角括号?“”?，?第?字多余，应删去；例②年份应臵于六角括号?“”?内。
（3）机关代字、年份、序号次序颠倒。例如： ①成保“96”劳人字第51号
②“2000”外经贸发展审函字第2691号
例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，?第?、?字?多余，正确的应该是?成保劳人“1996”51号?；例②年份在发文机关代字前，?字?、?第?多余，应改为?外经贸发展审函“2000”2691号?。
3.签发人
国家标准规定：上报的公文标识的?签发人?用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中?签发人?未用3号仿宋体字；有的将?签发人?标识为?签发?；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。
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4.公文标题
?办法?规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的单位以?报告?文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现?……的业务调查报告?、?……的专项报告?、?……的专项分析报告?等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为?……**调查的报告?、?……（某专门事项）的报告?。还有的文件标题末尾将?请示?写作?申请?，将?通知?写作?方案?，将?报告?写作?汇报?。有些文件公文标题中滥用标点符号。
5.主送机关
?办法?规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位?上级机关?写为?国家上级机关?；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。
①?××县人民政府转发县乡镇企业局(关于加速发展乡镇企业的报告)的通知?(?转发?应为批转?，应删去单书名号)的主送机关是?各有关单位?
②?××县税务局重建税务所办公楼的请示报告?(应为?请示?)的主送机关是?××地区税务局、城建局、国土局、物资局?
③?大朝乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示?的主送机关是?尊敬的××书记?
例①错误是主送机关不明确，难以办理；例②属多头主送，违反了?请示一般只写一个主送机关?的原则；例③违反了?请示不得直接送领导者个人?的原则。
6、结构层次序数标注不当
?办法?规定，正文结构层次序数，第一层为?一、?,第二层为?（一）?，第三层为?1.?，第四层为?（1）?，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。
有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合?一、?、?（一）?、?1.?、?（1）?的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用?、?，而没有用?．?；同一文件
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内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。
7.附件
国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识?附件?；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为?附件?，而不能将所附表格标识为?附表?或?表?。
有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作?附?，有的写作?附表?；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。
有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。
8.成文时间
成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将?○?写为?零?英文?O?或数字?0?。
9.印章
?办法?规定，公文除?会议纪要?和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。
按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现?此页无正文?字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。
9.版记应当位于文件封底，最后一个要素应当臵于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。
（四）行文关系的错误
上海市政府转发?教育部关于进一步做好进城务工
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就业农民子女义务教育工作的意见?的通知
各区(县)教育局,直属机构:
现将?教育部关于进一步做好进城务工就业农民子女义务教育工作的意见?(教办发[2003]××号)转发给你们,请认真遵照执行.
做好进城务工就业农民子女义务教育工作,是实践\三个代表\重要思想的具体体现,也是各级教育职能部门的共同责任.各级部门要按照教育部的意见要求,和其他政府部门紧密配合,结合实际,因地制宜,规范管理,加强指导,确保将这项工作做实,做细,做好.对已经出现的问题要根据?意见?精神妥善处理,不可敷衍了事.
上海市人民政府 2004年2月10日
上文主要错误:1,行文方向错误——上海市政府转发的文件当发往区县级政府和市政府各直属机构,不应该发往区县级教育局.2,日期表达错误.
改法一:1)将原主送机关改为\各区县政府,各直属机构\将第二段中\各级教育职能部门\改为\各级政府部门\后面表达也作相应修改(此处略);4)\年2月10日\改为\二00四年二月十日\落款\上海市人民政府\省去.
改法二:1)将标题上的\上海市政府\改为\上海市教委\将\和其他政府部门紧密配合\改为\在当地政府的领导下\去掉落款\上海市人民政府\年2月10日\改为\二00四年二月十日\
关于A厂司机私自开车去海滨浴场游玩的通报
今年10月1日,第一分厂司机李三以磨合汽车为借口,私自开车带着三人从分厂去海滨浴场游玩.于当天中午到达海滨浴场,当日夜间12点返回分厂.往返全程600多公里.
李三此次私自开车去海滨浴场玩,目无厂纪,违反了最近专门制定的车管条理,明知故犯,错误是严重的.车队负责人在问题发生后也未及时报告.为了严肃纪律,更好的贯彻执行公司的规定,以及教育本人和广大职工,经公司研究决定:对司机李三所犯错误予以通报批评,并令其在车队进行深刻检查;扣发三个月奖金,并补交所耗的汽油费.
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望各厂接此通报后,组织车队同志学习,讨论,从中吸取教训.各厂要加强对车队的管理,配备专责车管人员,建立健全各项规章制度,使车管水平提高一步.
2005年9月10日
主要问题:1,标题不完整,\关于\后面加一个动词\处罚\缺主送机关.按找文意,改通报为集团公司所发,当写明主送单位;3,错别字,\条例\写成了\条理\缺落款发文单位名称;5,日期改写成\二〇〇一年十一月十日\
某某省人民政府办公厅
关于申请拨款维修省府机关办公室的请示
省人民政府,省财政厅:
省府机关办公室都是五十,六十年代修建的,不少门窗破烂,漏水严重,急需维修.为保证省府机关正常办公,请拨给房屋修缮费十万元.
当否请核示.
某某省人民政府办公厅
2005年3月1日
主要问题:1,多头主送,删去\省人民政府\行文方向错误.省人民政府办公厅申请款项当向省财政厅申请,所以主送机关改为\省财政厅\参照正确的行文方向,原文文种错用,当用\函\不该用\请示\作相应修改);4,\当否请核示\删去;5,时间\年3月1日\改为\二00五年三月一日\
（五）随意撰写公文主题词
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化的词和词组。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标引规则在标引数目、顺序、选词等方面有特殊的要求。标引的每个主题词，必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组，不得采用主题词表以外的词或词组。由于多数同志不太了解公文主题词的标引规则、方法和要求，在实际工作中易出现随意撰写公文主题词的现象。
三、文字表达方面的错误 （一）文字错误
1．法律法规和公文统用?其他?不用?其它?，相应用?他们?不用?它们?
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2．账与帐的使用。账用于货币和货物出入的记载,个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。
3．按照与遵照的用法：按照法律法规或文件等的规定或要求；遵照上级或长辈的指示、教导等。
4．公布与发布的用法：公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。相继制定和公布?统计法?等法律法规。市政府发布了?关于----的决定?。
5．增长与增加的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。地方财政收入由1997年的1702万元增加到2002年的5638万元。增长幅度达50%，而不是增长速度达50%。
6．议案和提案：人大代表提出的是议案和建议，政协委员提出的是提案。 7．?二?与?两?
使用?二?的地方：①自然数。②序数、小数、分数。
使用?两?的地方：①一位数的基数。如?两台机器?。②概数。如?三两天?。
8.?倍?的运用
?倍?虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与?增加了?合用时的误用。?增加了?是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与?增加到?合用时的误用。?增加到?是包括底数，指增加后的总数。三是把?倍?用在降低、减少上。如有的公文中出现?降低×倍?或?减少×倍?的提法，这是不妥的。因为?倍?只能用于增加，不能用于降低或减少。如果说用于减少，就应该加?负?字。
9.?以上?与?以下?的运用
?以上?、?以下?等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：?十四岁、十四岁以上儿童不得入内。?或?十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。?
10.?制定?与?制订?的运用
?制定?即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、
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方针、政策、法律和法令等，如：?党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。?
?制订?即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：?我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。?
11.?物质?与?物资?的运用
?物质?即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。
?物资?即指具体的财物资源。 12.?需要?与?须要?的运用
?需要?即对?缺乏?而言，还有?要求?的意思。词性为及物动词，后可带宾语。
?须要?即说明?应当?、?必须?的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。 13.?权力?与?权利?的运用
?权力?即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。 ?权利?即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：?公民有监督公共权力正确行使的权利。?
14.?截止?与?截至?的运用 ?截止?即到期停止。 ?截至?即到……为止。
截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。截止是不及物动词，后不跟宾语。
15.?违反?与?违犯?的运用 ?违反?即不遵照，反着方向做。 ?违犯?即违背，触犯。 16.?以至?与?以致?的运用
?以至?即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。 ?以致?即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。 17.?象?与?像?的运用
在公文写作中重点要注意，当?像?作为比喻词或作为其它系动词时不能写
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作?象?。
18.?的?、?地?与?得?的运用
?的?、?地?、?得?是结构助词，在口语里都念?de?。?的?用在名词前，是定语的标志；?地?用在动词和形容词前，是状语的标志；?得?用在动词和形容词后，是补语的标志。
19.?部署?与?布臵?的运用 ?部署?即指全局重大工作的安排。 ?布臵?即指全局具体工作和事项的安排。 20.?既?与?即?的运用
?既?是并列连词，通常与?又?配对使用。
?即?相当于判断词?是?的用法。另有?即使?的含义。 21.?和?、?与?、?及?的运用
?和?口语色彩比较浓；?与?带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；?及?连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。
22.用词错误：
表示独一无二用?惟一?而不是?唯一?；?久禁不绝?不是?久禁不止?；?富余劳动力?不是?富裕劳动力?；?社会各界?不是?社会各届?，届表示次；公文、出版物统一用?报道?不用?报导?，如：新闻报道，对有关信息要慎重报道；?应有之义?不是?应有之意?；?凸显?不是?突显?；?磨炼?不是?磨练?；?明察暗访?不是?明查暗访?；?备受关注?不是?倍受关注?；?常抓不懈?不是?长抓不懈?；?涣散?不是?痪散?；?精简?不是?精减?；?不胜感激?不是?不甚感激?；?阖家欢乐?不是?阂家欢乐?等等
（二）标点错误
1．标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号，文中第一层次不加标点符号，第二层次以下标题均应加标点符号。如：?XX市统计局、XX市科技局关于高新技术XXX的通报?，其中顿号应去掉。?XX市统计局转发?XX县统计局关于XXX的通知?的通知?，其中书名号应去掉。
①?国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知? ②?中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等
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文件的通知?
③?XX县工商局、税务局关于发布?XX县农村集贸市场管理暂行办法?的通知?
例①被批转对象?关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象?中小学教师职务试行条例?属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象?XX县农村集贸市场管理暂行办法?属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。
2．并列和递进关系中间不停顿。如：?贫困县要把贫困村，尤其是……?中间不用逗号
3．表示概数不用顿号隔开。如?近一、二年?中间不用顿号。
4．并列关系不应用分号。如：?既要安排好……问题；又要做好?中间用逗号。
5．公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。标注附件名称不用书名号,附件名称折行时也不顶格写。如：
附件：XX市统计局2005年度机关（事业）工作人员考核表 6．分层次各项结尾均用句号，不用分号。
7．第几后用逗号不用顿号。如：第一，加强领导。 8．阿拉伯数字后加圆点。如：6．
９．主送和抄送标点符号运用。不同系统或同一系统非并列关系用逗号，同一系统并列关系用顿号。如：各区县统计局、高新区统计处，市普查办、三支调查队、局各科（处）室、统计信息中心。
（三）数字错误
?国家行政机关公文处理办法?（国务院2000年8月24日发布）第二十五条（九）款规定：?公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。?另外党委系统发文日期和行政系统发文日期有所区别，行政公文用汉字，党委公文用阿拉伯数字。
1．公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、
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具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如：年代、百分比、分数等。(夏历和清代以前的历史纪年用汉字)
2．计量单位要使用法定计量单位。如：平方米、公顷、公里等。 3．5%-6%不要写成5-6%，50万-100万不要写成50-100万。 4.非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：20世纪90年代以来。
（四）逻辑错误 1．词语搭配不当。
主谓不搭配：诊疗条件和服务质量有所改善，改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高；世界发展飞速变化。发展和变化是两个概念，可以说：世界发展变化很快。
动宾搭配不当：达到便民利民的效果，改为取得便民利民的效果；举办世界上规模最大的教育，改为兴办世界上规模最大的教育；?市人大常委会将听取市政府关于统计工作情况的汇报，这充分体现了市人大常委会对统计工作的关心和支持。?应把?和支持?去掉。
修饰语与中心词不搭配：要加大对违法违纪现象（行为）的查处力度。 2．成分残缺。
缺谓语：为（实现）全面建设小康社会的各项目标而努力奋斗。
宾语残缺：扩大水资源费（范围）征收并适当提高征收标准；建立健全规章制度，不断增强自我约束（能力）。
缺定语中心词：定期公布（造成）污染单位和责任人；全市共拥有（具备）各类评估执业资格的人员近５００人。
缺少介词：着眼（于）减负 3．关于和对连用只取其一。 XXX关于（对）XXX的通报。 4．重复累赘。
过去一些曾经行之有效的管理方法和管理手段的有效性发生了变化。应把?曾经?去掉。
?在上级有关部门的关心和支持下?应为?在上级有关部门的领导（指导）
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和关心下?。
（五）引用公文不当
?引用公文应当先引标题，后引发文字号?在操作时，正确的做法是：先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号，例如：你行?关于调整货币政策委员会及任免的请示?(银发[2000]13号)收悉。?
①你公司?关于成立通洲集团中心拍卖行的请示?悉……
②7月20日?通告?停止了省交通厅×交计字[2000]1号文件中规定的?双排座小货车载客养路费?的收取……
③你院×月X日请示收悉……
④在粤府“1996”38号文?关于拨款修建办税大厅的批复?中…… 例①只引标题而没引发文字号；例②只引了发文字号而没引标题；例③既没引标题也没引发文字号；例④虽然公文的标题和发文字号都有，但标题与发文字号顺序颠倒，且标题用成了引号，所引发文字号未加圆括号。
(六）排版规格与印制装订方面存在的问题 1.排版规格
国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。
2.印刷、装订
国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。
有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位臵不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。
3.标题字号
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国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，臵于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。
有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。
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