2、引导员工提高认同感和参与度,夯实实施内部控制的基础
一个良好的内部控制系统,应能确保公司内每个人均清楚地知道自己所拥有的权力和承担的责任,充分调动每一个员工的积极性,为企业总体目标的实现,认真履行自己的职责。同时,在人力资源管理上还要注意以下几个方面:人员配置和制度设计要匹配,绝对避免身兼具有角色冲突性的多个职位;另外,在人员配置时应避免关系密切人员或者利益关切人员进行相互监督;应最大可能地预先控制经理人道德风险漏洞;定期对员工进行培训,以提高其业务素质;应加强考核奖罚力度,定期对员工业绩进行考核,奖惩分明。只有真正调动每一个员工参与工作的热忱,健全的内部控制系统才可以得到有效实施。所以中石化在建立健全内部控制系统的时候一定不能忽视内部控制的实施主体——对员工的教育。 3、完善权力制衡机制,有效控制和规避风险
根据内部控制整合框架内部控制框架的观点,在构建内部控制体系时,应当使企业所有利害关系人对内部控制的理解有共同基础,使他们都充分认识内控的必要性。同时更为重要的是,在中石化公司内部应设置必要的内部控制部门,给予适当的职位和必要的职权,来监督企业所有利害关系人的行为,形成权力制衡机制。特别提醒的是,警惕出现内部控制部门“空化”问题,不要让内部控制部门成为摆设。而且内部控制部门的管理与薪酬奖励机制也应不受公司管理层约束,即独立于公司,只有这样才能真正保证内部控制部门的职责有效执行。 4、发挥ERP系统在内部控制中的作用,尽快实现财务系统信息化、集成化
对中石化而言,企业财务系统信息化应用应该包括两个层面的应用。一方面是下属企业的应用,它所要解决的问题主要在于流程、业务、订单、事务等实现信息化,而从集团公司总部的角度来看,关键应该考虑如何设计规范,实现下属企业在规范和标准下运作。中石化公司目前采用ERP系统统领企业整个财务过程,但是仍存在很多不如人意的地方。所以,公司应进一步加强对ERP管理子模块的开发,扩大ERP系统的业务涵盖范围,保证ERP环境下的内部控制能够取得应有的效果。同时,还要做好ERP系统本身的内部控制,以确保系统运行和数据
库安全。特别是要加强对实施ERP后如何发挥内部审计功能的探索研究,做好基于ERP环境下的内部审计模块开发和与内部控制在系统中的有序衔接,准确界定二者的功能边界,加强对内审人员ERP应用培训,实现内部控制的集成化管理。 5、建立严格的授权批准规范
规范中石化各个企业的授权批准以形成相互制约和促进的制衡机制。例如,确保资产保管与会计核算相分离,经营责任与会计责任相分离,授权与执行、保管、审查、记录等岗位相分离,实行关键岗位人员定期轮换制度等。牵制机制和岗位轮换的实行,既可以防止超越权限、串通舞弊,又有利于揭示企业内部控制中的管理缺陷,以便及时加以修订和完善,落实好企业内部控制制度。此外,还需合理划分企业的授权审批权限。对内部控制制度执行人员的授权要把握好一个度,对不同的控制环节要有不同的授权,以使内部控制制度有效运行,不然容易产生新的舞弊行为。不管哪个环节,在具体授权时,应做到既保证经营决策有效运作,管理制度有效贯彻,又保证权力制衡得到落实。 6、把握内部控制体系关键环节,不断提升内部控制质量
中石化公司目前实施的内部控制,其整体框架仍没有脱离会计、审计范畴,仍存在诸如集体舞弊、成本过高等固有局限。为此,既要克服片面地理解内控制度,如制定细则时机械地照搬照抄,只重视权限审批,不重视业务流程控制,以计划审批代替过程审批,认为内部控制只是财务部门的事等弊端,也不能用内部控制代替专业管理,甚至代替高水平的决策。所以,从管理的角度来看,预算管理相当重要,要实现真正的预算管理,首先必须在思想上意识到预算管理的重要性和必要性,并通过循序渐进的方式逐步完善财务预算体系,同时要有良好的业务解决方案和优秀的工具支持。 八、总结
内部控制的建设是一项长期而艰巨的系统工程,需要企业上下通力、内外合作,而且无论内部控制制度设计得多么完美,运行得多么符合设计者的预期,也
不可能摆脱其自身存在的固有的内生性局限,例如人为疏忽、分心、疲惫、误解指令、判断失误等。所以,作为我国在境外上市的大型集团公司,中石化股份有限公司一开始就站在萨班斯法案规定的起点上,严格按照内部控制整合框架框架构建其内部控制体系,并将其结合引用到ERP系统中,在实践中进行了积极的探索和有益的尝试。虽然还存在一些问题和不足,尚有待于进一步发展和完善,但其在内控制度方面所作的理论探索和运行实践,特别是将国际通行作法与企业实际情况有效结合的成功经验,对于其他企业建立和完善内部控制,并将内部控制作为企业长期推行的有效机制,都具有积极的借鉴参考作用。